办公室管理制度范本

规章概述 办公室是公司的重要的综合管理部门，有的称为办公厅，有的称为综合部，有的称为行政管理部，有的叫做秘书处，等等。名称虽然不同，但职能基本差不多，都是公司的行政事务的综合协调部门。归纳起来，办公室的职责主要是三个方面：一是协调公司内部各部门之间的行政关系，为各部门的生产经营活动提供相应的服务；二是对外代表公司处理相关行政事务，是宣传公司、推广公司的重要的部门；三是领导的助手和参谋，对行政指令起到上传下达的作用。办公室不仅是公司形象的体现，也是公司管理水平的体现。因此，加强对办公室事务的管理，是公司管理的基础工作。

办公室工作千头万绪，涉及公司的方方面面，文书档案通常是办公室必管的内容；机关财务、后勤服务有的是办公室的工作内容，有的可能有独立的机构负责；为公司高级管理人员提供工作服务条件，比如车辆的安排、秘书、生活接待等也是办公室的职责。因此，办公室管理制度是综合性的，机关的全部可能都是它的工作范围。各公司要根据本公司的办公室的职责、权限，制定相应的系列管理办法，以便于做好办公室的管理工作。

（二）主要内容

办公室管理制度的主要内容，一般要通过若干独立的规章制度反映出来。从通常的办公室的职能考虑，主要管理办法有以下几个方面：

1．办公室管理办法；

2．办公室主任岗位责任管理办法；

3．值班室管理办法；

4．值班管理办法；

5．公司图书管理办法；

6．公司电算中心管理办法；

7．计算机安全管理办法；

8．公司卫生、安全管理办法等。

（三）制作要求 制定办公室管理制度要求根据不同岗位做出相应的规范性要求，力求使每个员工都能按照规范的要求履行各自的职责，保证公司的办公活动正常、顺利地开展。由于不同岗位的要求不同，所以通常不可能用一部统一的规章约束各个方面的工作，因此，实际操作中，可以由各个部门根据各自的职责范围提出相应的管理办法，然后汇编起来供员工遵守执行。

（四）范本

格式一________公司办公室管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制定本办法。

2．办公室主任对办公室管理负有直接的责任。

3．本办法所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

4．档案管理

（说明：写明档案管理的基本要求、职责、责任等）

5．印鉴管理

（说明：写明印鉴的刻制、使用、保管等内容）

6．公文打印管理

（说明：写明公文打印管理的程序、印刷质量等内容）

7．用品管理

（说明：写明用品管理的原则、人员、程序等）

8．库房管理

（说明：写明库房保管人的权限、职责、安全防火防盗等）

9．报刊及邮发管理

（说明：写明相关的要求）

10．办公室接待事务管理

（说明：写明接待的标准等内容）

11．办公室对外联络

（说明：写明对外联络的批准程序、费用的审批等）

12．办公室其他事务的管理

13．办公室卫生管理

13．1办公室负责保持全公司公共场所的整洁、卫生，定期打扫； 13．2公司领导的办公室的卫生由后勤办负责；

13．3办公室应定期组织开展全公司的卫生检查，保持良好的办公条件。

14．办公室各部门可根据本办法制定相应的工作细则和岗位责任。

15．本办法自发布之日起施行。

格式二________公司办公室主任工作责任管理办法 年 月 日（ ）办字第 号 1．办公室主任应当负责督促、检查行政部门对国家的方针政策、上级指示和经理办公会议决定的贯彻执行。 2．定期组织收集、分析、综合公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向董事长、总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。

3．根据总经理提出的指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。

4．负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。

5．组织起草总公司文件（对各职能科室以公司名义起草的文件负责审核），做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。 6．组织做好公司印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写公司大事记。

7．会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。

8．组织做好来客接待和车辆的管理工作。

9．指导做好电话话务与机线维修工作。 10．根据总经理提出的方针目标要求，及时编制本室方针目标，并组织检查、诊断、落实。 11．负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。

12．负责完成总经理临时交办的各项任务。

13．办公室主任职权

13．1有权向公司各部门索取必要的资料和情况；

13．2对公司经理会议决议和经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促； 13．3有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务； 13．4有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作； 13．5有权按公司的指示协调各部门之间的工作关系；

13．6有权安排调度车辆的使用；

13．7对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权； 13．8对不符合上级规定或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放；

13．9对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力；

13．10有权根据公司总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。

14．办公室主任职责 14．1对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责；

14．2对公司行文发生差错、收集与整理的资料失实造成严重后果负责； 14．3对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责； 14．4对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象，影响工作负责；

14．5对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责； 14．6对所属服务工作质量差，造成不良影响负责；

14．7对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责； 14．8对未及时根据公司方针目标要求编制好本室方针目标以及未及时检查、诊断和落实负责。

15．本办法自发布之日起施行。

格式三________公司值班室管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。

2．熟悉业务，认真钻研，提高业务水平，文明值班，积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。 3．重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。

4．加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。

5．维护好室内秩序，做到整洁卫生，禁止在工作时间大声喧哗，无关人员不得随便进入该室。爱护公物，杜绝浪费。

6．坚持批评与自我批评，团结互助，互相尊重。 7．遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。 8．按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。

9．本办法自公布之日起施行。

格式四________公司值班管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．为完善值班管理制度，做好值班工作，制定本办法。 2．公司于节假日及工作时间以外办理一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派员工值班处理下列事项：

2．1临时发生事件及各项必要措施；

2．2指挥监督保安人员及值勤工人；

2．3预防灾害、盗窃及其他危机事项；

2．4随时注意安全措施与公务保密；

2．5公司交办的各项事宜。

3．本公司员工值班，其时间规定如下：

3．1自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。 3．2例假日：日班上午8时起至下午5时止（可随办公时间的变更而变更）；夜班下午5时半起至次日上午8时止。

4．员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。并应配置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。

5．值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。 6．值班员工遇有事情发生可先行处理，事后再行报告。如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。

7．值班员工收到电文应分别依下列方式处理：

7．1属于职权范围内的可即时处理；

7．2非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理；

7．3密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导； 7．4值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。

8．值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。

9．值班员工在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分；因情节严重造成损失者，从重论处。

10．值班员工因病和其他原因不能值班的，应先行请假或请其他员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。

11．本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。

12．本办法自发布之日起施行。

格式五________公司前台值班管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．本办法适用于公司前台接待工作。

2．前台及各楼层值班人员，统称值班员。

3．值班员上班须着工作装、化淡妆。

4．值班员要按以下程序工作：8时15分到公司，穿工作服，检查打卡机，8时30分收卡。由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。

5．值班员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来访高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。

6．各楼层的值班员，应视本楼层的具体情况，参照前台的工作程序做好工作。值班员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。

7．会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水。会议结束后，立即清理会议室。

8．值班员应推迟30分钟下班，各楼层值班员下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知前台。当天值班的前台值班员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。

9．值班员违反本办法或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或处________元以上________元以下罚款；屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。

10．本办法自发布之日起施行。

格式六________公司电算中心管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．为了维护公司电算中心工作秩序，做好电脑保密工作，制定本办法。 2．本办法适用公司电算中心及其员工。各部门应当参照本办法，制定本部门的电脑管理细则，报总公司电算中心备案。

3．电算中心员工应遵守公司的保密规定，禁止非电算中心人员进入电算中心。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。

4．电算中心员工必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息，为集团领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。

5．信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电算中心。 6．电算中心员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

7．电算中心应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报财务部。 8．严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。 9．电算中心设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则造成设备损坏的应照价赔偿。

10．本办法自发布之日起施行。

格式七________公司计算机安全管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．总则 为加强对公司计算机的安全管理，防止泄密，维护公司利益，制定本办法。

2．适用范围

本办法涉及的计算机设备，包括电算中心计算机设备及由电算中心负责安装在其他部门或单位的计算机设备。

3．病毒防护要求

3．1装有软驱的微机一律不得入网； 3．2对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档；

3．3对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电算中心负责； 3．4任何计算机需安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后，由电算中心负责安装；

3．5所有计算机不得安装游戏软件； 3．6数据的备份由相关专业负责人管理，备份用的软盘由专业负责人提供；

3．7软盘在使用前，必须确保无病毒；

3．8使用人在离开前应退出系统并关机；

3．9任何人未经保管人同意，不得使用他人的计算机；

4．病毒防范措施 4．1由电算中心指定专人负责电算中心管辖范围内所有计算机的病毒检测和清理工作； 4．2由电算中心起草防病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报电算中心经理批准后实施； 4．3由各专业负责人和电算中心的专人，根据上述作业计划按时（每周最少一次）进行检测工作，并填写检测记录；

4．4由电算中心经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督。

5．硬件保护及保养要求 5．1除电算中心负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关的设备；

5．2硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施； 5．3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原； 5．4要求各专业负责人认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任； 5．5要求各专业负责人采取必要措施，确保所用的计算机及外设始终处于整洁和良好的状态；

5．6所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁；

5．7对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电保护电源。

6．硬件防范措施 6．1各单位所辖计算机的使用、清洗和保养工作，由相应专业负责人负责。 6．2各专业负责人必须经常检查所辖计算机及外设的状况，及时发现和解决问题。

7．奖惩办法

由于计算机设备已逐步成为我们工作中必不可少的重要工具，因此，电算中心决定将计算机的管理纳入对各专业负责人的考核范围，并将严格实行。

7．1凡是有下列情况之一的，除责令纠正外，可以扣发当月奖金：

7．1．1计算机感染病毒；

7．1．2私自安装和使用未经许可的软件（含游戏）；

7．1．3计算机具有密码功能却未使用；

7．1．4离开计算机却未退出系统或关机；

7．1．5擅自使用他人计算机或外设造成不良影响；

7．1．6没有及时检查或清洁计算机及相关外设。 7．2凡是具有下列情况之一，造成公司经济损失的，应当扣发当月奖金，情节严重的，可扣3～6个月的奖金：

7．2．1违章作业；

7．2．2保管不当；

7．2．3擅自安装、使用硬件和电气装置。

7．3造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿。

8．本办法自公布之日起施行。

格式八________公司图书管理办法

年 月 日（ ）办字第 号

1．总则 1．1为加强对公司图书的管理，提高图书利用效率，鼓励员工多读书、读好书，制定本办法；

1．2本公司图书的管理，除另有规定外，均依本办法办理。 2．本公司图书由总务科图书室负责管理，并于每年5月和12月下旬各清点一次。 3．新购图书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书馆登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。

4．本公司图书由总务科图书室编制目录卡以供员工查阅。

5．借书人以本公司员工为限。

6．辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，必须阅览者限于当日归还，其借还手续比照本办法规定办理。

7．一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考不在此限。

8．员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时，应随时通知收回，借书人不得拒绝。

9．员工的借书分个别借书与科别借书两种。科别借书系指属某科之专用图书，由单位主管具名借用。 10．借书时间限办公时间内上午10时30分至11时，下午1时至3时30分，其他时间概不受理。

11．借书期间一律为1个月，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。

12．借书册数以10册为限。

13．科别借书期间与册数不受前两条的限制，遇调（离）职应将借用图书全部归还。 14．员工欲借书应先查阅图书目录卡片，填写借阅单，持单向管理员取书，管理员将图书交借书人，应先抽出图书卡，由借书人签章后，一并与借阅单妥为保管。

15．员工还书时应将所借图书交予管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。

16．员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。

17．员工借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还者，除未还书前应停止其借书权外，必要时，可予以通报。

18．本办法自公布之日起施行。