物业管理档案工作规范化管理测评报告 区档案局：

逸泽物业管理有限公司，根据档案局《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》，对照《机关档案工作规范化管理水平测评标准》对我司档案工作进行了自查，现将自查情况汇报如下：

一、高度重视，确定领导负责制

在局党组的关心和重视下，我司将档案工作放在了重要位置来抓，确定了档案工作的主要领导和档案机构责任人，并积极组织参加档案管理工作学习，增加业务知识，大大提高了档案管理工作的水平。同时，建立健全了档案管理各项工作制度；如一些公司章程、流程，为公司有章可循提供依据 ，还有在业主收房装修时，能通过归档的竣工图找出房子的水电布线图提供给业主，及时方便业主的装修等，按照区域规划的基层物业管理处的档。进一步完善了我司对于档案的保管、使用、保密、归档的管理，将档案工作进一步推上了规范化的管理轨道。

二.强化宣传培训，增强全员档案管理意识

为了增强公司员工档案意识和档案业务素质，我司加强档案知识培训学习，广泛宣传学习有关档案管理的政策、规定，统一思想，提高认识，更新观念，强化档案管理意识，进一步提高档案管理水平。健全规章制度，确保档案管理规范高效为实现档案管理的规范化、制度化，并严格将档案管理的制度落到实处，从而使我公司在基础设备、声像、业主入住资料精细化分类等档案、资料实行了集中统一管理，按照档案业务规范要求整理，排列上架。加大投入力度，完善档案管理基础建设。

三.建立健全档案资料检索

为了使档案利用更方便高效，我公司对档案资料编制了全目录索引，包括归档文件目录、车辆档案目录、物业管理公司在项目移交中接受的档案目录，并装订成册。同时，所有索引信息录入紫晶文档管理软件系统，提高检索速度，全面建立健全了检索体系。充分发挥档案使用价值为了充分发挥档案的潜在作用，方便利用，更好地为业主工作服务。

综上所述，我公司档案管理工作虽然取得了一些成绩，但与上级的要求相比，还存在一定的差距。在今后的工作中，我们将切实按照档案工作的要求，在区档案局的支持、指导和帮助下，进一步提高认识，加强管理，切实把档案工作做得更好，以推动我小区各项工作全面发展。

我公司成立于20xx年4月，物业类住宅面积7万㎡。物业管理是对房屋及配套的设施设备和相关地进行维修、养护、管理、维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序活动，为业主提供正常使用所需的全方位服务。在物业管理中档案资料是管理中不可缺少的重要环节。公司在日常运行管理中会形成各种文件资料，把这些资料按照一定的档案管理办法保存起来，如一些公司章程、流程，为公司有章可循提供依据 ，还有在业主收房装修时，能通过归档的竣工图找出房子的水电布线图提供给业主，及时方便业主的装修关系。因此管理好物业档案对物业公司来说具有重要的意义，

档案管理中分类比较难划分，而物管档案也一样，因此公司档案可分为两大部分：一部分是物业自身经营管理中的档案；一部分是按照区域规划的基层物业管理处的档案。

二．物业公司在管理日常形成和需要收集归档保存的文件档案资料，主要包括如下几个部分：

1. 政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知15件；

2. 物业公司的各类管理规章制度、红头文件、管理合同、管理公约、用户手册、会议

纪要等在册153件；电子文档40件；

3. 物业公司自身的人事、财务、经营管理档案；

4. 物业管理公司在项目移交中接受的档案：

(1) 产权文件：项目批准文件、用地批准文件、建筑建设批准文件、规划设计文件等；

(2) 项目技术资料：

① 各项目楼盘的土建、水电竣工资料等；

② 总平面图、各单幢建设、结构、水电竣工图纸等；

③ 附属和零星工程的图纸及隐藏管道的全套图纸等；如消防、绿化的布线图。

（3）竣工验收证明：基建工程竣工验收证明书、建设工程竣工收备案表等共计：

5.物业管理处运作时的管理报告、管理费收缴情况，财务报告等；

6.物业维修档案：包括单元维修申请审批表、工程预决算表、施工图、档案——。

7.人员安排：

①保洁：工具领用记录表、人员分配、工作安排记录3册；

②保安：治安工具领用、维修、带班人员查岗记录、交接班记录、巡逻记录等8本；

8.投诉处理记录表、回访记录日志投诉、满意度调查记录档案180册。

9.区域项目内的业主档案：从业主入伙时开始收集档案，实行一户一档的户籍资料管理，档案共计460册，档案盒41盒并把业主及用户个人资料列入保密范围，没有业主同意，不得向任何部门和单位提供资料。

（1）业主姓名、家庭情况、工作单位、联系方式、所住单元号、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限以减少服务的盲目性。

 

第二篇：档案工作规范化管理等级评估

辽宁省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估工

作问答

2006-7-26 9:41:42 点击： 586

1、什么是企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估(以下简称《评估办法》) ?

企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估是辽宁省档案局为规范企业、科技事业单位的档案管理工作，促进档案工作的开展，使档案能更好地为企事业单位服务而开展的一项对企事业单位的档案工作进行的评估工作。省档案局根据各单位提出的申请，委托由专家组成的评估小组或有资质的档案中介组织对企事业单位的档案工作规范化管理水平进行评估，并确定相应的等级。

2、评估与以前的企业档案管理升级是什么关系?

与以前开展的企业达标、晋级、升级、认定没有联系。以前获得的各种称号、荣誉与现在的评估等级不对应。现在开展的评估工作原则是企事业单位自愿参加，不搞统一要求，各单位可以根据本单位实际情况决定是否申请评估。

3、《评估办法》适用哪些单位?

适用在辽宁省境内登记注册的各类企事业单位。包括国有企业、民营企业、医院、高(中)等院校和中(小)学。

4、凡是适用范围内的单位必须要经过评估吗? 不是。企事业单位可以自愿提出申请。

5、评估分为几个级别，需要达到什么标准?

评估分为3个级别。从低到高分别是“A级"、“AA级”、“AAA级"。按照《评估标准》进行评估，分数在80分～90 分(含80分)为A级，90分～95分(含90分)为AA级，95分～l 00分(含95分)为AAA级。

6、评估有哪些程序？

答：评估程序分为申报、评估、审批、公告4个阶段。申报，由企事业单位填写《辽宁省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估申请登记表》提出书面申请。各市档案局集中向省档案局行文申请进行评估。沈阳、大连市申报“AAA级"和其他各市申报“AAA级”和“AA级"的单位，通过各市档案局向省档案局提出申请。沈阳、大连市可接受“AA级"和“A级”的申请，其他各市可接受“A级"的申请。

7、办公地址在沈阳以外的省(中)直企业向谁提出申请？

在外地的省(中)直单位所属的企业和科技事业单位，直接向省档案局提出申请，同时抄送当地的档案行政管理部门。

8、评估小组由几人组成生效？

评估小组一般由5～7人组成。评估小组的成员从评估员信息库中抽取。

9、由各市组织评估的单位也要到省档案局审批吗？

各市组织的对企业科技事业单位进行评估的，也须经省档案局审批。

1 O、以前获得过国家一级、国家二级称号的单位，在这次评估工作中还必须从“A级”开始吗？

评估工作原则上从低级到高级逐级申报，但从前工作确有基础、经自检认为达到相应高级别标准，也可以按相应级别申报。

11、评估要做哪些准备？

拟申请评估的单位，要与当地档案业务指导部门取得联系，接受相应级别的评估前指导。档案部门的主要工作放在评估前的指导上，根据标准严格要求，在正式评估前必须有预评估。档案部门提供的指导一律是无偿的。

1 2、申报时需要哪些材料?

申报单位须有请示文件，档案工作总结、申请登记表、企业档案工作基本情况表、档案工作人员情况表、评估标准(填写自检分)，评估“AAA级”的单位要出具档案部门负责人的高级技术职务资格的复印件。

1 3、评估申请怎样写?

以甲单位申请“AAA级”评估为例，评估申请写法如下： (发 文 字 号)

甲单位关于档案工作规范化管理AAA级评估的请示 辽宁省档案局：

1 4、审批时需要哪些材料?

评估小组提供，已填写评估小组意见的申请登记表、评估标准(评估分)、现场评估结论、评估小组成员签字名单、突出贡献人员名单及推荐表。

1 5、怎样理解档案的集中统一管理？

根据《中华人民共和国档案法》的规定，档案工作实现统一领导、分级管理的原则。对企事业单位规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。统一管理，不是一定要统一保管，可分室保管。但要实行统一领导、制定统一的管理制度，实行综合管理，档案分室的保管条件要达到标准要求。

1 6、什么是将档案工作纳入计划？

就是将档案工作纳入本单位的长期规划和部门的工作计划之中，以确保档案工作有计划地开展，确保工作的连续性。使档案工作有制度上的保证，不因人的变动而改变。

1 7、什么是档案工作网络？

就是档案工作管理部门与内设其他部门和各层次档案工作的关系，建立档案工作网络并能行之有效地开展工作。做到档案工作有领导分管，有部门执行，网络下的专兼职档案员配备齐全。

1 8、档案工作人员的数量有什么规定？

对单位档案员的数量和专兼职均不做统一规定。只要能满足本单位档案工作的正常开展，符合相应等级要求的工作标准，是专职还是兼职，由企事业单位根据自身情况自主决定。

1 9、档案工作人员的素质有什么要求？

档案工作人员必须具有高中以上学历，大学本科占到70％以上。中级以上技术职务达60％。评估“AAA级”的档案部门负责人应具备高级技术职务。

20、档案工作人员的技能要求是什么？

档案工作人员应经过岗位培训。具备对本行业(系统)及单位内部各部门指导的能力。能熟练掌握计算机的操作，应用计算机管理档案，开展检索、统计、借阅等工作。

21、企业科技事业单位应贯彻的档案工作标准和规范有 哪些？

有《企业档案管理规定》(档发(2002)5号)、《国有企业文件材料归档办法》(档发(2004)4号)、《辽宁省企业职工档

案管理暂行规定》(辽档发(2004)20号、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(辽档发(2005)9号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T1 1822—2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28 2002)、《会计档案管理办法》(财会字(1998)32号)、《照片档案管理规范》(GB／T 11821—2002)、《电子文件归档与管理规范》(GB／T l 8894--2002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T l 5--95)、《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25 2000)、《归档文件整理规则》(DA／T22 2000)、《技术制图复制图的折叠方法》(GB 10609．3--89)等各项标准、规范。

22、申报“AAA级”的单位都要有展室吗?

是的，但不一定都叫展室。可以根据不同行业、单位命名。如“校史室”、“行史馆”等。

23、各种应归档文件材料归档的时间怎样确定?

管理性文件材料一般应在办理完毕的第二年上半年归档。工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档。周期长的可分阶段、单项归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档；会计文件材料在会计年度终了后有会计部门整理归档，

保管一年后向档案部门移交；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等文件材料应在文件结束后及时归档；变更、修改、补充的文件材料，单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材料都应随时归档。

24、无形资产指什么?

无形资产是指企业为生产商品、提供劳务、出租给他人或为管理目的而持有的、没有实物形态的非货币性长期资产。法定无形资产是指受法律保护的各种无形资产。如：专利权、商标权、著作权、土地使用权、特许权、租赁权等。非法定无形资产是不受专门法律保护的无形资产，如技术秘密、经营秘密、商誉、客户信息、存款客户、保险客户等。对于非法定无形资产必须在日常工作中采取严格的保密措施，防止无形资产的流失。这样就应建立无形资产档案。

25、如何建立和保存无形资产档案?

根据无形资产的定义，企业应对本单位的无形资产文件材料进行收集、整理，移交到档案室进行保管。

26、什么是电子文件?

是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

27、什么是归档电子文件?

具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

28、什么是逻辑归档?

在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位臵而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

29、什么是物理归档?

把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

30、电子文件归档的套数

电子文件归档至少要有3套，以确保信息的完整、安全、可靠，并且要异地保存。

31、电子文件的载体有什么要求?

对保存电子文件的载体要求其记录的数字信息能长期保存。如光盘、磁带、硬盘。软盘和各种存储卡等不允许作为长期保存的物理载体。

32、电子文件归档的同时纸质文件是否保存?

要保存。因为电子文件需要一定的电子设备读出来，因此一旦设备不能读出时仍需要从纸质文件上来阅读。所以纸质档案与电子文件要同时归档，确保档案的安全性。

33、企业是否执行《归档文件整理规则》?

企业过去一般按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T 11 822 2000)执行。国家档案局印发的《归档文件整

理规则》(DA／T22 2000)，是侧重于文书档案管理的行业标准。在档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《归档文件整理规则》，否则暂缓执行此标准。

根据《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，党群工作、行政管理作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，称为管理类。产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，按“卷”整理。

没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行《归档文件整理规则》，科技档案可执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》。 其他企业和事业单位参照上述方法执行。

辽宁省档案局经科处 二00六年四月十一日