一、目的

为规范采购部材料设备供应商管理、材料设备进场检验、结算、库房管理工作程序，明确各部门相互工作关系，确保为工程、材料设备采购供应商信息满足工程建设需要，制定本办法。

二、适用范围

本制度适用于公司本办法适用于工程类供应商（包括总承包商、专业分包商、设备材料供应商）和服务类供应商（包括监理、勘察、设计等）的信息库建立及管理工作。甲供材料订货、催收、到场、验收，以及甲供材料设备验收合格入库、出库、盘点的作业指引。

三、职责

（一）本部门职责

1.采购部

1.1负责供应商信息库收集、审查、建立，组织相关部门实地考察和评审，并对供应商进行分级管理；

1.2负责提出材料、设备采购分析建议，并提出对应的供应管理方式。并根据已确定采购立项单，进行材料设备采购信息库供应商信息的提供。

1.3负责组织针对已合作单位合约部的履约审。不断更新完善信息库，定期评选战略性合作单位，备档详细企业及产品信息。

1.4负责。组织进场验收和重要材料设备的验收，负责不合格材料、设备退换货处理；

1.5负责办理甲供材料设备采购结算手续。

1.6负责库房管理工作。

（二）配合部门职责

1.工程部

1.1协同采购部做好施工单位、材料及设备供应商推荐，考察；

1.2提请所需招标采购的工程、材料、设备项，作为采购部信息库建立基础名目依据；

1.3负责归口管理业务范围内的供应商资格初选技术条件制定、评审、考察。

1.4协同采购部组织施工单位、监理单位进行材料及设备验收；

1.5对所需使用的材料设备签署出库单；

1.6负责出库产品的核实及验收；.  

2.成本造价部

2.1负责审批《年度甲供材料采购计划》；

2.2负责计划外甲供材料设备招标采购的成本预算、造价方式等经济条款的制定，评审；

2.3协同采购部做好施工单位、材料及设备供应商推荐及考察、评审；

2.4协同采购部进行材料、设备检验、验收，并签署意见。成本造价部审核材料设备的数量及协同检验，检查调试结果，以及承担其他专业相关的检验职责；

2.5协同采购部定期进行材料、设备的盘点查验

3.合约部

3.1确定采购立项；

3.2负责对采购立项中采购部提供的供应商进行再次资格审核；

3.3负责供应商履约监督、履约评审组织，提供采购部供应商更新信息；

3.4协同采购部做好施工单位、材料及设备供应商推荐及考察、评审；

3.5负责审核供应商到货情况、所到货物质量、数量等是否符合合同要求所约定，协同检验、检查验收、调试结果并签署意见；

3.6协同采购部定期进行材料、设备的盘点查验

4.设计部

4.1负责审批《年度甲供材料采购计划》，审核采购产品型号、规格等设计的技术参数等；

4.2协同采购部做好施工单位、材料及设备供应商推荐及考察、评审；

4.3设计部检验设备、材料是否符合设计要求及规范，产品的合格性等专业相关检验。

四、   内容

1.采购供应商信息库建立及管理

1.1供应商分级分类管理

供应商按分级分类原则进行管理，由采购部归口管理。

1.2供应商资格初审

供应商资格必须符合公司规定的供应商资格初选条件。供应商信息收集与初审。采购部应通过各种渠道，广泛收集供应商信息，建立扩充供应商信息库。

1.3、供应商实地考察

资格初选要求对施工、材料设备供应商进行实地考察，参与考察的人员必须由包括业务需求部门和成本管理部等的3人以上组成，施工单位考察需要成本控制部、合约部、设计部、财务部、工程部共同参与考察。并将考察合格的供应商及详细资料报主管领导审核。

1.4供应商信息库建立

对供应商实地考察合格的单位作为备选单位建立供应商信息库；后期收集的供应商经过资格初审，实地考察可进入信息库作为供应商备选。

1.5、邀请招标的目标供应商的选择与评审

1.5.1入围供应商确定

合作供应商的选择方式主要是邀请招标，需要采购招标时，投标单位必须是确定的邀请招标的目标供应商。根据需求项，由采购部推荐，合约部采纳进入招标管理程序。

1.5.2投标单位评审

投标单位评审应在招标、采购结束后，对参标单位本次采购过程的表现及配合情况由合约部汇总的各部门考评意见形成具体的评审记录，登记入信息库；

1.6、履约评审

在合同履行完毕（除保修部分内容）后，由合约部组织工程、成本、设计、合约部等相关专业管理人员根据各自职责对合作供应商的技术、质量、交货/工期、服务和管理水平等方面进行综合评价，以各方签字认可的、领导最终审批的《供应商履约评审表》，根据具体评审意见，更新信息库内容，作为供应商分类管理、备选合作的依据。

1.7、维保评审

保修期满之后，由物管公司评审供应商保修服务及配合质量，具体意见经主管领导审核，公司领导批准，反馈至采购部，更新信息库内供应商信息。

1.8、供应商的关系维系及冲突管理

供应商的日常管理由采购部进行；及时掌握供应商的现状、发展动态等信息。采购部定期保持合作供应商沟通。建立合作供应商跟踪制度，问题跟踪管理，加强与战略合作伙伴的沟通和了解、履约评审跟踪。

1.9供应商违规处理

在采购或合同履约过程中，供应商有违规违法行为应将其列入供应商黑名单，给予取消合作资格五年或直至永久资格的处罚，违规情节极其严重触犯法律的，应采取法律手段予以解决。

2.设备材料进场检验及付款结算

2.1货物到场验收管理

2.1.1货物催缴，通知验收：采购部应组织工程部与施工单位沟通货物进场日期，要求供应商按照要求完成货物到场，并通知相关部门、施工单位及监理到场验收。　　

2.1.2材料、设备进场验收：采购部组织相关部门遵照相关规范规定，按照设备材料进场验收程序检验。进口材料、设备进场时，应确保质量证明文件符合国家有关规定。如不能提供对应的合格产品及证明，需进行退换货处理。

2.1.3  材料、设备封样及核对：可以提供样品的材料及设备，采购部应按照相关技术标准对进场材料、设备进行封样，现场封存。供应商提供的产品运到施工现场后，报验时对封样与到场产品进行比对，并核量。设备验收需要现场调试，并留存调试记录及设备维修保证证明文件。　

2.1.4 材料设备进场，各部门及施工单位、监理单位检验合格后，需签字认可，文档留存，采购部需对检验情况录入信息库备档。

2.1.5 未能合格通过检验、验收的材料、设备，应该拒绝验收，由采购部协调供应商退换货处理，未能按合同进行供货及退换货处理的，采购部协调合约部进行违约处理。如需更换供应商，经领导审批后，采购部及时提请合约部重新进行材料、设备采购、招标。

2.2材料设备付款及结算

3、 

4、 

a) 

对材料设备，供货单位依据合同约定办理付款及结算手续。最终尾款的结算需验收完毕后，提供各方签字的验收单，采购部方可受理供货单位的付款申请。

3.库房管理

3.1入库

验收合格的材料设备，以及封存的样品，进行分类存库，根据供应商的发货单及时办理入库手续，建立库房管理台帐，入库单一联作为资产盘点及付款依据需提交财务部。入库物资按照分类堆放，按规格排列，整齐堆码，保持库容整洁。对易燃、易爆、易碎、有毒的物资要据其特点单独存放，并做好标识，做好库房的防火、防盗、防潮工作，如发生丢失、损坏、不合格等情况要及时上报。

3.2 出库

根据各部门物资申请计划，按材料规格、名称、数量开具出库单，出库单领用方签字认可后方可发料，出库单一联作为资产盘点及付款依据需提交财务部。做好物资出库管理工作；尽量做零库存管理，所采购的材料设备收货、验收入库后尽量出库进入现场的；材料、设备样品妥善管理，供应单位领回的，需在出库单内签字认可，并退还样品收取凭证。

3.3 废旧物资处理

长期使用所产生的废旧材料、设备统一归类存放，可以回收再利用的，可以根据物资需求统一调配使用，不能再利用的物资，需定期盘点后，报废旧物资处理申请至公司领导，批准后进行询价处理；废旧物资建立台账，登记来源，使用部位，年份，使用年限，材料及设备规格型号等内容，废旧物资原使用部门经办人需要签字确认。

3.4货物盘点清算

定期进行库房盘点，核对数量和对应材料、设备。查询可使用状态。采购部组织成本部、合约部、财务部共同参与盘点，定期清算存库的材料及设备，保证物资成本控制。

五、罚则

1.为规范供应商管理、设备材料检验、库房管理的严肃性，杜绝供应商管理中的不公平现象，强调各部门责任感，明确各部门职责，对违反本规定的行为将按照公司相关规定进行处理。

2. 各部门对其所承担职责负责，因相关部门原因造成损失的，由对应违规部门负责。以上情形因部门责任对公司经营造成损失，公司将视情节严重情况，依制度进行相应处罚。

3. 供应商管理、材料设备检验、库房管理，相关部门成员应当客观、公正地履行职务，遵守职业道德，对所提出的评审意见、检验签认承担个人责任。因参与人员或相关部门人员在供应商管理过程中相互串通，徇私舞弊、滥用职权或者玩忽职守，收受供应商的财物或者其他好处等行为，造成企业经营损失或引起其他不良后果的，视情节严重情况，由违规者承担经济赔偿及相关责任。对于构成犯罪的，将移交司法机关，依法追究刑事责任。

七、附则

1.本制度实施细则旨在加强供应商信息库及管理、设备材料检验进场、库房管理作业规范，梳理业务流程，明确各部门职责权限，提高供应商质量，公平公正的进行相关业务开展，促进工程造价和生产运行成本管理支持，提高公司效益，杜绝供应商造成损失隐患。

2.本制度实施细则由采购部制定并负责解释，公司批准后发布执行。

六、附件

附件一：《供应商实地考察评分表》

附件二：《合作单位信息库模板》

附件三：《甲供材料验收单》

 

第二篇：采购部业务流程优化与管理制度

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采购业务流程及管理制度

第一条 采购部门的划分

1．工程材料采购：由采购部门负责办理。

2．日常办公用品采购：由办公室配合采购部门负责办理。

3、销售部采购物品：由销售部门配合采购部门负责办理。

3．对于重要材料的采购：必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条 采购作业方式

一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

第三条 采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

第四条 询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行招投标，由招标委员会按照投标程序进行公开或非公开招标工作，特殊项目（如涉及资金非常小不适合招投标项目，特殊材料已经确定品牌的项目）进行产品的书面比价，经招标委员会分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

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(四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第五条 审核及批准

凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。

第六条 订购

(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。

(二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。 第七条 价格复核与市场行情资料提供

1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 第八条 质量复核

采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。

第九条 异常处理

审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。