员工岗位职责说明书
前台文员工作职责:
1:时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作不得随意离开。 2:负责日常来访客人的接待和登记、基本咨询和引见,并严格公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌,来访人员需在会客厅等候会见,谢绝闲杂人等,推销人员进入公司。 3:负责公司文件的处理工作,打印、复印、传真的收发。
4:监督公司员工的考勤打卡情况,不允许代替他人打卡的情况发生。 5:监督员工工作时间的外出流向,登记做好外出时间、地点、事由。 6:负责公司前台区域的清洁卫生。
7:负责公司植物,鱼、花卉的日常维护工作。
8:负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。
9:普通话标准,及时礼貌的接听、转接电话,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、泄露。
10:确保公司消防及财产安全,每天下班前认真检查门窗、水电、办公设备等,窗户要挂钩锁好,门要反锁,断开电源。
11:统计和核实公司员工的年公休假及病、事假情况,并保管好请假条和调休单。 12:每日机动的前台,做好与公司各部门的配合协助工作。
13:完成上级领导交办的其他事务。
行政人事助理工作职责:
1:负责员工考勤及工资绩效的核算。
2:负责内部员工档案的简历与管理。
3:负责各部门行政后勤的相关工作。
4:负责员工的招聘、录用、升迁、离退职及相关福利的办理。
5:协助上级制定员工培训工作计划,包括新员工培训及公司所有员工的培训计划。 6:负责公司各规章制度报批后的监督与执行。
7::负责公司资产配置的统计与管理,包括办公设备、办公用品的清点、维护、登记等。
8:负责与其他部门的协调工作,做好信息的上传下达。
9:协助上级领导组织建设企业文化工作,包括公司庆典、年会安排、文体活动等。 10:负责部门日常行政人事事务,配合上级做好行政人事方面的工作,包括人员的招聘、预约、接待与初试。
11:负责管理劳动合同,保密协议,房屋租赁协议以及各类人事行政文档。 12:协助各部门做好节假日期间工作安排,包括值班安排、检查门窗、消防、关闭电脑等工作。
13:完成上级领导交办的其他事务。
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行政前台工作职责
一、行政前台接待
1. 接待来访者
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管,应向其秘书确认约见时间,并通知其接待。
2. 接待咨询者
若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。
3. 接听电话
接听电话时,应先说“您好,大地集团”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息及时转告相关人员(注:不可随意将集团总裁或其他高管的联系电话透漏给他人)。
4. 接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作。
二、信件及报刊杂志转交
收到信件及报刊杂志时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递管理
1. 接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2. 转交快递
收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。
3. 与保安交接快递工作
每天下班前将快递登记簿转交门卫室,第二天早上上班时再将登记簿取回,并同时取回下班时间保安代理接收的快递,通知收件人前来领取。
四、会务工作
1. 会议前准备工作
主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,及时记录准备工作内容,并积极协助;协助保洁工人做好会议室准备工作;协助会议组织者做好会议通知等工作。
2. 会议中服务工作
维护会议室外环境安静,根据会议组织者要求,适时为与会者准备茶水饮料,并随时待命,协助做好其他会务工作。
3. 会议后完善工作
负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。
五、每日茶歇时间物品购买及茶歇时间负责
1、茶歇时间为员工福利,每天早上10:00-10:15分,下午16:00-16:15分,前台接待人员需做好每日茶歇时间物品购买及摆放,一般提前5分钟将物品摆放完毕(茶歇时间音乐由保安负责播放)。
2、负责咖啡机固定清洗(一般一周清洗一次),及协助保洁人员保持茶水台周边环境的清洁。
六、行政前台日常事务
1.保证前台电子设备的正常使用
前台有触摸屏、电话等电子设备,若设备发生故障可以先找同事检查,若无法维修,可请同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。
2.前台电源管理
每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。
4.公司钥匙管理
前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙,前台应妥善保管以备使用。
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