关于接待外国客户来访注意事项

一、前期准备阶段：

了解客户情况，对客户做分类为意向客户、代理、意向代理，意向客户也分为一般客户、重要客户，根据情况对客户制定不同的谈判方案。

了解客户国家、是否有交流障碍，有无随从翻译，来访人数，有无特殊禁忌等信息。 对客户的需求在来访之前务必清楚了解，意向客户来访前调查清楚客户公司规模、生产产品、竞争同行是哪家公司，对我司产品与同行产品做一个全面细致的对比、以备客户来访时清晰的向客户展示我司产品与同行相比有的优势以及能给客户带来的实际效益。 根据事先掌握的信息，详细制定洽谈方案（包括参与人员名单）

二、行程安排及现场布置

1. 如客户需要，根据客户条件及重要程度帮助其定好酒店。

2. 客户到达之前必须先去前台打上欢迎辞

3. 重要客户特别检查咖啡茶水，并可提前准备一些水果以供招待。

4. 客户到公司之前需将会议室布置好：所需资料（样本等）、纸、笔摆放整齐；提前安装好投影仪并选好文件，打上欢迎词。

5. 着装：接待客户时必须注意气质形象，原则上接待客户时一律需穿着西装，同时平时也应注重内在气质的培养（自信、熟练）。

6. 业务人员同事间可灵活帮忙接送，以提升业务经理的威信。

7. 重要客户提前制作来访日程行程单，接机时交与客人。

三、参观工厂

1. 参观前，给来访者下发公司介绍小卡片（计划中，印上公司加工中心等介绍内容）。

2. 带客户参观工厂时，参观顺序应是先从精工车间到装配车间，带客户看机器从零件到整机的完整过程。（向工厂建议在马扎克、东芝、五面龙门加工中心边放置大屏幕循环播放加工中心介绍）。在给客户做介绍时，可结合公司印制小卡片上内容给客户更深的印象。

3. 客户团体人数较多时，业务人员随身携带导游用随身话筒以便每位来访客户都能接受到详尽的介绍。

具体参照公司另行下发的《来访客户参观指引》

四、洽谈

1. 根据自身技术水平及客户的情况决定是否需要公司技术人员配合陪同共同谈判，必须事先预约好，避免客户到公司需要咨询技术人员。

2. 对于重要客户，提早跟相关领导预约时间，清楚交代来访客户的信息（客户公司情况、产品、竞争对手等）

3. 提早准备洽谈提纲，在会议中，业务人员应清楚了解洽谈目的，掌握谈判过程中的主导，引导客户跟着业务人员的思路洽谈

五、结束

1. 备忘录：签定来访洽谈备忘录

2. 礼品：对第一次来访客户原则上都赠送带有我司logo的礼品

六、其它注意事项：

1. 客户来访我司应给给人留下深刻印象，凡是有来访客户来到办公室参观我司人员必须主动起立以示尊重。

2. 在公司内部遇到来访课上主动打招呼，务必让来访人员感受到我司所表达的热情及我司的企业文化和良好的氛围。

3. 用餐原则上根据公司规定统一在成路E家就餐，或结合客户的国家、信仰、习惯、爱好，挑选餐厅招待客户，事先应先安排好车辆。

4. 给穆斯林客户介绍PRAY ROOM（公司计划在一楼布置一间祈祷室，准备指北针，指针、神龛等宗教用品，方便客户祈祷），让客户感受到我司的人性化以及细致入微的服务。

宁波伯乐进出口有限公司

20xx年1月6日

 

第二篇：接待外国客户注意事项

如有外国客户来厂参观，不要紧张，先熟悉好公司介绍和产品资料，备好文件和样品。

亲自接机很重要，不要只让司机去接。让客户看到你的诚心。接机的时候可以和老外多介绍本地的情况，特色旅游的景点，好吃的食物(探听客人喜欢的食物)，和最近的天气状况，提醒客户天气比较寒冷，要注意，他们听了一定很感动。最重要的是把客户在中国的SCHEDULE再确认一次，虽然他们来前肯定和你确认过了，但是你这样做，一定让他们感觉到你是一个很有责任心的人。

要安排好接送客户进出的车子和陪同人员，让他们感觉你公司是一个很正规，很专业的公司。

对于客户喜爱的食物，按公司可承受的价位寻找一个饭店，这是为了给客人接风的。平时的会晤，谈判可以用工作餐，但千万不要用盒饭打发客人。客人离开中国前，为他们找一个中国特色的饭店，这时经过多天的交流，大家已经很熟了，气氛会更加好。

询问客人对于酒店的看法，是否舒适。如能抽出时间，带客人参观一下城市美丽的风景或名胜，让他们加深印象。准备一些中国特色的礼物在离别时送给客户，如茶具，茶叶等。

例如我在青岛，所以我除了安排客户参观工厂，开项目会议，也会安排好带客人去栈桥，去崂山，感受一下青岛的气息。第一次来中国的客户会对很多事都很新奇，例如，中国的一些独特的国情，就应该多给他们介绍。让他们多了解一些中国与外国的文化差异。这样更有助于与客户建立良好和诚恳的关系，也是为将来减少双方在观念上的矛盾做好铺垫。

上面都是接待上的，我想最重要的是你对于公司和产品的介绍，使客户相信你们公司是有能力生产出质量好的产品，如果双方在价格上也能谈得拢，那就恭喜你了。

从交际礼仪的角度讲，交谈要注意两个问题：

第一、内容。言为心声，语言传递思想，表达情感，耐人寻味，所以内容很重要。

第二、形式。

在如何说的问题上，有三点要注意：

第一、要细语柔声，使用标准的普通话，避免粗声大嗓。你又不是在黄土高坡，又不是在亘古深沟，没必要高谈阔论，所谓有理不在声高。

第二、要善于跟交谈对象互动。跟别人说话，你说了半天，别人觉得都是废话，不爱听，有意思吗？所以要互动。

第三、要注意尊重对方。

谈话礼仪中有四个不准：一、不打断对方。你有说话的权利，对方也有说话的权利，别轻易打断别人，打断别人是没有教养的标志;二、不补充对方。真正容人的人会给别人说话的机会，给别人表达意愿的权利。待人接物交谈的基本技巧少说多听，因为言多必失;三、不纠正别人。不是原则问题，不要随便对别人进行是非判断，大是大非该当别论，小是小非得过且过;四、不质疑对方。不要随便对别人谈的内容表示怀疑。我们在日常中，有时候得罪人伤害人的就是一些小是小非。

参加社交活动，下列六大问题不要谈，说出来有失身份，是没有教养的表现。

第一、不要非议党和政府；

第二、不要涉及国家秘密与商业秘密。有人有窥视癖，总要想打探点不该自己知道的事。其实何必呢，不该你知道的事，你知道得越少对你越安全；

第三、不能随便非议交往对象。跟人打交道，别让人家难堪和尴尬。有一天，我们在聊天，一个同志问我，金教授籍贯是哪里的？老家哪儿的?我说老家上海。他一撇嘴，你们上海男人都不是男人。我问他，你骂谁？不要随便让人家尴尬和难堪，这是有教养的标志。

第四、不在背后议论领导、同行和同事。自尊的一个非常重要的内容是尊重自己的职业，尊重自己的单位。

第五、不谈论格调不高的话题。家长里短，小道消息，男女关系，别说，失身份。

第六、不涉及个人隐******私问题。哪些个人隐******私不大适合去随便打探呢?第一不问收入，你问这个人挣多少钱，实际上是问这个人本事如何，这不合适；第二不问年龄；第三不问婚姻家庭，家家都有一本难念的经，别跟人家过不去；第四不问健康问题;第五不问个人经历。老家是哪里？什么专业毕业?现在在干什么？英雄不问出处，这些都是实力问题，有教养的人不谈。

宴会的礼仪在现代生活中服饰是比较重要的礼仪问题。

人的位置不同，站的角度不同，考虑事不一样。对于社交场合有身份的的名人来讲，他讲这样一句话："男人看表，女人看包。"比较讲究的男士和女士，他包的颜色跟皮鞋应该是一个颜色，穿一双黑色皮鞋，那包就是黑色的，协调。当然我也见过不协调的，那天我见到一个老兄，脚穿白皮鞋，腰系红腰带，手拿咖啡色手袋，把我看晕了。

一般人看什么呢?女人看头，男人看腰。女人看头是看什么呢?看发型，看化妆。一个比较讲究自己生活情趣和品位的女士，她的发型和脸一般是比较认真修饰的。男人看腰看什么呢？看腰带上面挂不挂东西。有地位有身份的男士在比较重要的场合，腰带上是不挂任何东西的。

我们去参加宴会，或者在比较重要的场合请客人吃饭，要注意五M规则：

第一个meeting.要注意见面的人是谁。你请客人吃饭，如果还要请人作陪，就要考虑怎么请。比如说请的是英国人，那就请几个懂英语的人在一块，容易谈到一块儿去。请的是阿拉伯客人，那请几个穆斯林比较容易沟通。所以请客人吃饭，这个meeting很重要。

第二是money，费用。做任何事情，量入为出，不管是请熟人，还是请生人，不要铺张浪费，讲究少而精，量力而行，避免大吃大喝，没有必要过分招摇。

第三menu，菜单。如果你要请我去吃饭，你要问什么问题呢？没有经验的人这么问："您来点什么？"有经验这样问："金教授，您不能吃什么？"有所为，有所不为。你问我爱吃点什么，那是开放式问题，我要是狂点一通，结果是我走了，你走不了，被抵押在那儿。封闭式问题是给出所有选择："金老师，喝茶还是喝咖啡?"就是告诉你不要喝人头马，这是封闭式问题。

第四是media，环境。客人吃特色，公务宴请吃环境。你把客人请到五星酒店吃饭，说明他水平一流，你把他弄到地下室吃饭，说明他水平是盲流，这是一个接待规格的问题。

最后是manner，举止。餐桌举止有五忌：第一餐桌上不吸烟。有身份、有地位、有教养的人餐桌上不吸烟;第二让菜不夹菜。你可以介绍，但别给他夹菜;第三，祝酒不劝酒。有教养的人讲究自厢情愿，不要强迫服务；第四不在餐桌上整理服饰；最后，忌吃东西不发出声音，这个主要指国际交往中，西方人的说法，吃东西发出声音是猪的基本特征。