如何正确选用公文文种
要拟写一篇公文,我们首先就会遇到这样一个问题:如何选择一个合适的文种来行文?
? 对于公文文种的正确选用,国务院于20xx年x月x日发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中已有明确规定:公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
? 然而据笔者的实际工作经验,少数拟文人员在日常工作中,还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。为此,笔者结合一些比较典型的例子,作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列
? 根据《办法》的规定,目前行政机关的公文共有13种,分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。笔者曾遇到过这样一个例子:某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结,并拟行文上报给上级机关,标题为“(省略发文机关)关于20xx年×××情况的总结”。显然,将“总结”直接上报是不正确的。那么,我们遇到这种情况该如何处理呢?一般的处理方法是:选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中,因行文对象为上级机关,故该文可改为《关于报送20xx年×××情况总结的报告》(该稿还可直接改为《关于20xx年×××情况的报告》)。而当行文对象为不相隶属机关时,则可选用“函”来做“载体”。以下如《×××(发文机关)关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《(省略发文机关)关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××(发文机关)关于报送×××总结的函》、《×××(发文机关)关于报送20xx年度×××需求计划的函》、《×××(发文机关)关于报送〈××ב十一五’重点专项规划(草案)〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
? 由于牵涉到“报送”字样,这里需要提一下另外一个细节,参照《上海市人民政府办公厅关于发布〈上海市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》(沪府办发〔1996〕3号)第十一条中的规定:“正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的,不加附件说明,也不标注‘见附件’等字样”。(其他省市是否也有类似规定暂不详。)
二、文种选用应当严格遵守行文规则
关于这一点,笔者可为大家举一个例子:20xx年上半年,本市某区因申请建立某产业园区,以区政府名义向市政府某部门行文,在行文时选用了“请示”文种。根据《办法》的规定,“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准,
但根据一般常识,区政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系,由此不难判断,该区选用“请示”文种行文是不合适的。那么,作为市政府的一个部门,在收到这样不符合行文规则的来文时,应该如何处理呢?是否将错就错选用“批复”来回复“请示”呢?对此,《办法》中明确指出:“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文”。而“批复”则适用于“答复下级机关请示事项”,故类似上述例子可选用“函”来回复。在实际工作中,当发文机关需要向不相隶属机关行文时,一般都选用“函”来商洽工作询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
三、正确选用“意见”文种
对照国务院办公厅19xx年x月x日修订,发布的《国家行政机关公文处理办法》,“意见”是《办法》中新增加的文种,适用于对重要问题提出见解和处理办法。对于“意见”文种,《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔20xx〕1号)中有详细说明。其中,笔者认为以下几点对实际工作极为有用,在此作了一个简单整理:
1.“意见”既可用于上行文,也可用于下行文和平行文;2.“意见”作为上行文时,应按请示性公文的程序和要求办理,上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复;3.“意见”作为平行文时,所提出的意见供对方参考;
4.“意见”作为下行文时,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行。 在公文拟写过程中,如《关于报送对〈×××条例(征求意见稿)〉修改意见的函》,完全可改为《关于〈×××条例(征求意见稿)〉的修改意见》,还有如《关于报送对×××办法(送审稿)修改意见的函》、《关于报送对×××项目建议书审核意见的函》等,也完全可直接选用“意见”来行文。
常见公文的种类写作格式与范文公文的种类主要有13个文种包括1命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖…
公文写作一公文概论二公文种类1办公用文1通告2通知3报告4通报5请示6批复7会议纪要8函2常用文书1计划2总结3调查报告4述职报告…
常用的公文种类有一决议经会议讨论通过的重要决策事项用决议二决定对重要事项或重大行动作出安排用决定三公告向内外宣布重要事项或者法定事…
常用的公文种类决定通知通报报告请示函会议纪要决定的适用范围是什么主要有那些种类决定适用于对重大事项或者重大行动作出决策和安排奖励有…
第一节应用文书的概念与分类一应用文书应用文文书的概念二应用文书的分类私人文书应用文书行政公文通用公文公文13种事务文书备忘录请柬邀…
安全标准化自行评定工作总结安全标准化是预防事故、加强安全生产管理的重要基础,是贯彻实施《中华人民共和国安全生产法》、落实安全生产责…
研究生学习总结现代社会是一个学习型的社会,终身学习是每个人成才的必要途径。为提高自身的专业技能,创新理念和现代管理知识,促使在工作…
不知不觉中,大一结束了,迎来了大学的第一个暑假。应学校要求同时也为了提高自身能力,积累社会实践经验。我参加了班内组织的以“科学发展…
落叶飘,新年到。不知不觉,已经和小朋友们一起生活一学期了。从开学的哭哭闹闹,乱跑乱跳,到如今的说说笑笑,孩子们每一点进步都倾注了老…
**镇社会事务办20xx年工作总结20xx年,我镇社会事务工作在镇党委、政府的正确领导下,在市、县各职能部门的精心指导下,紧紧围绕…