办公室管理制度

一、办公室管理条例

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第二条 服务规范：

1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第三条 办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

第三章 责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

二、办公室物资管理条例

第一章 总则

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

第二章 物资分类

1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3.管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；

5.实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。

第三章 办公用品物资采购

1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。

2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1)定点：公司定大型超市进行物品采购。

2)定时：每月月初进行物品采购。

3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

第四章 物资领用管理

1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用

3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用

4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用

5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

第五章 公司物资借用

1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可

2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还

3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

第六章 附则

1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。

2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。

三、传真使用管理办法

(一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

(二)、使用范围

1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。

2.使用范围包括本地、国内、国际传真。

(三)、传真的接收管理

1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

3.公司传真机应随时处地开机接由状态。

(四)、传真的发送管理

1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3.传真原件留存行政部。

(五)、附则

传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

四、公司值班管理条例

一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。

二、管理体制

1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；

2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。

三、管理要点和内容

(一).员工值日。

1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；

2.一般以工作时间为责任时间；

3.值班要点：

1).巡察办公场所保洁情况；

2).电话记录、处理、转送；

3).领导交办任务。

(二).部门主管值班

1.目的：以公司业务工作为主；

2.一般以下班时间或节假日为值班时间；

3.值班要点：

1).接待下班后来客；

2).处理未完成工作；

3).处置下班后的突发、紧急事件；

4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；

5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；

6).值班人员要按规定准确填写值班日志。

四.值班规定

1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；

2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；

3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；

4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；

5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；

6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

五.接听值班电话应注意：

1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；

2.使用语言文明，切忌粗声粗气；

3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；

4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；

5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；

6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；

7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；

8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。

 

第二篇：企业及公司日常办公室管理制度大全

第一章 管理大纲

为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。

第一条 公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制

度和决定。

第二条 公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉

或破坏公司发展的事情。

第三条 公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员

工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管

理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和

提高经济效益。

第四条 公司提倡全体员工努力学习业务知识和行政管理常识，

努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作

风硬、业务强、服务水平优秀的员工队伍。

第五条 公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

第六条 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，公司推行

岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出

贡献者予以表彰、奖励。

第七条 公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉 1

行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济，

发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向

心力。

第八条 员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规

章制度的行为，都要予以追究。

第二章 员工守则

一、 遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。

二、 服从领导，关心下属，团结互助。

三、 爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。

四、 勤于学习，注重沟通，精通业务。

五、 积极进取，勇于开拓，求实创新。

六、 诚实守信，敬职爱岗，勇于承担工作责任。

第三章 服务规范

一、服务礼仪：仪表整洁、姿态标准。

二、微笑服务：笑容和蔼、亲切礼貌。

三、服务用语：用语规范、音量适中、语气温和。

四、电话接听：礼貌、用语标准。

五、服务精神：关注顾客的喜好、关注顾客的感受、关注顾客的 2

疑惑，用心去服务！

第三章 行政管理

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。

电脑管理规定

一、项目部及办公室人员需遵守公司的保密规定，输入电脑的信

息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。

二、项目部及办公室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出

信息，为领导和有关部门决策提供信息资料。（ 采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。）

三、信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不

得将信息载体带出公司。

四、店铺及办公室人员应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各

种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维 3

修，以免影响工作。

五、严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无

关事。如有违犯，发现一次按迟到一次处理，执行迟到相关的罚款制度。

六、公司内部电脑禁止非公司人员使用。

办公用品领用规定

一、公司各部门及各项目部所需的办公用品，由办公室统一购置，

各部门按实际需要领用。

二、办公用品每月领用一次，使用公司专用的表格，由办公室统

一登记备案。

三、办公室用品用能用于办公，不得移作他用或私用。

四、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止

贪污，努力降低消耗、费用。

五、购置日常办公用品或报销正常办公费用，由公司主管审批，

购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

电话使用规定

一、公司电话为办公配备，原则上只得用于办公。

二、禁止员工为私事打电话。违者除补交电话费外，给予罚款处 4

理。确有急事者除外。

三、联系业务时应尽量控制通话时间，降低费用。

四、各项目部月电话费用不得超过限额，超出部分由项目部均摊。

第四章 人事管理

进一步完善人事管理制度，根据国家有关劳动人事法规、政策及公司章程之规定，制定本制度。

公司员工的聘用管理

一、 新进人员经公司录用开始上班日起，前三个月为试用考核期

经试用合格者将转正，享有公司的一切待遇。

二、 考核期间业绩表现优良者，经主管核报后，可申请提前转正，

但试用期不得低于一个月；若考核成绩太差，且无改进之意

者，可予直接解聘。

三、 转正后须办理正式入职手续：

第一项：填写员工资料卡

第二项：缴履历表及身份证复印件一份，近照两张。 第三项：请领员工手册，并实施入职教育。

第四项：确认该职务引导人。

四、 新进人员自上班日起七天内为新人培训期，若无故离职者， 5

不得向公司申请任何薪资及费用。

五、 新人在考核试用期三个月内，以个人考核表现，通过后再予

调整薪资。

六、 七日内实施新人在职教育，熟练掌握公司管理制度及部门奖

金条例，结束教育者必须在相关规章制度签名处签名，始即生效。

七、 未经部门主管许可，未经请假手续而擅自不上培训班者，视

同旷工，三日以上且无正当理由者予以开除。

员工的离职管理

一、 若因工作环境不适或因其他个人因素而想自行离职者：

1、在三个月试用期内提出离职，须提前15天以书面上报

公司，否则以15天薪水相抵，补偿公司损失。

2、到职满三个月以上，已转正后若须辞职者，须提前一

个月以书面上报公司，否则以一个月薪水相抵，补偿

公司损失。

3、工作在一年以上的员工提出离职时，须提前一个月以

书面上报公司核准，未经核准而自行离职者，自愿放

弃上月薪资及任何工作奖金。

4、离职者已享受年度福利如年假等，将予以扣除。

二、 员工办理任何请辞时，须先行填写公司统一制式“书面辞职 6

报告”，否则不予办理。经主管领导核准，本岗位交接完毕后，签署方可离职。

三、 员工在自动离职或请辞期间内，因职务交接不清，或手续不

全而导致公司资金及财物上有所损失，须负赔偿责任。

四、 已请辞员工在待退期间，若在公司表现恶劣，或影响公司其

他人员或公然破坏公司制度者，可予以直接开除。

五、 离职员工交接重点：

第一项：个人职责所属资产列报表，清点移交予接管人员。 第二项：原服务客户各项余额，资料档案及后续服务重点移交。

第三项：个人所负责之各项本册移交。

第四项：呈报手中未完成的客户单予会计查核。

第五项：所在负责项目部、部门相关资料移交。

注：员工办理离职手续完成后，到离职前，若取消去意仍可继续恢复工作。

员工的辞退管理

公司对有下列行为之一者，给予辞退：

1、 一年内记过三次者；

2、 连续旷工三日或全年累记超过六日者；

3、 营私舞弊、挪用公款、收受贿赂；

7

4、 工作疏忽，贻误要务、致使企业蒙受重大损失者；

5、 违抗命令或擅离职守，情节重大者；

6、 仿效领导签字、盗用印信或涂改公司文件者；

7、 因破坏、窃取、毁弃、隐匿公司设施、资材制品及文书等行

为，致使公司业务遭受损失者；

8、 品行不端、行为不简，屡劝不改者；

9、 擅自离职为其他单位工作者；

10、 违背国家法令或公司规章情节严重者；

11、 泄漏业务上的秘密情节严重者；

12、 办事不力、疏忽职守，且有具体事实情节重大者；

13、 本公司认为不能再从事工作者，或因员工对所从事的工作，

虽无过失，但不能胜任者；

14、 年终考核成绩不合格，经考察试用不合格者；

15、 因公司业务紧缩须减少一部分员工时；

16、 员工在试用期内经发现不符合录用条件者；

17、 由于其他类似原因或业务上之必要者。

员工请休假制度

一、 公司全体员工请假必须事先申请，经批准后方可休假，并取消全勤奖；特殊情况酌情另定。

二、 非有重大事故，事假每月不得超过二天，休假扣除当日薪资。

四、 一般事假应于两天前请妥（急事经核准则例外），请假时必 8

须填妥规定制式请假单及部门领导签名。

五、 请假未准而私自休假者，以旷工论处，每旷职一日扣除双日

薪资外，并取消全勤奖。

六、 公司上班时间内，非有重要事故，不得临时请假超过2小时以上，否则扣全日薪资。

七、 请任何病假皆须职业医生开具证明，并在48小时内回报公

司，否则以事假论处。2日内公司皆全薪付给，2日后暂停

正薪部分，并留职备核，待正常上班后开始恢复正常。

八、 轻微病假可商请部门经理核准，经批准后方可休假。

九、 员工怀孕后，可申请产假，年资、福利及年假直接累进计算，

不予扣除。

十、公司会议不定期举行，一定会提前公告通知，全员参加。旷

会按旷工论处，迟到按正常上班迟到条例处罚。

第五章 考勤管理

总则

本考勤制度为确保公司进行有秩序的经营管理而制定；

一、出勤

工作时间：公司部8:00—18:00，1、 各部门职员须按以下时间出勤：

因季节变化需调整工作时间的，由公司另行通知。

2、签到：公司全体员工采取“登记到岗时间”办法考勤。

3、外出：员工外出必须在“外出登记表”上登记，未登记的视为

旷工一天处理。严禁代登记，如若发现，双方均按旷工违纪处 9

理。

4、迟到：每天上午上班前打考勤， 10分钟以后算迟到，30分钟

后（不包括30分钟）到公司的列为旷工半天，过半天未到的为旷工一天。特殊时间以公司通知为准。

5、早退：每天下午下班时考勤后离开，下班前无故离岗者或未签

退者均视为早退，特殊原因需提前向部门经理说明。

二、请假

1、 员工若早上有事不能直接到公司，应在前一日向部门经理请

假或在当日上午上班前用适当方法向部门经理请假，否则视为旷工处理。

2、员工当日上午请假的，负责人批准后并进行请假登记，未在上

班前登记者请假无效，拒绝电话请假，特殊原因需出示证明。

3、上班时间外出办事须填写“外出登记表”。超过规定上班时间

到岗被视为迟到。

4、员工因公需出差时，在部门经理批准的情况下，由部门经理登

记考勤，否则视为旷工处理。

5、任何类别的请假都需填写公司制式“请假条”，经部门经理事

前批准，并进行登记。如有紧急情况，不能事先请假的，在上班当日补办手续，否则以旷工计。

6、请假时间在半天内的（包括半天）视为请假半天，超过半天的

视为请假一天，按个人本月日工资标准由财务核扣工资。 （月基本工资÷月实际天数 = 本月日工资）

10

三、迟到、早退

1、迟到：上班开始至10分钟之内未到者视为迟到；30分钟后（不

包括30分钟）视为旷工处理。（由于公司考虑到可能有些员工住宿比较远，可能会出现偶尔堵车，因此每月允许迟到3次，但时间不能超过30分钟，超出3次视为迟到处理） 迟到考核5元/次。

3、早退：提前30分钟之内下班视为早退，提前30分钟以上下班

视为旷工，按旷工一天处理。如有特殊情况需由主管领导批准并上报公司。

早退考核10元/次。

四、旷工

1 、旷工：按正常工资的两倍核算扣旷工工资。（本月日工资×2×旷工天数 = 旷工处罚款）

2 、部门主管安排加班,未执行者按照旷工处理，特殊情况除外。

3、 公司集体活动未参加，或请假未批准，按照旷工处理。 5 、公司安排例会，无故缺席，按照旷工处理。

五、加班

1、公司不鼓励加班，确实需要加班，由公司统一管理，主管签字

确认生效。未经安排或主管未确认的，不计算加班。

2、 加班按照每小时5.7元给予补偿，不满一小时不算加班。（加 11

班时间×5.7元=加班费用）

3 、正常上班时间未完成本职工作，需延长工作时间，不计算加班。

4 、公司会议、集体活动等不计算加班。

5 、员工自身原因,自主要求加班,不做加班处理。

六、考勤统计

1、每月考勤时间：本月1号至本月最后一日。

2、有以下情况之一者，扣除当月全勤奖：

①全月累计迟到5次者（包括给予的3次提醒机会）。

②除规定休假外，请假1天者以上者（包括1天）。

③月度旷工1次者（包括1次）。

3、月度全勤奖励为50元。

4、对考勤的记录办法由公司每月按本规定，结合系统考勤记录、

部门的记录、每日考勤签到∕签退记录、每日外出登记记录等来进行制月度考勤表，并报财务处理；

员工晋级管理条例

晋级需要具备以下标准:

1. 正式录用，在本岗位工作满3个月，各项工作表现优异者。 12

2. 由部门主管提出申请，公司领导核实批准。

3. 申请期间内无不良违纪记录，如迟到、旷工等；无任何客

户投诉记录。

4. 申请期间内各项考核均为优良。

5. 参加了公司相应级别的培训课程，并且考核优良。

6. 申请期间连续三个月完成销售任务。

7. 申请晋级员工需在公司有完备档案记录。

8. 考核较差者公司有权辞退或给予人民币100元处罚。

第六章 工资及福利制度

员工薪酬管理条例

1. 普通员工工资=基本工资+5险1金 +奖金

2. 员工基本工资：

1) 初级基本薪资为1000元/月

2) 中级基本薪资为1200元/月

3) 高级基本薪资为1500元/月

3. 管理人员基本工资：

1） 初级基本工资为1300元/月

2） 中级基本工资为1500元/月

3） 高级基本工资为1800元/月

4. 全勤奖励50元，其它奖励参照相关条例。

13 一、

第六章 奖惩制度

第一节 总则

第一条 为严明纪律，奖惩分明，提高员工工作积极性，提高工作

效率和经济效率，特制订本制度。

第二条 对员工的奖惩实行以精神鼓励和思想教育为主、经济奖惩为辅的原则。

第三条 本制度适于公司全体办公室员工。

第二节 处罚

员工有违反公司上文提到的行政管理、人事管理、考勤管理规定者，严格按相关规定给予相应处罚。

第三节 奖励

公司设立以下奖励方法：

1.大会表扬；

2.奖金奖励；

测评方法

每个月由总经理、各部门经理、及相关人员依据各项评测标准对办公室人员做出评价，对各项工作执行优异的员工，应当给予相 14

应奖励。

15