一

礼宾次序常用的5种方法

1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。

2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。

1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。 3. 拟定来宾访问日程。 4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。 1. 提前约定。

2.通知对方有关事项。 性。

三

二 申请费用以及报销结算的步骤是:

制定计划的作用。 1、申请人提交费用申请报告或填写费1指明办公室工作所起的作用及所处的用申请表，详细说明需要经费的人员、地位 时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 2.指明组织为实现自己的目标而确定 2、该报告或该表必须经过组织确定的的主攻位置，所拥有的人、物、财力部授权人审核同意，并签字批准。 署的根据 3、一种情况是将获得批准的费用申请3.指明组织的活动方针和范围保证行报告或费用申请表提交财务部门，领取动目标一致 支票或现金借款；一种情况是先由申请4指明事务顺序先后安排 人垫付，完成商务工作。 5是一种主要控制手段和数量化财政计4、在进行商务工作中，无论是使用支划 票，还是使用现金，都要向对方索取相计划工作主要内容 应的#5@p，其内容中填写的时间、项目、1每一项工作的起始时间、阶段时间和费用等应与使用者实际用途相符。 最终期限 5、商务工作结束，申请人应将#5@p附2.每一项任务的数量和质量要求。 在“出差报销单”后面，并亲自签字提1.每一项任务所需费用和其他资源 交出纳部门，由出纳部门把先前领取的4.每一项任务所承担的人员及负责人。 现金数额和支出情况进行结算。如果是5.每一项任务完成情况的检查和监督。 先由申请人垫付的，在提交票据和“报会议讨论。

（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种： （1）听取会议筹备人员的汇报 1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。 3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查

3.准备工作. 4.迎接客人 4. 会见、会谈 6.送别客人 接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格；（2）日程安排； （3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数 （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费； （5）参观费；（6）其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 ①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。 ④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项。

1. 确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。

2. 确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。 5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。

开放式和封闭式办公室优缺点。

1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间

2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高 选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。 3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。 5.确定新的分配制度。 办公模式发生变化的原因 1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务 3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益

4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。

7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极

安全检查的主要内容及原则 1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报 2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。 4.对预测的突发事件制定应急方案 5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置 6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源 8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。 原则： 1加强领导 统一指挥 2.快速反应 控制事态发展 3以人为本 保护公众利益 4公开透明 面对公众。 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1.作为事故处理的一依据 2.作为安全教育的案例资料 3.便于应对各种赔偿案件 内容：1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人 办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序 1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。 2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。 便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。 采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支 付货款。 正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1.价格和费用 ⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格 ⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 ⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金 2.质量和交货 ⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商 ⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠 3.服务和位置 ⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 ⑵供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 ⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 ⑵比较供货商卖货手续及相关#5@p是否齐全，如查订货单，交货单等 ⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性 销凭单”后，方可返还现金。 6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 制定采购预算方案的程序和内容 1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案 2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式 合理调配和利用办公资源 1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。 2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记） 3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况） 四 会议筹备 1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性 3原则：严格时间 事项明确 会议必要 4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上 组织电话会议的方法 发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录 组织视频会议的方法 视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用 远程会议筹备方案特点 （1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 （2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 （3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。 2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。 4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。 5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备的检查

五

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员

2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法 1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间

3主题明确4鼓励和引导与会者 5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题

7掌握会议休息的时机 8适时结束会议

会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批

3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票

4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。 会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素 1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到

六

信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益

3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的

完整记录。 准确。 1）客人要在主人的带领下顺序入席 （3）寻找所存在问题和差距的原因 （2）登记分为两种类型； （1）起草该文件的秘书就内容进行自2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背（4）根据以上分析提出可行的改进方①总括登记，对存储信息按批分类登审 上，双手放在膝盖 案 记； （2）主观秘书进行初审 3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅（5）实施改进方案 ②个别登记，按信息存储顺序逐件登（3）如内容涉及部门较多，要进行会子上 10、改进办公事务的流程 记。 审 4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着（1）确定问题 （3）登记形式有两种：卡片式登记、（4）审核修改后，主要领导或主管领结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌（2）分析有关资料 薄册式登记。 导进行终审 子上，随女主人退席 （3）确定造成问题的可能的原因 编码： 4、拟订会议的应急方案 （4）餐具的使用方法与席间礼节 （4）提出可能的解决方案 （1）编码要求；编码结构应表示出信内容包括：会议举行过程中可能出现的1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要11、突发事件的预防措施 息的组成方式及关系。 问题（人员、场地、设备、资料、健康上桌 发生的事情是不可预见的或突然发生（2）编码步骤；分析所有预编的信息；与安全、行为等问题），出现问题时负2）吃鸡、虾、鱼的方法 的，并带来危险，需要立即采取应对措选择最佳的编码方法；确定数码的位数 责解决的会议工作人员。 3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾（3）编码的两种方法： （1）预测不可预知的情况 放入口中 病、炸弹威胁或恐慌。 ①顺序编码法，按信息发生的先后顺序（2）提前准备应对的备选方案 4）吃意大利面条的方法 （1）以书面形式确定紧急情况处理程或统一标准编码； （3）讨论会议紧急情况 5）吃水果的方法 序 ②分组编码法，利用十进位阿拉伯数（4）确定会议应急方案 6）喝咖啡或茶的方法 （2）根据书面程序，对所有工作人员字，按后续数字来分别信息的大、小类 5、提示会议按计划进行 7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘进行培训 提供档案利用的要求及方式 是根据会议目标的需要，在会议进行过内 （3）让所有人员了解有情况发生该如1要求：依法开展利用工具 主动及时程中创造与会议目标相适应的环境气8）进餐速度应该与大家一致 何疏散和急救员的姓名 开展利用工作 不断完善档案服务方式氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排9）谈话声音一定要轻 （4）实行紧急情况模拟演练 和手段 掌握本单位近期工作重点、重除外界对会议的干扰，从而引导决定、（5）西餐的饮酒礼仪 （5）明确各级管理人员在紧急情况下大活动据此开展档案利用工作 2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览 编写大事记的工作步骤和注意事项 1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事， 接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。 2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。 七 会议管理 1、会议筹备方案的拟订 内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。 作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。 （1）组建会议筹备委员会 （2）分成筹备小组 （3）形成筹备方案 （4）领导审核方案 2、会务检查工作程序 内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。 （1）开会检查的程序 1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查 2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3）召开协调会并在会上现场解决问题 4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实 （2）现场检查的程序 1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录 4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 3、会议文件审核工作程序 内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实决议、结论的形成。 （1）了解议题和议程 （2）准时宣布开会 （3）有效引导议题 6、处理会议突发事件的程序 （1）向领导报告 （2）启动会议应急方案 （3）实施应急方案 （4）必要时向公共应急机构请求支援 （5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通） 7、会议总结工作程序 内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。 （1）对会议征询意见，拟就工作总结稿 （2）向领导报告会议结论 （3）总结定稿 （4）印发 （5）归档 （6）组织全体工作人员进行总结 八 事务管理 1、礼宾次序确定步骤 亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。 （1）确定礼宾次序方案 （2）提前通知有关各方 （3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 2、安排涉外迎送工作程序 （1）确定迎候人员 （2）准备迎宾的物品 （3）见面讲究礼节 （4）送行前的拜访 （5）安排送行仪式 3、会见会谈工作程序 会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。 （1）约定 （2）通知对方有关事项 （3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排 （4）迎接客人 （5）会见、会谈 （6）送别客人 4、西餐礼仪 （1）赴宴前的准备 1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容 2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变 3）到别人家赴宴需要带礼物 4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装 5）要准时赴宴 （2）西餐的座次安排 主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐 （3）入席、退席礼节 1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡 2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上 5、招待会的礼仪 （1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复 （2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益 （3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗 6、不同办公模式的特点 （1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。 （2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工 （3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。 （4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。 （5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。 （6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。 （7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。 （8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。 7、选择办公模式的工作程序 （1）深入调查现有办公模式所面临的问题 （2）根据调查结果确定相应的新型办公模式 （3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度 （4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式 （5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失 8、设计办公室的工作程序 （1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求 （2）设计平面图 （3）选择办公家具、设施和装饰 （4）采光、温度和通风 9、改进办公事务工作程序 （1）定义一个需要加以分析和改进的流程 （2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价 所负的任务和职责 （6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况 （7）保证定期检查和更新设备 12、突发事件的应对措施 （1）准备清楚的书面紧急情况处理程序 （2）用这些程序培训所有人员 （3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序 （4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序 （5）明确员工在紧急情况下的职责 （6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员 （7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况 （8）保证定期检查和更新设备 13、处理突发事件的流程 （1）及早发现，马上报告，并保护好现场 （2）查找问题的原因 （3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会 14、上司交办事项督查的程序 直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作 （1）上司向有关督查人员授权转承催办 （2）很大一部分转交各有关人员具体承办 （3）有些又上司指导督查人员亲自承办 （4）转交办的事项要及时催办 （5）督办人员要对转交办事项深入的检查 （6）上司交办事项办理完毕 （7）办结回告 （8）对办结回告进行审查评估 （9）立卷和归档 15、制定工作计划的方法 （1）根据要求列出本团队要完成的所有任务 （2）区别重要的任务和紧急的任务 （3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序 （4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息 （5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求 （6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人 （7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表 （8）确保计划顺利实施 （9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理 16、制定工作计划的程序 （1）估量机会 （2）确定计划工作的目标 （3）确定计划工作的前提条件 （4）拟订可供选择的行动方案 （5）评价各种备选方案 （6）选择方案 （7）拟订分计划 （8）编制预算 17、制定承办期限规定的程序 企业接到客户或询问者的问题后处理

并回复的时间规定 是开发和直接提供档案，满足利用者的（1）调查本单位或组织在行政管理工档案需求的工作。 作方面有哪些行为需要做出时间期限（1）熟悉库藏 的规定 （2）分析利用需求 （2）时间期限适宜标准 （3）选择档案利用方式 （3）确定同一任务的不同承办周期 （4）获取档案 （4）确定同一任务紧急情况不同的承（5）提供档案 办周期 3、电子档案管理的工作程序 18、办公室工作评估的程序 在计算机系统中形成的具有查考利用实质上就是对办公室工作进行目标管价值的社会活动的原始记录。 理。它提高了管理工作效率，明确了组（1）电子档案的收集积累 织机构的建制，促进了员工承担责任，（2）电子档案的归档 有助于进行控制和监督工作。 （3）电子档案的保管 （1）建立一套完整的目标体系 （4）电子档案的利用 （2）制定目标 4、文书拟写 （3）组织实施 通告、通报、决定、请示批复函、招标（4）检查和评估 书、投标书、计划、总结、述职报告、定为“A级”，对有违反工商企业管理

法规行为的企业定为“B级”。

（4）缴纳年检费，发还营业执照。 2.外资企业年鉴程序:略 二、企业文化知识 （一）企业文化结构

现代企业文化由3个层次构成，即物质层、制度层和精神层。精神层是企业文化的核心层次。

（二）企业文化的特征与功能

1.企业文化的特征: ①独特性; ②普通性; ③可塑性

2.企业文化的功能:①激励功能;②导向功能;③约束功能;④凝聚功能; ⑤稳定功能;⑥辐射功能 （三）CIS策划

1.CIS的概念:CIS即企业形象识形象有助于企业在竞争中赢得优势 （三）企业公共关系危机管理 1.公共关系危机管理的原则公共关系危机管理应遵循预防第一、公众第一、公开第一和时间第一的原则。 2.企业公共关系危机的处理包括：①成立临时专门机构；②迅速隔离危机险境；③控制危机蔓延态势。 （2）积极处置危险

积极处置危机要遵循如下工作程序：①调查情况，收集信息；②辨识危机；③危机处理的基本对策。 来源:考试大-秘书资格考试

19、办公用品与设备的采购程序 （1）提出购买申请 （2）审批，落实经费 （3）招标，选择供应商 （4）签订供货合同 （5）货物入库 （6）支付货款 20、制定采购预算方案程序 （1）确定预算的核算基数 （2）进行市场调研 （3）确定采购产品的种类及型号价格 （4）编写预算方案 （5）征求意见，完善方案 21、办公资源管理程序 包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。 （1）了解本单位所有办公资源的基本情况 （2）对本单位所有办公资源进行分类管理 （3）对办公资源建档，记录应用情况 （4）定期进行数据分析 22、信息开发的主要形式 对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。 （1）剪报 （2）索引 （3）目录编制 （4）文摘 （5）信息资料册 （6）简讯 （7）调查报告 23、信息开发的程序 （1）确定主题 （2）分析信息材料 （3）选择信息开发方法 （4）选择开发信息的形式 （5）形成信息产品 24、信息利用的工作程序 通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。 （1）熟悉信息的内容 （2）确定利用需求 （3）确定信息利用服务的途径 （4）获取信息 （5）提供信息 25、信息反馈的工作程序 将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。 （1）明确目标 （2）选择信息反馈的方法 （3）获取反馈信息 （4）加工分析反馈信息 （5）传递反馈信息 （6）利用反馈信息 九 文书处理与拟写 1、文书审核的工作程序 对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。 （1）明确审核范围 （2）确定是否需要行文 （3）审核文书内容 （4）检查文字表达 （5）检查文件体式 （6）检查文书在处理程序上是否妥善完备 2、档案利用的工作程序 讲话稿、市场调查报告 以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。 一、 企业管理常识 （一） 企业创办程序 1．企业登记申请程序:①申请设立登记程序;②申请变更登记程序;申请注销登记程序

2.注册成立个人独资企业、合伙企业程序 第一步：咨询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《制定（委托）书》，同时准备相关材料。第二步：递交名称登记材料，领取《名称登记受理通知书》等待名称核准结果。 第三步：按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》，同时领取《企业设立登记申请书》，经营范围涉及前置审批的，办理相关审批手续。 第四步：递交申请材料，材料齐全后领取《受理通知书》。第五步：按《受理通知书》确定的日期交纳登记费并领取执照。 （二） 现代企业制度的基本内容和基本特征 1. 现代企业制度的基本内容:现代企业制度的主要内容包括3个方面：现代企业法人制度、现代企业组织制度和现代企业管理制度。 2. 现代企业制度的基本特征是：1.产权清晰；2.权责明确；3.政企分开；4.管理科学。 （三） 企业融资:略 （四） 企业年检常识 1. 内资企业年鉴程序 （1）企业领取、报送《年检报告书》和其他有关资料。 ①企业领取《年检报告书》;②《年检报告书》的填写要求;③企业申报年检须提交的材料 1）法人企业、个人独资及合伙企业需提交的材料 a．《年检报告书》。 b．营业执照副本。c.资产负债表、损益表。 d．经营范围中载明前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印件。 2）非法人分支机构、营业单位需提交的材料 a．《年检报告书》。 b．营业执照副本（外资分支机构无副本的提交正本）； c.加盖企业印章的隶属企业上一年度已年检的营业执照副本复印件或隶属机构主体资格证明复印书。d.经营范围中载前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印书。 3）外国（地区）企业承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外国保险公司分公司需提交的材料。 a.《年检报告书》。b．营业执照副本（无副本的提

交正本）。c.隶属机构的主题资格证明

复印书。 d．经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，加盖企业印章的相关许可证件、批准文件复印件。 （2）登记主管机关受理审核年检材料。（3）登记主管机关加贴年检标记或加盖年检戳记。 登记主管机关对和准通过年检的企业，在其营业执照上贴当年度通过年检的标记或加盖年检的戳记。年检标记分“A级”和“B级”两种。对遵守工商企业登记管理法规胃口良好的企业别，是企业形象的塑造过程，是企业管理的一项系统工程，也是企业的一项投资行为和企业经营战略的组成部分。根据企业形象的3个层次，企业形象识别系统（CIS）也相应地分为企业理念识别（MI）、企业行为识别（BI）和企业视觉识别（VI）3个层次。

2.CIS策划的原则:（1）全方位推进原则;（2）以公众为中心原则;（3）实事求是原则;4）求异创新原则;5）两个效益兼顾原则

三、企业的人事管理知识 （一）团体管理

一个真正高性能的团队要具备以下几个条件： 1.共同的愿景;2.队员之间有开放的交流;3.队员之间需要互相信任，互相尊重.4.在不同的领域，不同队员可做团队领导;5.要有高效的工作程序; 6.在团队内要求同存异;7.队员做事有共同的方法和工作流程 （二）人事档案管理制度 1.人事档案保管制度的基本内容:（1）归档制度;（2）核查制度;（3）保卫保密制度;（4）统计制度;（5）转递制度; 2.人事档案利用制度:档案利用包括查阅、外借和出具证明3个部分。人事档案的利用要遵循一定的程式。 （三）人员招聘与培训 1.人员招聘流程。人员招聘基本流程包括6个阶段：招聘计算阶段、招聘信息分布阶段、招聘测试阶段、人事决策阶段、职工入职阶段以及招聘的报告阶段。

2.人员招聘方式: 一般组织所采用的招聘方式可归结为三大类型，即笔试、面试和心理测试。

3.人员招聘原则: 人员招聘要遵守6个原则：①公开原则；②竞争原则； ③平等原则；④能级原则；⑤全面原则；⑥择优原则。

四、企业公共关系知识

（一）企业公共关系的基本特征、职能与原则

1.企业公共关系的基本特征:（1）以社会公众为工作对象;（2）以塑造形象为工作目标;（3）以传播沟通为工作方式;（4）以互惠互利为工作原则;（5）以真实诚恳为工作信条; （6）以注重长远为工作方针

2．企业公共关系的职能有：信息管理职能、参谋决策职能、媒介宣传职能、协调沟通职能和促进销售职能等。 3.企业公共关系的原则有真实信用原则、互惠互利原则、全员公关原则、为社会服务原则、科学指导原则和社会规范原则。

4.企业公共关系的工作程序: 企业公共关系工作程序可分为公共关系调查、公共关系计划、公共关系实施、公共关系效果评估4个阶段。其中调查研究作为公共关系活动的起点，对公共关系活动的实施及总体效果起着巨大的影响。

（二）企业公共关系形象

在市场经济条件下，良好的企业形象是企业重要的无形财富。它是企业生存发展的有利条件，对企业的生产经营具有不可或缺的功能和极其重要的作用。

1.良好的企业形象有助于企业的产品和服务赢得消费者的信赖;2.良好的企业形象有助于企业增强企业的凝聚力和吸引力。; 3.良好的企业形象有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视和帮助. 4.良好的企业