中山瑞德卫生纸品有限公司 政策及程序

题目: 广告促销物料及赠品管理制度 政策编号 :

章节: 通路市场 版本号:

签发日期: 生效日期: 1001 20xx年6月1日

广告促销物料及赠品管理制度

目的：为加强广告促销物料及赠品的领用和管理，现根据公司实际情况，特制定本管理办法。

一、 广告促销物料及赠品需求及计划

1. 根据通路市场部提供的下季度促销计划（QPP）中所列的物料和赠品

类型及促销活动形式、门店的实际情况和需求量、区域的库存情况，区域在每个季度第二个月的20日前提交该区下个季度区域物料和赠品需求量，提交表格为《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》。

2. 根据促销活动要求、费用预算、门店过往销售情况、区域需求量和

工厂的库存情况，通路市场部会安排相关物料和赠品的最终采购量，以确保有充足的库存满足市场的需求。

3. 通路市场部在活动开展的一个半月前提供该活动的《区域物料和赠

品分配表》，将促销物料和赠品的配额分配给各个区域。

二、 工厂物料和赠品的领用

1. 根据《区域物料和赠品分配表》所分配的配额、门店和人员（促销

员和销售）的分布状况以及经销商的供货情况，区域在收到《区域物料和赠品分配表》的第三个工作日内提交《物料需求申请及发放表》，当中清晰列明所发赠品和物料的类型、编号、数量、计划书编号、区域负责人名称及联络方式、发货地址、收货人名称及联络方式、预计到货日期。

2. 通路市场部会审核《物料需求申请及发放表》，并提供最终审核版本

给工厂客服和区域。如发货地址和收货人资料有调整，区域需通知ISPOSABLE SOFT GOODS LTDPage 1

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通路市场部和工厂客服，统一由工厂客服做协调。

3. 工厂客服会根据审核后的《物料需求申请及发放表》，给到工厂订单

组作为发货依据。如果超过一个区域的物料申请，工厂客服就会编制《物料发放通知表》并完成审批后给工厂订单组作为发货依据。

4. 如果物料和赠品领用超过本区的配额，需要经通路市场经理的同意，

区域才可领用。

5. 工厂订单组根据经过有效审批的《物料需求申请及发放表》/《物料

发放通知表》，填写工厂内部的发货申请并经过工厂内部审批后，去仓库提货，安排随该客户所订货物一同发出。

6. 工厂订单组每天将广告促销物料和赠品的发货情况通知工厂客服、

区域和通路市场部，以便区域销售及时安排收货。

三. 工厂库存

1. 工厂仓库每月4号前将《工厂物料库存表》发给通路市场部、品牌

组、工厂客服和区域，供通路市场部分配额、订购物料和区域领用时参考。

四. 存放在区域的广告促销物料和赠品的管理

区域负责管理存放在销售区域的广告促销物料和赠品（包括存放在区域办事处、销售或促销人员处及存放于客户处属于我公司的广告促销物料和赠品）。

1． 入库

1) 存放在区域办事处的广告促销物料和赠品由办事处人员进行验ISPOSABLE SOFT GOODS LTDPage 2

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收（如有销售助理的办事处，由销售助理负责），包括对质量和数量两方面。然后根据实收数量填写《入库单》。

2) 存放在客户处的广告促销物料由区域经理指定的当地销售人员

验收。该销售人员须及时将验收情况反馈给办事处，销售助理根据反馈填写《入库单》。

3) 存放在销售人员处的广告促销物料和赠品由负责收货的当地销

售人员验收并填写《入库单》。

4) 验收中（及使用中）如发现广告促销物料存在严重质量问题，

须立即将有问题的广告促销物料数量、残次原因并提供用数码像机所照的相片作为证明报给通路市场部，通路市场部会及时交由采购部解决。

5) 验收中发现数量与《物料需求申请表》申领数量不符合，区域

须立即和工厂客服部联系并解决。

6) 为了更有效管理物料，用作卖赠活动用的价值较高的赠品和物

料，原则上不允许区域存放在经销商处，应结合就近的原则存放到办事处或公司人员处，具体的存放地点区域应根据参与活动的门店和人员的分布情况而定。

7) 根据工厂订单组提供的发货情况，区域销售知道赠品到达经销

商处，应第一时间安排赠品运送到区域指定的地方(办事处或公司人员处)。运送的方式建议有以下两种:

i. 卸掉运给经销商的成品后，继续要求运输商把赠品运到指定

地址（办事处或公司人员处），费用归到工厂运输成本处。

此要求区域需在填写《物料需求申请表》时需注明，以便工

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厂协调。

ii. 如运输商不方便把赠品运到指定地址，销售可自行安排车辆

运送该批物料和赠品，以及时运走并便于公司人员领用和派

发。产生的运输费用入促销费用里面的其他费用类别，并走

相关的费用申请和核销的流程。

2． 领用

1) 存放在办事处或客户处的广告促销物料领用都需要填写《领用

单》，《领用单》上注明是需要办事处还是其他存放地领取，由区域经理审批。如区域经理出差在外，可电邮同意并指定人员（销售助理）代签。

2) 销售助理根据有效审批的《领用单》安排发放，领用人员需要

签名确认。

3) 对于存放在客户处的广告促销物料，可以由申请的销售人员委

托销售助理代为填写《领用单》。审批完成后，销售助理通知该销售人员可以领用。

4) 对于存放在办事处价值较高的赠品和物料，区域可根据之前分

配好的各门店的配额，销售助理填写好《领用单》，领用人签名后，一次性领用后分发给促销人员使用，由促销人员做好保管。

5) 如存放在公司人员处的赠品，促销员领用时需填写好《领用单》

并给到销售助理处。

6) 促销员每次派发完赠品后，需在《促销活动赠品派发登记表》

中做好登记并每周把资料提交给负责管理促销赠品的销售主

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管，该 主管要抽查登记表的内容并核对赠品发放的数量是否与领用数量相符，赠品发放数量需在区域汇报促销活动进度的报表中反馈。如部分门店的赠品派发进度不理想，销售主管可以在门店之间做赠品配额的调整。

3． 台帐

1) 区域须建立台帐，根据审批有效的入库和领用单据，及时记录

广告促销物料的进、出、存情况。

4． 盘点

1) 每月第一个工作日区域销售助理需对存放于办事处的广告促销

物料的库存进行盘点。

2) 盘点后需要在《区域物料库存表》签名、存档。

3) 存放在客户处的广告促销物料由指定的销售人员每月盘点、填

写的《区域物料库存表》反馈给区域销售助理。

4) 如实际盘点数与台帐数有差异，需要通知区域经理，进行原因

查找和复核。

5) 如有需要报废的广告促销物料，由销售助理列出清单《物料报

废单》，交区域经理、通路市场部审批后处理。

5． 库存

1) 每月底区域销售助理需要汇总编制本区域《区域物料库存表》，

并结合月初的盘点数据，分别列出存放在区域各办事处、存放

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在客户处的全部广促品和赠品的使用情况。

2) 区域每月7日前把《区域物料库存表》报送给：区域经理、通

路市场部、销售运作部。

附表:

附表1: 《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》

附表2: 《区域物料和赠品分配表》

附表3: 《物料需求申请及发放表》

附表4:《物料发放通知表》

附表5: 《入库单》

附表6: 《领用单》

附表7:《促销活动赠品派发登记表》

附表8：《报废单》

附表9: 《区域物料库存表》

附表10: 《工厂物料库存表》

文件起草人：_______________ 日期：_________________ 姓名： 李燕婷

通路市场经理

文件审核人：_______________ 日期：__________________ 姓名： 陈士杰

市场总监

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第二篇：物料管理制度

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地址：上海市徐汇区田州路159号莲花大厦1208室 电话：021—54249968 传真：021—51901821

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五、物料管理制度

1）、库存物料盘存与质量抽查制度

1、目的：明确库存物料盘存制度，建立物料盘存的时间、方法、要求及质量抽查。

2、范围：所有库存物料。

3、责任：销售部相关人员、仓库员、仓库主任。

4、内容：

（1）、盘存工作的主要要求：

查明物资数量与帐，卡是否相符；

检查物资的质量有无变化，保管条件是否相符合该物资的要求；

查明有无积压物资；

仓库的各种安全措施卫生管理和消防设备是否符合规定要求；

有关改进工作的建议；

（2）、定期进行盘存；

每天收发每一批物料，必须进行帐、物、卡核对、发料后，在库存货位卡和台帐上填写货物去向，备查，及时入账，做到“日清”。

每月对有原辅料进行一次帐、卡、物核对，及时做月报、做到“月结”。

每半年对所有物料进行一次帐、卡、物核对，遇有出入，及时办理盘盈手续，必须做到帐、卡、物相符，并造册上报。

每年年终对仓库进行全面盘点，核对帐、卡、物，必须三相符，遇有不符及时找出原因，及时处理，造册上报。

年终盘库遇有物料多或少，及时报财务部做盘盈盘亏处理。

（3）、物料盘存及报表时间：

每月28日为物料盘存截止日期，下月5日为上交上月报表时间；

每月生产计划下达后，为配合生产调度的工作，根据需要报出临时报表。

（4）、物料盘存

仓库保管员根据在库实物进行盘存；

根据物资的台帐、货位卡、仔细清点货物，并做好记录；

仓库主管、QA对保管员的盘存清查进行抽查，要求帐、物、卡相符。

各生产车间对车间内所存物料、中间产品等进行清点并做好记录。

（5）、物料统计

物料统计必须准确，及时反映物资的收入、消耗、库存动态，并做好统计资料的积累和填报。

（6）、盘存特殊情况处理

对物料盘点后出现盘盈情况应仔细核对帐卡有关单据，经查实无误后，按实物重新入账；如帐卡或单据填写及计算有误，应及时报告质监员及仓库主管并予以更正。

对物料盘点后出现盘亏情况时，如货物与台帐或货位上的数目差异在物料损耗范围内，则填地址：上海市徐汇区田州路159号莲花大厦1208室 电话：021—54249968 传真：021—51901821

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写物料损耗报告，做充账处理，如不在损耗范围内，则需详细盘查原因。

（7）、各种物料的盘盈和盘亏要及时分析原因，并上报主管部门，根据其意见进行处理。 仓管员在28日前做好物料报表交QA审核及仓库主管签字。

库存报表一式四份，分别交物料采购、综合部

财务部及自留。

2）仓储虫鼠防范管理制度

1、目的：建立处理与防范虫、鼠及其它动物进入生产区域或仓库的管理制度。

2、范围：生产区域仓库的虫鼠防范管理。

3、责任：各部门相关人员。

4、内容：

（1）、仓库是贮存物料的场所，应保持整洁，必须采取适当防虫、防鼠、防蚊蝇等措施。

（2）、仓库要求密封，无空洞、防止虫、鸟进仓库。建筑物四周砖墙要严密无裂缝和洞口，如需要打洞安装管道时，应及时将洞口堵死。

（3）、仓库要安装适量当鼠板或捕鼠笼等进行防鼠，适量的电子灭虫灯，诱杀蚊蝇、苍虫并根据电子灭虫灯的使用寿命，在使用一定时间后及时更换。

（4）、所有与外界或通道接触的门，应严密无空隙，仓库进出物料的门，应采用卷闸门，无物料进出时，应严密关闭。

（5）、应采用不能开启的固定窗，如果有些窗户需要开启时，应增加纱窗防止蚊虫进入。

（6）、凡有地漏的房间，必须加盖金属有孔盖板，不得随意将盖板取走。

（7）、进入生产区的通道口处和库区物料进出口处应设置杀虫灯。

（8）、至少每半年应对生产区和仓库进行一次彻底检查，检查啮齿动物、昆虫等，必须将其移至户外并加以隔离，以避免进一步的危害。

（9）、应定期检查仓库内设置的防护措施，保证设施处于完好状态，所捕获得各类虫、鼠、蚊、蝇等物，有仓库保管员每天进行检查并处理。

3）物料采购合同签订操作程序

1、目的：建立物料采购合同签订的工作程序。

2、范围：物料采购合同的签订过程。

3、责任：销售部、物料部相关人员。

4、程序：

（1）、采购人员与初步确定的供应商就价格、质量、数量、供货时间、付款方式等内容进行详细洽谈，并将情况汇报给物料部负责人。

（2）、物料部负责人月采购人员商定后，草拟购销合同书，交物料部负责人审批，采购人员根据审核意见，与供应商二次协商，双方达成一致意见后，拟定正式的合同书（一式两份），由供应商签字盖章后，有采购员上报物料部、财务部审核，由总经理审批，报董事长批准后，地址：上海市徐汇区田州路159号莲花大厦1208室 电话：021—54249968 传真：021—51901821

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方可执行采购。

（3）、物料部主要审核合同中到货日期、质量、厂家等；财务部主要审核合同中的价格、付款方式、付款期限、#5@p处理及法律方面的条款等。

（4）、合同必须加盖双方合同专用章，并有法定代表人或其授权代表人的签章。签字盖章后，一份留物料部，一份由供应商持有。

4）包装材料入库与发放标准操作程序

1、目的：建立包装材料接收入库和出库发放的标准工作程序。防止本厂所采购的包装材料的质量合格以及在贮存过程中受潮变质，特定该制度。

2、范围：进厂的包装材料的接收入库与出库发放过程。

3、责任：物料部验收员、采购员、仓管员、车间领料员、QA检察员。

4、程序：

（1）、初检：

包装材料进厂，首先由仓库验收员按货物凭证或合同协议核对后，检查送货凭单所列的项目是否与采购已计划一致，然后逐一清点核对。必须完全相符。

检查包装的完整性，外包装上有无明显的标记，是否标明品名、规格、数量、来源（供货商）、批号、有无合格证。

如发现外包装有损坏情况或与合同不符及其他不合要求的现象，应保持原样，立即通知质保部进行处理。

凡使用前不能清洁的内包材料的外包装破损后，应及时处理或退货， 不得接收，并做好记录，有否污损、破损，凡不符合要求，应予拒收。

标签：说明书及印刷好的包装材料在进厂接收的过程中除检查包装外，还应按标准样本检查外观、尺寸、式样、印刷色泽、文字内容等。

对进厂的包装材料经初验合格后，填写包装材料初验记录。

（2）、编号：

对进库的包装材料进行编号，编号办法按《物料分类代号管理制度》。

仓库保管员按物料进场顺序与到货次序，填写进厂原辅料总账。

（3）、请验：

进厂的包装材料经初验合格后，由采购员填写采购入库单，其上内容应包括日期、品名、代号、规格、批号、数量、包装件数、供货单位、接收人（仓管员）签名等。

对进厂的包装材料经初验合格后，应及时填写检验单，交质保部取样检验。质保部收到检验单后，派员到仓库取样，取样后填写取样证，贴于已取样的外包装上。

将取样后包装材料送至待验区，或挂上状态标志。

（4）、检验后的处理;

检验合格后，由质保部将合格标签发给仓库，由仓库保管员将合格标签和来料包装上的标签核对后，逐件贴在物料外包装上，并将其移入合格品区，填写货位卡和分类账。

地址：上海市徐汇区田州路159号莲花大厦1208室 电话：021—54249968 传真：021—51901821

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检验不合格的品种，由质保部将不合格标签发给仓库，由仓库保管员取下待验标志，将其移入不合格品区，并逐件贴上不合格标签，由质保部做出处理决定。建立不合格品台帐，妥善保管。

（5）、包装材料经检验合格后，仓库保管员填写收料单，将其移入合格品区的相应货位。

（6）、对直接接触药品的包装材料，必须堆放在清洁的仓库。封闭外包装严密。不得破损、污染。

（7）、印有品名、商标等标记的包装材料，因故不予使用或检验不合格时，应隔离存放及时处理，必要时应销毁或涂除去标记。

（8）、包装材料出库及发放

仓库保管人员在接收生产指令后进行备料。

领料人员开据领料单，仓管员按照生产指令及领料单的信息，核对领料的品名、规格、数量、并按规定发放。车间领料人员在接收包装材料时，应认真核对检查包装材料是否完好、字迹及图案是否清晰，数量是否准确无误。

标签、说明书应有专人负责保管和发放。凭包装指令按需计数发放。发放、领用人核对无误后签名。使用数、残损数及剩余数之和领用数相符，印有批号的残损或剩余标签应由专人负责计数销毁。

标签发放、使用、销毁应有记录。

（9）、发料后，仓库保管人员填写发放记录，并在货位卡及台帐上填写去向及结存数量、领、发料人均应在记录及领料单上签字。

（10）、车间领料人员将从仓库领取的包装材料存放于指定的地点，标签第标识包装材料应按品种、规格、批号等分类专柜存放，并上锁，由领料人员负责保管，同时做好发放记录及标示卡。

5）成品收发管理程序

1、目的：保证成品的收发准确、安全。

2、范围：公司生产的成品。

3、责任：车间主任、QA、QC仓管员、销售部相关人员。

4、程序：

（一）、 入库待检：

成品入库时，应堆放在托板上，标明名称、规格、批号、数量等，由生产部填写成品交货单，交给仓库收货员。

仓库收货员须根据入库单对成品作以下检查：

（1）、成品是否堆放在指定待验区的垫仓板上；外包装是否清洁、完好、无破损。

（2）、成品入库是否为同一产品，同一批号，数量是否准确，包装是否完整。

双方确认无误后，分别在交货单上签名并署以日期。

入库待验注意事项：

地址：上海市徐汇区田州路159号莲花大厦1208室 电话：021—54249968 传真：021—51901821

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（1）、每批成品待验状态持续到接到成品检验报告单为止。

（2）、接到QA的成品检验合格报告单后，仓库收货员检查核对每个垫仓板上成品的品名、

代号、批号、规格等于合格证是否相符，并送指定区域。分别在成品库位上、分类账、总账

上分别登记入账。并在交货单填写检验报告单号。保管员应详细填写入库验收记录（产品收

入、库存情况表）、记录名称、规格、批号、数量及验收情况。

（3）、QA对成品的取样在车间内完成。

（4）、成品交货单共一式三份，仓库、生产部各一份。

（二）、成品的重检手续

一旦车间暂存待验的成品需要新检验时，QA在仓库抽取的样品数量只要填写在成品的交货

单上并签名即可。

（三）、成品发放

成品发放由仓库发货员完成。

发放成品的依据是检验合格的报告单和成品放行单。

一般情况下，每批成品的出库按先进先出的顺序发放，除非QA或销售部提出书面意见。仓

库根据销售部发货信息单发货。发货信息单必须经销部经理或被授权者确认签字后方有效。

发货前，必须按发货信息单核对所发放的成品的品名、批号、规格、数量等，并检查包装是

否完好。

发货后，应立即在分类账、库卡上标明货物去向、发放数量、发放日期等内容。

库存成品保质期：根据货位卡上的保质期，对距保质期9个月的成品发出警示。（在成品月

报表上具体反映）。

6）退货处理程序

1、目的：建立因各种原因导致退货的处理程序。

2、范围：公司所有的产品。

3、责任：QA、仓管员、销售部相关人员。

4、程序：

（1）、仓库收料员接到销售部已审批退货申请单，逐一核对退货的代号、品名、数量、金额、

有效期、退货原因、退货来源。确认无误后填写收货单，接收退货。

（2）、仓库收料员暂将所退货物存放在退货区，贴上退货标签（贴在垫仓板上，一个垫仓板

一张）。退货产品可按待验品处理。

（3）、如在产品有效期内退货产品，由仓库保管人核对退货申请单，并及时填写退货记录。

按规定申请退货产品请验。交质量保证部取样进行复检。

（4）、按规定检验合格的，可又检验部门出具检验合格报告，交QA审核后放行出厂，继续

销售。

（5）、如经复检不合格的产品，以及超出有效期的退货产品必须按照不合格成品的管理和销

毁程序及时处理。 地址：上海市徐汇区田州路159号莲花大厦1208室 电话：021—54249968 传真：021—51901821