公司档案管理制度
一、 总则
1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。
2、本制度适用于公司档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
(一)档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。
三 、档案分类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人,立卷时间。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。
4、代理案卷的保存,需按照公司统一编号整体保存。
(三)分类
1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。
2、公司档案大致分为以下几类:
(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;
(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;
(3)制度类:管理制度汇编;
(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。
(5)计划总结类:分年度计划及总结等;
(6)会议纪要类:办公例会纪要等
(五)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。
(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。
1、永久保存:
(1)公司章程、合同
(2)股东名册
(3)组织规程及办事细则
(4)董事会及股东会记录
(5)财务报表
(6)政府机关核准文件
(7)不动产所有权及其他债权凭证
(8)工程设计图
(9)公司规章制度
(10)其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存:
(1)预算、决算书类
(2)会计凭证
(3)事业计划资料
(4)其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存:
(1)期满或解除之合约
(2)其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存:
(1)结案后无长期保存必要者。
(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。
(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
(一)借阅
1、借阅手续:
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。
(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。
(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。
(4)代理案卷借阅原则上可以由代理人自行借阅,无需签字,如代理人需要外借回家则需要代理部主管签字批准。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。
5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。
(二)销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。
(三)移交
1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。
(四)保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
(一)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突。
(二)本制度自印发试行之日起执行。
附表 档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。
4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。
5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理,编制或更新《档案保管手册》做好文件索引,以便查找。
********有限责任公司
档案管理制度
为加强档案的收集和管理,有效地保护和利用档案,为公司的生产、经营服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《**省档案管理条例》结合公司实际,制定本办法。
第一条:公司成立档案管理领导小组,由公司经理、副经理、办公室负责人及相关档案分管负责人组成。
第二条:公司档案分文书、会计、人事、工程等等。办公室负责文书档案管理;财务部负责会计档案管理;人事员负责人事档案管理;项目部、线算部负责工程相关档案管理,公司档案工作实行统一制度。
第三条:档案管理员职责
(一)保守党和国家机密,保守公司的机密,维护档案的完整与安全。
(二)做好所分管档案的文件、材料、图纸、资料的收集、整理、分类、归档、修复、统计、利用、保管等工作。
(三)负责编制各种规范、适用的检索工具,有条件时开展档案的编研工作。
(四)加强档案的保管,做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防蛀、防光、防污染等工作,维护档案实体的安全。
第四条:档案管理
(一)文件的归档
1、公司下发到各部门的文件、公司领导及工作人员参加会议带回的文件均应交给办公室进行管理。
2、设计文件、图纸应在工程验收时一并移交项目部、结算部档案室统一管理。
3、会计凭证、帐本、报表在会计年度终时,由财务部进行统一整理归档。。
4、人事员调离或移交,要做好人事档案的交接工作。
(二)文件、资料归档的基本要求:
1.文件正文、原稿齐全,且是加盖公章的原件;
2.文件必须客观、准确地反映公司各项活动的真实内容和历史过程;
3.文件、资料纸张整齐、清洁、完整;
4.凡公司内部产生的文件、资料归档时,必须是纸质、电子版同时归档:
5.文件资料归档时,必须填写文件移交清单,严格履行移交、接收手续。
6、各类档案负责人员,要对各自的档案进行公类、编号、立卷,编目、入柜,且需伴有相应的电子文件。卷内文件要求排列合理,卷标题简明准确,便于管理和利用。
7、档案的销毁,须经档案管理领导小组审批,必须有监销人同时在场,批准人、监销人、销毁人在销毁单上签字,未经批准,任何部门和个人不得随意销毁档案。
第五条 档案库房的管理
(一)档案库房应坚固、安全适用,有防火、防盗、防光、防潮、防蛀等安全措施,保证符合档案管理的要求。
(二)各类档案管理人员要定期对各自负责的档案进行检查,发现破损档案应及时修补、复制或作其他技术处理,保证档案的安全、完整。
(三)接收、移出和销毁档案资料,必须严格执行有关制度,履行手续,保证帐物相符。
第六条 档案的查阅
(一)凡本公司工作人员查阅其所属业务档案,应办理登记手续;凡外单位查阅档案者,经过档案主管单位的负责人同意,履行登记手续,方可查阅。
(二)档案资料一般不外借,确需借出利用,须经档案主管单位负责人同意,办理借阅手续,方可借出,并及时如数归还。
(三)凡查、借阅者必须爱护档案 ,不得撕毁、拆卷、划线、涂改、剪页等,违者必究。
(四)查、借阅者必须遵守保密制度,所查、借阅的档案、材料,未经同意,不得复制和对外公布。
(五)凡属个人问题查阅档案,必须经过组织来查阅,拒绝任何人查阅、借阅本人或直系亲属的人事档案。
第七条 本办法自发布之日起施行。
********有限责任公司
二〇一一年六月二十二日
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