目 录

第八章 事务文书写作...................................... 1

第一节 工作计划的写作 ................................. 1

第二节

第三节

工作总结的写作 ................................ 3 调查报告的写作 ................................ 8

第八章 事务文书写作

何大海

第一节 工作计划的写作

一、工作计划的含义与特点

工作计划是指为完成一定时期工作任务而事前对目标、措施和行动步骤作出安排部署的事务文书。

计划的特点：

1、明确的目的性

2、科学的预见性

3、措施的可行性

二、工作计划的写法

分标题、正文、落款三部分

（一）标题

1、完全式。包括四项内容：单位名称、适用时间、主要内容和文种。

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2、省略式。构成标题的四个要素根据计划的具体内容有时可省略其中的某项。但计

划两字不能省略。

（二）正文

结构形式主要有条文式、表格式、文表结合式。一般都包括以下内容：

1、前言。主要用于介绍基本情况，说明制定计划的意义及依据，明确指导思想。这

部分内容要解决的是“为什么做”的问题。

2、主体。写计划的具体事项，也就是 “计划三要素”，即目标（做什么）、措施

（怎么做）、步骤（分几步做完）。

目标，即任务、指标、要求和完成的时限等。

措施，指用什么办法，采取什么方式来完成任务，达到目标。 步骤，指达到目标、完成任务分几步走，先做什么，后做什么；主要工作是什么，

次要工作是什么；每一步在什么时间完成，达到何种程度。

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3、结尾。一般包括应注意的事项，需要说明的问题，如何进行检查，也可以提出希望或发出号召。有的计划在措施之后有单独的一段结束语，有的不写结束语。

（三）落款（即署名和日期）

正文结束后，在正文的右下方写上制订计划的单位名称和日期，如标题中已写明单

位，这里可不必署名。如果计划要上报或下发，则应在日期上加盖公章。

三、工作计划的写作要求

（一）“吃透两头”，从实际出发

一要吃透党和国家方针、政策及上级的指示精神。二要弄清本单位的实际情况。

（二）量力而行，留有余地

（三）内容具体、文字简明

第二节 工作总结的写作

一、工作总结的含义与特点

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工作总结是对某一阶段或某一项工作进行回顾、分析、评价，归纳经验教训，从中

得出规律性认识，并用以指导今后工作的一种事务文书。 工作总结的特点：

1、目的性

即总结是为了今后更好地开展工作而归纳经验教训，寻找规律。

2、经验性

凡做工作，总会有一定经验的，教训也是一种反面的经验。写总结就是要把经验写

出来，作为今后工作的借鉴，不能仅仅满足于反映工作情况。

3、客观性

总结应是对客观存在的具体情况的分析和评价，对客观实践经验的本质概括。因此

总结应实事求是，既充分肯定成绩，也不回避失误。

4、理论性

总结工作，不能就事论事，要就事论理，提高到理论上加以认识，从中总结出有一

定指导意义的规律。

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二、工作总结的写法

分标题、正文、落款三部分

（一）标题

1、公文式标题。由单位名称、内容范围或时间期限及文种名称构成。

2、新闻式标题。概括表明总结的主要内容，但不标文种。公开发表的总结多采用这

种标题。

3、双标题。由正题和副题两部分组成，正题概括总结内容，副题表明单位名称、时

间期限等。

（二）正文

正文可采用不同的结构，如小标题式、条文式、贯通式等，但无论什么形式，都必

须包括以下几项内容：

1、前言。包括基本情况概述及对工作的总体的概括评价。

2、主体。一般包括成绩和经验、问题和教训两方面。

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（1）成绩和经验。 这是重点所在。要具体说明 做了哪些工作,做得怎样,有哪些成

绩,要举出具体典型的事例。还要分析取得成绩的原因和条件，归纳出具有指导意义的经

验。

这一部分，有个如何安排观点与事实材料的问题。常用的有两种方法：一是突出观

点，先摆出观点，再带起事实。二是主叙事实，先铺展事实，再从事实引出观点。

主体部分的常用结构形式：

横式结构。按内容的内在联系分成几个方面或归纳出几个问题来写。

纵式结构。以时间先后或事物发展的过程为顺序来安排层次，把整个工作过程划分

成几个阶段，依次总结，但要注意突出重点，有主有次，不要写成“流水帐”。

综合式结构。既以时间的先后为顺序，又考虑内容的内在联系，有纵有横，纵横结

合。

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（2）问题和教训。问题是指在工作中应当解决而暂时没条件解决或没法解决的不足

之处；教训是指由于思想不对头，方法不当，造成工作失误而因此得出的反面经验，这是

较深层次的思考。这一部分可以略写，也可以分条列项地详写。

3、结语。这是正文的收束部分。在总结经验教训的基础上，或者分析形势，明确方

向；或者规定任务，提出措施；或者表明决心，展望前景等。可根据行文的具体内容决

定，有的也可以不写。

（三）落款（即署名和日期）

在正文的右下方写明日期。如果标题没有标明写总结的单位，还应在日期前面写明

单位。报刊上发表的总结，一般没有日期，而在标题下方署名。

三、工作总结的写作要求

（一）要立足于平时积累材料

（二）要总结出带规律性的经验

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（三）要突出重点，写出特色

（四）要实事求是，切忌虚假浮夸

第三节 调查报告的写作

一、调查报告的含义和特点

调查报告是对客观事物或社会问题进行调查研究之后，将获得的结果写成的书面材

料。调查报告按其内容的不同，可分为介绍典型经验的调查报告、反映基本情况的调查报

告、查明事件真相的调查报告和揭露问题的调查报告。

调查报告的特点：

（一）真实性

（二）针对性

（三）考察性

二、调查报告的写法

（一）标题

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1、单标题。两种写法，一种是公文式标题，由调查对象、调查范围和文种名称构

成，一种是一般文章式标题。

2、双标题。正题揭示主题或内容，副题指明调查对象、调查内容或范围、文种名

称。

标题要注意切意、醒目、简练、含蓄。

（二）正文

一般有前言、主体、结尾三部分。

1、前言。

简况式，简明扼要介绍基本情况，诸如调查目的、缘起、对象、方法、经过

导语式，介绍调查的主要内容，或点明调查结果，或作出基本评价；等；

对比式，将调查对象现状与过去对比，以突出现在的成就； 设问式，提出问题，引起关注；

2、主体。主体是报告主要事实和观点的部分，包括三个方面：一是中心思想和小观

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点；二是说明思想观点的事实；三是对事实的评价。

不同类型的调查报告，各有侧重点。经验型的，以介绍经验为主，也可在经验的基

础上写效果、变化。情况型的，以情况为主，也可写原因、建议等。问题型的，以揭露问

题为主，进而分析其性质、原因，说明影响及危害，提出改进办法、途径。查明真相的调

查报告，以事实情况为主，进而写出结论或启示。

主体部分的结构形式：

（1）垂直式。按事物发展过程或时间顺序来写，一个阶段即一个层次。

（2）并列式。按问题性质或事物的内在联系归类，分为并列的几部分来写。

（3）综合式。将上述两种方式综合起来使用，适用于内容较复杂的调查报告。

3．结尾。全文的收束。可以总括观点，可以概述事实，也可以摆出存在的问题，还

可以提出建议。有些调查报告没有专门结语，主体部分意尽言止，自然收束。

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三、调查报告的写作要求

（一）深入调查，占有材料

（二）分析材料，提炼观点

（三）事理统一，夹叙夹议

（四）语言准确、简明、生动

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第二篇：常用事务文书写作

(--)常用事务文书写作

1．简报

特点：内容广泛；形式特殊；行文灵活；制发自由。

适用范围：反映工作部署和进展情况；交流工作方法和经验；报告工作中的新情况、新问题；介绍典型事例；传达上级机关的布置和意见。

简报的分类。从简报的内容分，有工作简报和会议简报，其中工作简报可分为经常性的业务简报、中心工作简报和问题简报，会议简报可分为关于会议的连续报道、关于会议的一次性集中报道；从简报的形式分，有综合性简报和专题性简报；从简报的保密程度分，有限制范围的内参性简报和一般性简报；按出刊日期分，有定期简报、不定期简报；按发行时间分，有长期简报和短期简报。

写作格式：报头、标题、按语、正文、报尾。报头分五个小部分：密级、简报名称、期号、编发单位、发行日期。正文包括开头、主体、结尾三部分。

按语的写作要求：不要重复简报中已叙述清楚的基本事实；观点要深刻精辟，富于指导性，发人深省；文字简洁，措词严谨，意尽文止。

注意事项：反映要快；选材要精；内容须真；风格要实。

2．调查报告

特点：目的明确，有针对性；事实确凿，讲准确性；叙议结合，重叙述性。

适用范围：总结经验；反映情况，为上级管理部门制定政策提供依据；反映新生事物；揭露问题；还历史本来面目。

调查报告的分类。按调查的内容，分为五种：总结经验性的调查报告；反映基本情况，为上级管理部门制定政策提供依据的调查报告；反映新生事物的调查报告；揭露问题的调查报告；还历史本来面目的调查报告。按调查的方法分，有综合调查报告和专题调查报告两种。 写作格式：标题、开头、正文、结尾。

调查报告开头的结构形式可以有三种：内容提要式、介绍提问式、论断式。 正文的结构有四种：纵式结构、横式结构、纵横式结构、对比式结构。

注意事项：明确调查的目的、对象、范围；学会调查研究，全面深入地调查，充分详细地占有第一手材料；在掌握第一手材料的基础上，认真分析研究材料；注意表达方式，言简意赅，克服繁琐累赘。

3．计划

特点：指导性、预想性、可行性。

计划的分类。按内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、科研计划、学习计划、宣传计划、文体活动计划、生育计划等；按性质分，有综合性计划、单项计划、专题计划等；按范围分，有国家计划、省市计划、单位计划、部门计划、个人计划等；按时间分，有长期计划、中期计划、短期计划，或年度计划、月度计划等；按执行的严格程度分，有指令性计划、指导性计划。

写作格式：标题、正文、结尾。正文包括指导思想、基本情况、任务要求、具体措施、完成时间五部分。

注意事项：要吃透上级的精神并灵活运用；要紧密联系本单位的实际；要走群众路线；要留有充分余地；要保持计划的连续性和严肃性；避免工作计划写作的三种通病；文字表达要清晰明白。

4．总结

特点：范围限制、时间限定；人称固定、理论分析。

适用范围：本单位一段时期内所共同关心的问题的回顾。

总结的分类。按内容分，有工作总结、学习总结、思想总结、生产总结、销售总结等；

按范围分，有行业总结、单位总结、部门总结、个人总结等；按时间分，有年度总结、季度总结、月总结、阶段总结等；按性质分，有全面总结、专题总结和单项总结等。

写作格式：标题、正文。正文分四个层次：基本情况、成绩和经验、存在问题和教训、今后的努力方向。

注意事项：要有实事求是的精神，有正确的指导思想；常用说明和议论两种表达方式。

5．书信类文书

书信类文书主要有介绍信、证明信、慰问信、感谢信、推荐信、邀请信、申请书、倡议书、建议书、请假条、便函、各种证书、贺信(电)、唁电等。所有这些都具有书信特征，即写作结构都是由标题、受文者称呼、问候语、正文、祝颂语、署名和时间组成。

有无标题是书信类公务文书与人们为处理个人私务而使用的一般书信最显著的区别，因为一般书信是不写标题的。书信类文书的标题最简单的写法是直接写文种名称就可以了，例如《介绍信》、《证明信》、《请假条》等。有的文书将发文者的名称或行文事由也写在标题中，使受文者一目了然。例如《致新疆地震灾区的慰问信》等。

受文者称呼应该顶格书写，后加冒号。

问候语单独成段。

祝颂语分祝语和颂语，祝语一般单独占一行，前面空两格。颂语另起一行顶格书写。如便函中常用的祝颂语：“此致敬礼”。根据不同内容，也有些祝颂语写在一起，单独成段。如慰问信中的“再次致以最诚挚的慰问!”唁电中的“×××同志安息吧!”

(1)介绍信

介绍信是机关单位派人到其他机关单位联系工作、接洽事宜时专用的一种书信类文书。它的目的和作用就是介绍派人原因、证明所派之人的身份。

介绍信有两种写作格式，一种是用带单位名称抬头的信笺临时手写、加盖公章的便函式介绍信。另一种介绍信是事先印制好的带存根的联单式介绍信。这种介绍信格式相对固定，有编号，好管理，写作过程十分简便，只需填写受文者名称、派员名称及人数、大概派员原因和事宜，以及时间和介绍信有效期限就行了。除了在落款处盖公章外，还应当在存根和正联单之间加盖“骑缝章”。

标题直接写(印制)“介绍信”，或者将出具单位名称也写上，“江苏省人民政府办公厅介绍信”。受文者名称在标题之下左起顶格书写，后加冒号。受文者名称一定要写正确的全称或规范简称，这是对对方的尊重。有时介绍信是出具给单位领导人，应当在其姓名后加写职务名称，或者不写姓名只写职务名称。例如：“××公司×××总经理：”。

正文介绍信正文的起始句基本固定，以“兹介绍??”、“现介绍??”或“今介绍??”开头，后接派员名单、人数，必要时应写清派员的职务、政治面貌等，派出人数要用中文大写。然后再写派员目的、事由，应当尽量写具体明白，有利于受文者一目了然。结束语常用“望予接洽为荷”、“请予以接洽”之类的固定用语。

祝颂语介绍信的祝颂语通常都是“此致敬礼”。

落款出具介绍信的单位名称(全称或规范简称)、出具时间，加盖公章。不盖公章的介绍信是无效介绍信，受文单位可不予承认。为表示严肃、慎重，介绍信在落款的左下方可以用括号注明有效期限，如“自即日起××天内有效”或“×月×日前有效”。

(2)慰问信

慰问信是以集体或个人的名义，向特定的单位、群体或人员表示关怀、问候、致意的特殊书。

慰问信有两种，一种是在特殊的日子到来之际，向特殊的单位、群体或人员发出慰问，如劳动节时慰问劳动者、教师节时慰问教育工作者、新年到来之际慰问全体市民、厂庆日慰

问全厂职工等。另一种是向受到自然灾害的地区发出慰问，这种慰问又分为向受灾者慰问、向参加救灾者慰问两种。

慰问信的写作结构和一般书信基本一致，只是加写标题：《慰问信》或者《致××××的慰问信》。

受文者称呼。在标题之下左起顶格书写，后加冒号。

正文。正文的开头一段，说明发出慰问的理由，并表示慰问之情。

①如果是特殊的日子的慰问信，通常写：“值此××××到来之际，谨向你们致以诚挚的问候和美好的祝愿!”接下来，通常要回顾所慰问的该单位、群体或人员的光荣历史，概括评价他们为祖国建设、为地区或单位发展做出的贡献，向他们介绍本地区或单位最新发展动向和成就等。

②如果是向受灾者慰问，通常写：“惊悉××××地区发生了××××(灾害)，使你们遭受了生命和财产的巨大损失，谨向你们表示衷心的慰问!”接下来，通常鼓励他们要有信心战胜灾害，党和政府以及全国人民都在关心他们，支援他们，一方有难八方支援，这是中华民族的传统美德。鼓励他们早日展开生产自救，重建家园。

③如果是向参加救灾者慰问，通常写：“×月×日XXXX地区发生了XXXX(灾害)以来，你们一直英勇奋战在救灾第一线，不顾个人安危，为抢救国家财产，保护人民群众的生命和财产安全，??，谨向你们致以崇高的敬意和诚挚的慰问! ”接下来，通常高度赞扬他们置生死于度外，奋不顾身地抢险救灾的壮举，高度评价他们是一支具有光荣革命历史的队伍，是一支特别能打硬仗的队伍，在他们面前，任何艰难险阻都能被克服和战胜。同时，还表示向他们学习和致敬。

最后，写祝颂语。慰问信的祝颂语一定要有针对性，不是那种放之四海而皆准的祝健康、祝尊快、祝平安之类，更不是“此致敬礼”，要根据不同慰问内容和慰问对象，写得恰如其分。例如“祝你们在心的一年里??”就突出了新年祝福。也可在最后向被慰问对象再次表示慰问、敬意之情，与开头形成呼应。

落款。写发出慰问信的单位名称或个人姓名，以及发信时间。

总体而言，慰问信要写得很有人情味，抒情色彩浓，格调积极、健康、高昂，除了表达自己的关心、支持、问候，也可以加入自己的决心、态度、希望。另外，慰问信的篇幅不宜过长，措辞要朴实、自然。

(四)公文处理

1.收文处理

收文处理程序可以分为四个阶段：第一阶段，公文的收受与分流，具体包括：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编；第二阶段，办理收文，具体包括：拟办、批办、承办、注办；第三阶段，组织传阅与催办查办；第四阶段，处置办毕公文，包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

收文处理方法：收文后，对需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理，紧急公文，应当提出办理时限；公文的承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿，对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由；凡是涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签，上报的公文，如果有关方面的意见不一致应当如实反映在公文里面；送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办查办，一般公文定期催办查办；对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

2．发文处理

发文处理程序同样由四个阶段组成：第一阶段，文稿的形成，包括：拟稿、会商、审核、签发；第二阶段，公文的制作，具体包括：注发、缮印、用印或签署；第三阶段，公文的对外传递，包括分装、发出等环节；第四阶段，处置办毕公文，包括立卷、归档、暂存、销毁。 发文处理方法：公文的签发应当由本机关领导人完成，重要的或涉及面广的，必须由正职或主持正常工作的副职领导人签发，有些公文也可以由被授权的秘书长或办公室主任签发；审批公文时，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意；草拟、修改和签批公文时所用的笔、墨，必须符合存档要求，不得在文稿装订线以外书写；属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文，凡是必须经过政府审批的事项，经过政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明经政府同意，公文内容如果是属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关主管部门处理。