日常借、请款及报销的管理

第一条 按照谁借款谁归还的原则，不准代他人借款，更不得以他人名义借款自用。

第二条 日常借、请款当月借款必须在次月内报销（或销账），确因客观原因需延期时，须事先以书面形式报经总公司财务部审核，总经理和董事长审批，否则，扣发当事人当月工资，直至销清全部借款。

第三条 借、请款只限于本公司员工，如销售人员，日常办公/耗材采购人员外，其他人员不得借款（除董事长特批外）。

第四条 借、请款必须严格按规定的审批程序办理。若遇分公司负责人不在公司或经特别授权时，由其授权人代为办理审批，事后由出纳补办有关手续。凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况，无论紧急与否，出纳一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。

第五条  若属分期付款的请款，请款人必须提供付款依据，并附上《分期付款跟踪表》，在付最后一笔款时，必须核对清账目，且拿回发票再支付。

第六条  报销票据必须是合法的正式发票。

1、所有报销发票必须是套印有“全国统一发票监制章XX市国家（地方）税务监制”的新版发票，收据（税务部门认可的除外）、白条、不按规定要求开具的发票均不能作为费用报销凭据。

2、特殊情况：因不能取得合法的发票，而只取得收据（财政票据除外）、白条的，则必须由此项费用报销人员提供其他合法的票据代替，且报销项目与所提供发票名称、项目一致。

3、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

4、原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

5、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

第七条  对同一事项的请款与报销应分开办理。请款时报批一次，持发票报销时须再报批一次，并附上请款审批单（复印件）。申请支票付款时，当月取回发票凭证的，不需再执行报销审批程序。

第八条  出纳应每月清理一次个人借款，对当月不能进行借款清理的，应列出明细清单进行通告并督促。

第九条  对丢失支票或单据的人员，视其情节轻重，可分别给予经济处罚或行政处罚，造成经济损失者，由责任人负责赔偿。

第十条 使用现金和银行转账支票的界定

1、  出差省外携带现金，一般人员每人每次原则上，最高不超过2000元。分公司负责人每次原则上，最高不超过5000元。凡超过上述限额的，应办理非现金结算手续或自带汇票。

2、省内开支费用所需现金，分公司负责人不超过3000元。凡超过上述限额，必须使用非现金结算。

3、单位之间的经济往来，一般使用银行转账支票，确需支付现金时，结算不得超过2000元，超过2000元的，一律使用非现金结算。

第十一条   出纳人员必须认真执行上述规定，若有违反，视其情节轻重，分别处以批评、罚款、降级、直至辞退处罚。造成经济损失的必须赔偿。 

第十二条   请款及报销必须同时报送的其他资料：

1、            借款申请有关规定

（1）申请工程款项时，必须同时呈报以下资料报批：

A．《工程合同》或《加工协议》，第一次付款时，必须呈报。

B．发票。

（2）申请物料消耗品和办公用品款项时，必须同时呈报以下资料报批：

A．《采购合同》或《采购订单》，零星采购不必呈报。

B．发票。

（3）申请固定资产采购款项时，必须同时呈报以下资料报批：

A．《购销合同》。

B．发票。

（4）申请现金借款时，同时呈报以下资料报批：

A．分公司负责人批复的文件。（如分公司负责人借款必总公司董事长审批）

B．《借款审批单》。

（6）销借款（支票）或现金报销时，同时附送以下资料报批：

A．《支付证明单》或《费用报销单》先报批。

B．《出差申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。

C．《招待费用申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。

D. 发票。

招待费申请表：

借款/报销流程图：

公司财务部职责

一、部门工作职责    

1、         负责公司日常财务核算，参与公司的经营管理，拟订和完善公司财务制度、会计核算制度和财会各专业体系。

2、         根据公司资金运营情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转。

3、         搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的数据并进行分析、提出建议，定期向董事长报告。

4、         严格财务管理，加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。

5、         负责全公司各项财产的登记、核对、抽查、调拨，按规定计算折旧费用，保证资产的资金来源。

6、         负责对外投资、融资及担保、保险工作。

7、         参与公司及各部门对外经济合同的签订审核工作。

8、         参与工程预、结算审核管理，审核项目的预算、结算，对项目全过程进行费用控制，完善工程建设的全程管理。

9、         负责公司现有资产管理工作。

10、      经营报告资料编制工作。绩效奖金核算工作、年度预算数据汇总工作。

11、      收集有关单据审核及帐务处理。各项费用支付审核及帐务处理。应收帐款帐务处理。总分类帐、日记帐等帐簿处理。财务报表及会计科目明细表。

12、      统一发票自动报缴工作。税务核算及申报作业。

13、      会计意见回馈及督促。税务及税法研究。

14、      完成领导交办的其它工作。

二、岗位设置

　

三、部门岗位职责

1、 财务总监（1人）

（1）   负责建立、健全全公司财务管理体制，拟定财务管理制度。

（2）   负责全公司财务人员工作调动、任免、晋升、工作业绩考核、处罚等工作【任免、调动、晋升等报总经理（董事长）批准后进行】。

（3）   负责资金调拨融通。统筹发放管理人员、财务人员的工资奖金、福利待遇等。

（4）   负责预算、财务收支计划，拟定资金筹措方案有效使用资金。

（5）   负责对外投资、融资及担保、保险工作。

（6）   根据各部门计划利润，计划费用和财务制度管理的规定，监督各经营核算部门降低消耗、节支、增收，提高经济效益。

（7）   建立、健全会计核算体系，利用会计数据进行经营活动分析。

（8）   定期召开财务人员会议，组织财务知识学习。解决财务核算中存在的问题，提高财务人员工作水平。

（9）   参与经营决策与重大经营项目合同的研究、审查。

（10）   定期向总经理（董事长）汇报工作，反映各经营部门经营成果。

（11）   协调处理财务部门与其它部门之间的工作关系。

2、 财务经理（1人）

（1）       协助财务总监编制各项财务报表，财务计划，编制财务预算；负责处理财务会计工作，督导执行财务计划的实施，及时了解计划执行中的问题并解决实际困难。

（2）       建立财务内部审计流程，执行内部审计职责。

（3）        建立财政、税务、银行、工商、统计等外部良好关系；做好税务筹划，负责财务会计年审工作。

（4）       负责各种财务专用章、财务负责人专用章、法人章、税务专用章、税务登记、银行贷款卡、银行开户协议、银行印鉴等重要财务数据与对象的安全保管以及年检年审工作。

（5）   负责所有资产、存货、资金、收入的安全，合理利用资金。

（6）       负责编制统计数据报表，为每月财务报表提供必要资料。

（7）       按时编制每月经营预测、每月财务报告及每月财务经营状况完成情况报表；按时编制每月现金流量表，并按时向上级部门呈报财务报表。

（8）       负责编制审核预提费用的记账凭证和预提费用一览表；审核督促并及时调整预提费用与实际费用之间的差额。

（9）       督导各项财务制度、财经纪律和财经规则执行情况，并根据实际情况，制定有关财务管理制度和实施细则。

（10）   负责编制月工资工时分析一览表、财务成果报告、经营情况分析比较表、全年预算表、库存周转报表等并报财务总监。

（11）   审核采购招标合同协议，监督合同执行情况；督导成本控制工作，根据公司经营情况完善成本费用控制程序。

（12）   审核应付账款的所有入账凭证和所附原始凭证，并核对应付账款报表是否与总账一致；

（13）   负责审核主管会计所编制之凭证；负责总账的月底结账和每月的调账对账工作；负责审核主办会计出具之纳税报表、财务报表、财务分析等。

（14）   监督应收款回收情况；审核应收款帐龄分析表。

3、 主办会计（1人）

（1）   主办会计有权参与经营决策与财务核算策略，并协助领导搞好日常管理工作。在日常工作中依照公司的财务管理制度为原则。要敢于坚持原则，监督资金运用执行情况要查漏补缺，如发现问题及时申报领导纠正处理。

（2）   原始凭证是会计做帐的合法依据，严格审核原始凭证，凡不符合手续的凭证一律退回，根据合法的凭证依据合理运用会计科目与账户填制记帐凭证并记入有关账户。必须做到帐帐相符、帐款相符，正确反映经营成果。

（3）   积极配合领导加强会计核算，财务审核监督，当好领导参谋。

（4）   保持与金融部门及业务单位良好的关系

（5）   完成领导交办的任务。

（6）   负责纳税事宜。

（7）   负责收入费用审核签字。

4、 出纳（1人）

（1）   负责根据审核过的支票领用单，签发支票，并在支票领用单上填写支票号，加盖预留银行印章。

（2）   负责根据审核过的借款单，填制银行汇款凭证，盖预留银行印章后，负责及时送交银行。

（3）   负责根据主管会计提供的转账支票填制进账单负责送存银行。

（4）   负责办理的银行汇款回单、银行进账单回单等各种收付款凭证。

（5）   负责及时到银行取回结算票据交主管会计处理。

（6）   负责对每月的记账凭证号进行排序整理，并在现金日报表中标注本号及起始凭单号。

（7）   负责人民币现金、外汇现金、银行定期存款存单、有价证券、贵重物品的管理。

（8）   负责现金日记账逐笔登记，根据记账凭证编制现金报表，并经主管会计审签。每天下班前盘点库存现金，做到日清月结，发现差错查找不过夜，对不按现金管理规定进行盘点清查而造成的资金损失，由个人负责赔偿。

（9）   不超限额保存现金，不私借、挪用公款，不用开支单据和“白条”顶替库存现金，不为其它单位、部门用支票套取现金。

（10）  负责认真执行银行账户管理和结算规定，不向外单位和个人出租出借银行账户，严格执行票据法规定，支票使用必须按规定要素填写。不利用银行账户搞非法活动。

（11）  负责现金、银行存款账的对账工作，做到账款相符、账账相符，及时编制“银行存款余额调节表”，做好未达账项的清理工作，防止呆账项形成。定期不定期地接受财务负责人、主管会计对现金、银行账的抽查。

（12）  负责填写银行结算票据和现金日记账记载，字迹要工整规范。

（13）   完成领导交办的其它工作。

5、 计划管理（1人） 

（1）        负责协助财务总监拟定企业资金管理制度和相关管理流程，编制资金月度、季度、年度计划；

（2）    负责分析企业资金使用情况，并编制资金使用分析报告；

（3）    负责企业现金流的日常监控与管理，参与资金统一调度，

（4）    提高资金使用效率，负责企业库存现金与票据的日常监控与管理，

（5）    做好财务部各项资料收集、整理、准备工作，协助企业其它相关部门的业务工作，维护好与各金融部门的关系，创造良好的外部环境。

（6）    负责资金管理档案的归档、文书处理、内勤工作。

（7）    按时完成领导交办的其它相关工作。

 

第二篇：采购部职责制度流程

采购部工作职责，流程与管理制度

1、 总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员进行考核和管理。

2、 采购部经理职责

1) 负责组织商城商品的采购。

2) 负责制定采购计划，监督工作计划的执行及完成情况。

3) 对本部门员工制度执行情况负责。

4) 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

5) 负责对采购员提交的商品进行审核。

6) 协助采购员完成商品的采购。

3、 采购员职责

1) 负责商城商品的采购。

2) 按照采购经理的计划完成采购任务。

3) 负责供应商的开发、管理及维护工作。

4) 坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

5) 积极了解商品的状态，包括本地供货商库存状态，和商品的运输状态保证不超过7天到货。

6) 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

7) 完成领导交办的其他工作。

4、 流程

1) 采购流程：

确认商品——制作商品world文档——提交采购文员——由采购文员整理传于采购经理进行审核——通过后由采购文员统一归档制作商品编码——交于总经理签字后，交于IT部上传

2) 现金取款流程：

物流部取货订单——采购员确认商品后交于总经理签字——拿取货订单找财务经理签字后找出纳请款

3) 网上付款流程：

物流部取货订单——采购员确认商品后交于总经理签字——网上下单确认最终价格拿取货订单找财务经理签字——然后由出纳网上代付货款——采购员打印本笔网上交易的交割凭证交于出纳

4) 档期回款流程：

采购员拿取货订单到财务部——经合适后报销货款（具备条件：1.满足档期 2.必须有本商品管家婆系统的入库单和销售单）

5、 采购管理制度

1) 建立好供货方档案，并做好工作记录。

2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3) 采购回来的商品应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，方便物流部及时发货。

4) 采购的商品必须保证在7日内到达物流部，超过7日罚款20元每天。