论应用文写作与秘书工作

——学习秘书理论课程与秘书实习有感

摘要：通过一个学期系统的秘书理论学习以及在校报编辑部的秘书实习，我的感触和收获都颇多。在秘书理论的学习中我不仅提高了对秘书工作的认识，还学会了作为秘书的基础本领，其中包括秘书办文、办会、办事，整体提升了自己的公文写作能力；通过秘书实习我学习到了作为一个秘书该如何正确的为人处事，也认识到了应用文写作对秘书的重要性。

关键词：秘书 应用文写作

秘书必须要有一定的修养和品质。海纳百川，有容乃大，职业道德水平不仅决定秘书工作的成败，也影响到单位办公室的良好风气。做一名称职的秘书首先必须对领导忠诚、有责任感；其次要善于与领导沟通交流，理解领导的工作思路和想法，尽自己的最大能力去实现领导的要求。此外，秘书的“会办事”，“会办文”也是很重要的，这其中体现在秘书的管理能力上。一个好秘书要做到能认真并准确的领会领导的工作意图，具体到时间及日程，处处为领导着想，把领导分配的任务当做自己的的事情来做，成为领导的好帮手、好助手。 大多数时间，秘书都与文字打交道，而对于一名合格的秘书，我认为最基本而又最重要技能的便是对应用文写作的掌握和运用。

（一）关于应用文

应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此，应用文写作在社会生活中的作用也是越来越大，使用越来越频繁，应用文的功能也就越来越多了。

按照不同的用途，应用文可以分为两大类：一类是行政机关、团体和企事业单位用来处理公务的；一类是个人或集体用来处理私事的，这些应用文的主要用途是传递信息，处理事务，交流感情，用作凭证。

应用文具有指导、督促、协调、宣传、教育、交流、代言等作用。其最基本的特点就是“用”，为用而写，有用才写，这是应用文与其他文章的最大区别，因此应用文必须是因事

而写，内容真实；其次要对象明确，语言得体，文字简约，时间性强，讲求及时；最后必须要格式固定，书写规范。

应用文主要通过既定事实或以逻辑方式去说服人，以使用为目的而写作，具有实际功用，并在社会实际应用中形成了一定的格式和规范。它的语言以实用为主，准确、简捷、得体。从表达方式方面看，应用文可分为记叙文、说明文、议论文、实用文四类。记叙文如消息、通讯、游记、传记等；说明文如说明书、解说词、教科书等；议论文如学术论文、理论文章、新闻评论等；实用文主要包括公文书、新闻文体及个人日用文体等。

（二）应用文写作与秘书的密切关系

秘书工作要求从业人员有较强的文字表达能力和逻辑思维能力，文秘工作人员除了要接受和完成领导安排的公文起草任务外，还要根据领导决策的需要，适时地自选题目，撰写各类信息调研文稿。因此，如何从调查掌握的大量情况中提取鲜活素材和选择写作角度，是文秘写作人员必须过好的第一关。文秘写作的实践表明，文稿质量要高，贵在选题准、角度新、内容精，跳出人云亦云的圈子；贵在对写作素材多角度的分析和对决策需求深层次的把握。可见应用文写作对秘书的工作影响重大。

应用文写作讲究的不是文采，而是规范，代表威严和信誉。学好应用文写作，对于一个秘书来说非常重要，你所写的应用文是否规范，要受到社会各方面的评说、检验，代表你所在单位的公众形象，影响到企业的美誉度和信誉度。这些也都直接或间接的影响着秘书工作能否顺利开展，以及秘书人员的个人发展问题，因此，作为一名合格的、有上进心的秘书人员必须学习并掌握至熟练运用应用文写作技巧。

（三）秘书人员如何写好应用文

应用文章的写作过程可分为五个阶段———确定宗旨、准备材料、构思框架、草拟初稿、修改润色。这个过程的前三个阶段是动笔前的“务虚”，目的在于保证文章的言之有理、言之有物、言之有序；后两个阶段则是作者思维的物化，写出来、写好，使读者知晓作者要表达的意图。这是个完整的过程，没有前面的“务虚”，就不会有后面的“实在”，环环相扣，层层进遏，缺一不可，颠倒不得。

其次，要明确应用文四要素：主题，每篇应用文都要围绕着一个主题展开，主题越是具体专一，应用文就越容易写出；对象，为谁而写，了解了为谁而写，就可以使应用文的内容适度而得体，使你的信息能全面地传达给对方；写作目的，要明确具体应用文写作的目的，

目的不明确，会造成内容不确切，造成费解；文章的格式和结构，不同类型的应用文其格式和结构是不相同的，不了解各类应用文的格式和结构，就写不好应用文。

关于应用文的写作，还要十分注重“约定俗成”的格式要求，虽然并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定，也可以说是一种审美趣味上的趋同和共识，随意破坏和擅自修改，有可能会影响应用文的特定交际功能。善于运用应用文“约定俗成”的格式，也是秘书人员语文修养和水平的具体体现。

此外，作为秘书人员要勤于思考、乐于动笔，多写多练，增强自己的文字功底和思维能力。从研究已经成型的材料入手，秘书人员要细心揣摩，边写边改，适当时候请有经验的老同志和领导提出意见和建议，然后再进行深入加工，经过反复推敲，最后才能定稿。对于要印发的应用文，更要进行认真的核稿和校对，并请其他同事帮助把关，减少了出错，确保公文的准确性，并及时发放。

应用文写作是秘书的职责，通过这一段时间的理论学习，我更加深入的了解和掌握公文的写作技能，需要注意的写作要素，以及写公文要注意和把握的点，很大的促进了我的公文写作能力。同时，在校报编辑部实习期间，基于编辑部的工作性质，更是时时与文字打交道，很多时候我们的主要工作便是帮助老师校稿，对一些新闻报道进行校对修改，这也很大程度的提高了我对新闻稿这一类应用文的了解和掌握。

回顾整个过程，我感觉收获很大，不仅增长了秘书专业知识，还懂得了更多秘书工作的道理，相信这必将帮助我以后的学习和工作。

 

第二篇：秘书总结

个人工作总结

我于20xx年x月到XX镇政府秘书办工作。参加工作以来，在镇党委、政府和单位领导的关心支持下，本人的思想境界和工作能力都有了较大提升，现作简要总结如下：

一、思想碰撞，信念坚定。一是与主要负责人谈心谈话。凭借靠近领导的有利条件，尽可能多地和领导谈工作、谈生活、谈理想，领导的谆谆教导，让我深受启发，实现了从好高骛远到踏实工作的深刻转变。二是深入基层，感受生活。在防火防汛中，全体机关干部的深入一线、吃苦耐劳的工作态度让我一改往日对机关干部的负面看法，深刻认识到基层干部的艰苦不易，更加坚定了扎根基层、服务群众的信心和决心。

二、细致认真，任劳任怨。9个月来，我始终秉持事无巨细的工作态度，认真做好每件小事。一是按照“室内整洁、空气清新”的工作要求，从细微入手，从小事做起，全权负责会议室、大厅走廊、门前广场、书记和镇长办公室的卫生清扫工作，小到办公桌上的手印、大到地板上的沙粒，均力求完美、追求卓越。二是牢记领导生活习惯，做到将领导的物品摆放、就餐时间、日常喜好熟记于胸。三是做好干事创业拍照取证工作。始终坚持事实求是的原则，期间趟过王河、

爬过山丘、穿过玉米地，每一次拍照都力求还原工程原貌。

三、转变职能，优化服务。秘书办是对外工作的一个重要窗口，如何转换身份，事关全镇形象。一是接待工作。认真学习相关接待礼仪，规范服务标准，将清洗水果、端茶倒水、上菜送饭等基础工作做精做细；学会察言观色，力求及时准时完成领导交办的工作。二是接访工作。牢记“群众利益无小事”的服务理念，热情接待信访群众，奉行“一张笑脸、一句问候、一杯热水”的服务模式，积极联系包片领导和主要负责人，切实做到信访人与政府之间的纽带和桥梁。

四、专于业务，虚心学习。工作以来，我始终专注于文字工作，力求在秘书主业上有所进步。一是认真做好会议记录。购置三星录音笔，做到会议录音和笔记“双保险”，确保会议信息准确无误。二是虚心学习公文写作。每天挤出2个小时反复研读公文材料，虚心向老同志学习，耐心听其讲解写作技巧和方法，加大对公文的练习次数，咬文嚼字、句句斟酌，力求用词合理、结构完整、逻辑清晰、内容充实。目前，已有《人大代表XXX事迹》、《XX四年工作总结》等多篇公文得到分管领导肯定。