办公室日常管理条例及规章制度

办公室管理条例

为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

一、 服务规范

1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。

2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。

5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

二、 办公秩序

1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4. 各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

三、 责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

办公室岗位职责

负责处理内外事务性的办公室日常管理工作。

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1. 负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、治安、保卫、卫生劳动、离退休人员慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作。

2. 负责做好处内外各种会议的会务工作。

3. 按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务。

4. 负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作。

5. 负责做好上情下达、下情上达的工作。

6. 负责做好印章管理工作。

7. 负责做好各种报告、文件的打印、复印工作。

8. 负责做好来访人员及对外联络的服务工作。

9. 完成领导交办的其它工作。

工作流程

一、 公司行政办公管理

1. 奖惩：各部门奖惩申请→分管领导意见→办公室审核→办公室分管领导意见→办公室整理公示→办公室备案。

2. 接待：总经理室通知→办公室按照要求安排接待事宜（卫生、车辆、会议室、行程、食宿）→后续收尾事宜。

3. 通知通告：公司总经理室会议精神→办公室草拟公文→部门负责人意见→分管领导意见→总经理室审批盖章→公示备案→落实监督。

4. 行政意见：办公室草拟意见→部门负责人意见→分管领导意见→总经理室审批→办公室执行与监督。

5. 报销：各种费用清单以及#5@p接收钱确认→填写报销单→部门负责人意见→分管领导意见→财务部意见→财务总监意见→财务部出纳→办公室回复（部门人员或者外联单位）。

二、 公司会议管理

1. 公司会议分为公司级会议和部门内部会议，公司级会议包括中层会议、高层会议、质量分析会、生产协调例会。部门内部会议包括：市场分析会、财务分析会、各部门内部会议等。

2. 公司级会议组织流程：公司总经理室临时要求以及公司例会→通知相关部门准时参加并安排会议室→现场监督会议纪律→记录会议内容→整理会议纪要上报。

三、 公司档案及文件管理

1. 前台接收外来文件→分类并登记→通知各部门→直接责任人签收。

2. 填报政府文件→部门领导意见→分管领导意见→公司盖章→回传或送至政府部门。

3. 出具行政意见时，听取公司领导会议决定及精神→草拟行政性意见→部门领导意见→分管领导意见→总经理意见→公示或者处理。

4. 公司重要资质文件保管：文件分类与登记→放入指定的文件夹或者文件盒→指定的负责人保管。

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5. 公司资质文件的年审：包括公司营业执照、组织机构，社会保险登记证，工资手册，劳动情况，税务登记证等。工作流程为：行政文员了解当年的政策要求→填报与准备资料→部门领导审阅→分管领导意见→总经理室意见并盖章→送至政府相关部门→发现问题及时汇报与更改→政府审核通过盖章→向总经理室汇报→办公室保管。

6. 公司人员需要使用公司重要资质文件时，先书面或者口头申请→部门领导意见→分管领导同意→办公室出具相关文件或者复印件→使用结束后办公室回收确认。

四、 公司印章管理

1. 公司印章使用口头申请→部门领导意见→公司印章负责人意见→交付并使用→印章回收保管。

2. 部门印章由各部门负责人保管，使用权限也限于部门文件，由办公室进行监督。

五、 办公用品管理

1. 总流程：申购→采购→入库→领用→报修等处理。

2. 申购：各部门根据需求填写申购表→部门经理意见→分管领导意见→办公室整体各部门意见，经办人填写申购单→办公室负责人意见→办公室分管领导意见→供应部签收并采购→入库前确认→入库登记。

3. 领用与发放：星期一下午各部门填写《领料单》（特殊用品由办公室及时通知）→办公室发放并登记台账→各部门接受并使用与保管。

4. 报修：各部门填写报修单→部门经理意见→办公室接受并确认→安排专人维修或者联系外联单位维修→申请维修部门确认维修结果→办公室确认维修结果。

六、 传真管理

1. 接收传真：文员接受传真→填写收件登记簿→分发收件部门和人员→行政部留存原件，相关业务部留存复印件。

2. 发送传真：领导批准→文员发送传真→填写发文登记簿→及时发送→因故推延的通知当事人另行处理→原件留存行政部。

七、 公司车辆管理

1. 填写《出车申请单》→部门领导意见→分管领导意见→办公室了解与确认并给予答复→安排对应车辆和出车驾驶员→出车并在办公室登记→出车情况跟踪与确认（接客户到公司时需通知接待人员）→向车队长报告出车情况并登记交车钥匙。

2. 由车队长对车辆保养情况进行监督→发现问题及时上报→办公室出具保养意见→分管领导审批→办理车辆保养并填写《车辆保养登记表》。

3. 车辆加油→填写《油耗登记表》→办公室确认→登记电子档。

4. 出现借车时，确认车辆状态→三方签署《借车协议》→交付车辆钥匙→车辆回司确认→发现问题汇报→办公室处理。

八、 员工考勤管理

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1. 上下班：员工上下班签到→异常者需填写《异常签到记录》→部门负责人意见→办公室确认→办公室备案。

2. 请假：填写《请假单》→部门负责人意见→综合办意见→分管领导意见→办公室备案并开具《出门单》→门卫接受并确认→员工离开公司。

3. 调休：填写《请假单》→部门负责人意见→综合办意见→分管领导意见→办公室备案并开具《出门单》→门卫接受并确认→员工离开公司。

4. 加班确认：各部门填写《加班确认单》→部门负责人意见→办公室确认→各部门接收。月底时由各部门上报《加班确认单》→办公室统计→办公室负责人确认→分管领导确认→财务部核算工资。

5. 考勤机记录月底由办公室进行统计并核对。

九、 公司环境卫生管理

1. 保洁工作顺序：会议室和接待室→高层领导办公室→大厅和走廊→厕所→定期清扫会议室和接待室→发现问题及时汇报→办公室处理。

2. 负责定期对公司办公楼的植被浇水和维护→发现问题汇报→办公室处理。

十、 办公室中餐管理

1. 员工午餐统一就餐。

2. 如外出就餐，由指定负责人统一结账并索取就餐收据，并每月定期向财务部进行报销。如需做饭，则有专人负责采购原材料，并餐后进行清理打扫。

3. 公司高层领导用餐，有需要的统一进行购买→餐后清理打扫。

会议管理条例

为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

一、 管理要点

1. 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

2. 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

3. 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

4. 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

5. 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。

二、 制度规范

1. 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2. 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，文书负责做好相应的会议记录。

3. 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议， 4

打印并张贴。

4. 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5. 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

公司档案管理条例

一、 档案管理制度

1. 各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2. 各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3. 档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4. 档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

5. 查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

二、 档案统计制度

1. 做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2. 及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

3. 做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4. 做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

5. 有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

办公室物资管理条例

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

一、 物资分类

1. 公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2. 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。

3. 管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。

4. 个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资。

5. 实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。

二、 办公用品物资采购

1. 公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可 5

由申购部门自行购买。

2. 申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。

3. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

定点：公司定大型超市进行物品采购。

定时：每月月初进行物品采购。

定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

三、 物资领用管理

1. 公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用。

管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用。

贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用。

实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。

四、 公司物资借用

1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可。

2. 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还

3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

五、 附则

1. 新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。

2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3. 本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。

传真使用管理条例

为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

一、 使用范围

本办法适用于公司使用传真机的各种情况。使用范围包括本地、国内、国际传真。

二、 传真的接收管理

1. 传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

2. 传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

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3. 公司传真机应随时处地开机接由状态。

三、 传真的发送管理

1. 各部门和人员发送传真，一般情况由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

2. 传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3. 传真原件留存行政部。

四、 附则

传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

办公室值班管理条例

为保障办公室正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。

一、 管理体制

1. 员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度。

2. 部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。

二、 管理要点和内容

1. 员工值日

维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务。一般以工作时间为责任时间。

值班要点：

①. 巡察办公场所保洁情况。

②. 电话记录、处理、转送。

③. 领导交办任务。

2. 部门主管值班

以公司业务工作为主。一般以下班时间或节假日为值班时间。

值班要点：

①. 接待下班后来客。

②. 处理未完成工作。

③. 处置下班后的突发、紧急事件。

④. 值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容。

⑤. 值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见。

⑥. 值班人员要按规定准确填写值班日志。

三、 值班规定

1. 遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员。

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2. 值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡。

3. 在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管。

4. 接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说。

5. 值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要。

6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

四、 接听值班电话注意事项

1. 礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚。

2. 使用语言文明，切忌粗声粗气。

3. 对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍。

4. 对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置。

5. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告。

6. 加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员。

7. 根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。

车辆管理条例

为合理使用汽车，提高汽车使用率，降低能耗，特制定本办法。

一、 公务用车

1. 公司员工在市内办理各种业务或活动，到外地出差或开会，在征得建筑公司负责人同意的情况下，可申请派车。

2. 公司员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时，在征得建筑公司负责人同意的情况下，可申请派车。

3. 公司组织集体活动，酌情安排用车。

二、 用车手续

凡可预见的公务用车，请在公务前一天与办公室预约，并填写好用车申请单，证得建筑公司负责人签名确认后，再呈报集团行政部，以便安排。

附则

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一、 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。

二、 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。

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第二篇：办公室6S管理制度(最终版)

办公室6S管理制度

为了保证公司全体同事都能有一个舒适、清爽的办公环境，减少因为环境因素带来的干扰作用，保证高效的工作状态，从1月底开始将在全公司推行“6S管理制度”，并在2月全面执行。

第一章6S管理的定义

1.1 6S管理的概念

6S管理即指 整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。

1.2 6S管理的内容

⑴ 整理：首先，对工作现场物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等；

⑵ 整顿：对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使工作现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱；

⑶ 清扫：对各自岗位周围、办公设施进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污；

⑷ 清洁：维护清扫后的整洁状态；

⑸ 修养：将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯； ⑹ 安全：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一；

第二章 实行6S管理的目的

2.1 实行6S管理，是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。

2.2 将6S管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终结果：提高了工作效率；同时置身于优美的办公环境，也有一种美的感受。

2.3 办公室代表公司的窗口，为了发挥窗口的作用，树立企业良好的对内对外形象。

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第三章6S管理具体规定

3.1 责任部门

行政部统一领导公司办公室6S的推动工作，对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和公布。从2月正式开始推行以后，每周指派专人进行抽查，月底进行公布。

3.2 责任区

⑴ 个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周边的地面。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作；

⑵ 公共责任区是指走廊、公共通道、楼梯口、洗手间和未分配到部门的办公区域。公共责任区的6S工作由人资行政部制定标准，并指定专人管理。会议室使用的相关规定详见附表。

3.3 个人6S操作规范

(1) 员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑（关闭主机和显示器电源）、电话、文具架、资料框和茶杯，其它物品一律不得保留；

(2) 个人抽屉应每星期整理一次，对于用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉可用于存放私人物品；

(3) 椅子需摆放整齐，员工不得将衣物、白大褂等挂在椅背上；

(4) 公司内的植物有专人维护，不得用茶水或者纯净水进行浇灌；

(5) 对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁；

(6) 个人跟工作无关的物品必须放置到个人抽屉里，如饭盒、雨具、食品、化妆品等；

(7) 实验用的实验器材必须在当天清洗干净各归其位，不得随意摆放；

(8) 必须佩带工牌，工牌要保证干净，不得污面；

(9) 人离开座位时，应保持电脑显示器处于关闭状态；

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3.4 张贴规定

⑴ 公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可，其张贴期限遵循下列规定：一般张贴品保留3-5天，重要张贴品保留7-10天；

⑵ 每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。

3.5 吸烟规定

⑴ 公司提倡禁烟，除总经理和会客室来客人外，任何人不得在办公室内吸烟。

⑵ 发现员工在禁烟区吸烟，每人每次罚款100元；

⑶ 遇客人来访，接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。若发现客人在禁烟区吸烟，则处罚该客户的接待人员，每次罚款100元。

3.6 其它规定

(1) 员工应遵守公共责任区内的6S规定；

(2) 接听电话及接待来访客人时言行应大方得体；接听电话，在听到电话铃响后的两声接听。

(3) 工作时间提倡使用普通话；

(4) 注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。

(5)一次性纸杯是为客户准备，员工喝水自备水杯，如违反此项每人每次罚款10元。

第四章 附则

4.1 本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。

4.2 本规定的解释、修订及废止权归行政部。

4.3 本规定自颁发之日起开始生效。

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实施的五个阶段

第一阶段 截止1月12日 完成制度修订并公布 形成正式的书面材料，在公告栏

上公布

第二阶段 截止1月20日 各部门执行过度期 帮助各部门按照规定执行，协调

各部门在执行中的困难

第三阶段 截止到30 树立正反典型 总结过渡期中出现的各种问题，

公布正反典型实例

第四阶段 从2月1日开始 全面严格执行 采用限期整改、严格执行等强制

手段保证制度的落实

第五阶段 每月30日 内部评比，公布结果 为保证效果，每周抽查，形成书

面月报告，月底公布

（备注：临时抽查发现不合格行为，直接累计入月考核得分） 4

常见问题及标准

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奖惩标准

1、每周根据《考评项目表》对各个部门每位同事的办公座位区进行抽查，部门得分为该部门每个成员得分的平均分，周五公布周考评结果；

2、部门根据每周得分获得部门月得分，根据月得分获得部门的季度得分；

3、奖励标准：

（1）每个月根据部门得分高低，部门得分第一名奖励50元；

（2）每个季度根据部门得分的高低进行排名，前两名获得“6S团队奖”。 “6S团队奖”根据部门实际人数进行奖励：

部门季度得分第一名，奖励标准为部门200元

部门季度得分第二名，奖励标准为部门100元

个人季度得分第一名，奖励标准为部门季度得分最后一名罚款所得

4、处罚标准：

（1）每个月个人得分排名最后3名，，每人罚款20元；

每个月部门得分最后一名，部门罚款100元。

（2）季度个人得分排名最后3位，每人罚款100元；

季度部门得分排名最后一位的部门，将按照部门成员每人20元进行处

罚；

（3） 连续两个季度排名最后的个人和部门将受到加倍处罚。

二零一二年一月十二日

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会议室使用须知

1、公司任何部门或个人在使用会议室之前必须到前台管理员处进行预约登记； 2、登记时需要详细注明会议室使用的起止时间、会议负责人、会议主题。使用当天到周红英处领取钥匙后需在登记表上签名，归还钥匙也需在登记表上签字。

3、预定会议室的“负责人”必须在会议室使用完毕后立即对会议室桌椅进行复原，并对内部卫生进行打扫，保证会议室后续的正常使用。如果在会议室的后续使用中因桌椅凌乱、缺失，有垃圾等影响正常使用的情况，负责人将受到200元—500元的罚款；

4、会议室的使用按照“先预定、先使用”的原则，遇到突发重大会议或状况

需由负责人申报行政部协调使用，禁止不预约登记使用会议室的状况发生；