家长会邀请函

制作说明

在实际工作中，我们常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，而数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写的文件，例如“工资单”、“成绩单”、“通知单”等，如果一份份地编辑打印，那工作量就会相当巨大。那么有什么办法减少这种枯燥无味的重复工作，从而提高工作效率呢？永中Office为您提供了“邮件合并”功能，该功能可以轻松满足您的这种需求，下面我们以制作家长会邀请函为例，为您详细介绍如何使用“邮件合并”功能：

1.1   建立学生信息表

在工作表中先建立一个学生信息表，该表中包含学生的“学号”、“姓名”、“性别”等信息，该表必须要包含标题行（即下表中“学号”、“姓名”、“性别”所在行），否则进行邮件合并的时候找不到合并域名，完成后的学生信息表如下图所示，最后将该文档保存，并将该文档命名为“家长会邀请函”。如果您有现成的学生信息表，那么可以跳过此步骤直接进行下一步。

1.2   输入通用信息

创建一个文字处理文档，在文档中输入邀请函所要包含的内容，在需要填写家长名称的位置留空不填，如下图所示：

1.3   选择数据源

在邀请函创建完成后，下一步就是要将数据源导入到当前文档。在菜单栏选择“工具”>>“信件和邮件”>>“邮件合并”，如下图所示：

弹出“选取数据源”对话框，在框中选择名为“家长会邀请函”的文档，单击“打开”按钮后，弹出“选定工作表”对话框，保持该对话框中的默认设置，单击“确定”，进入“邮件合并收件人”对话框，如下图所示，如有不需要添加的学生姓名，可清空该名字左侧的复选框，本例中，默认选中所有学生的信息：

1.4   插入域

邮件合并收件人添加完毕后，弹出“邮件合并”工具栏，单击“插入合并域”按钮，从下拉列表中选择“姓名”，如下图所示。

1.5   合并到新文档

姓名域插入至文档中后，单击“邮件合并”工具栏上的“编辑单个文档”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，单击“全部”按钮，如下图所示，

这样，学生信息表中包含多少个学生，就自动生成了相应份数的家长会邀请函，如下图所示：

1.6   打印邀请函

接下来的工作就是将邀请函打印出来，如果您的电脑是与打印机相连的，在“邮件合并”工具栏上单击“打印文档”按钮右侧箭头，从下拉列表中选择“打印文档”，如下图所示，这样邀请函就可以被打印出来了。

1.7   结束语

以上为家长会邀请函的详细制作过程，如果您在制作邀请函方面还有更好的想法和建议，欢迎登录新浪微博关注 @永中软件官方微博 或者@永中微办公 提出宝贵意见，或者登录永中软件官方论坛反馈。

无锡永中软件有限公司

20##年11月15日

 

第二篇：邀请函

邀请函

尊敬领导：

您好！

首先很荣幸有机会向您发出我们诚挚的邀请。

我公司兹定于27日（今天 ）晚上7：00 举行设计&管理一体化 产品讲解会。

我公司将通过丰富的案例展示 设计&管理 一体化 系统，包括：经营管理、项目管理、协同设计、图档管理等。

届时，各位将感受到设计&管理 一体化系统是如何提高设计院的设计效率和设计质量的。

我们真诚期待与您探讨、向您学习！

一、演示时间：20xx年04月27日 19：00

二、演示地点： 舜耕会堂会见厅（今天会场旁边，届时会有指示标志）

三、会议联系：联系人 电话

杭州慧智电子科技有限公司 20xx年04月27日

设计&管理 一体化开发的根源及要解决的问题

为什么需要管理？

——因为有了生产，才有了管理。

目前很多设计院都引进了信息化管理系统，但使用的效果往往与当初上这个软件的期望值差距甚远，其中一个很重要的原因就是：

软件厂商的销售人员往往只告诉领导用了这个东西，领导管理起来会有多少方便，让领导觉得很好（这完全可以理解——因为采购权在领导手里）。却完全不告诉领导要达到这个效果，需要下面的员工付出多少，领导可能也就忽视了这一点。等项目真正上线的时候，领导抱着很高的期望值，强令全院人员必须完全按照系统进行，大量填写各种数据，对设计人员的反对声也置若罔闻。结果运行一段时间之后，领导才发觉管理上获取信息是方便了，但生产效率降低了，所以又把系统逐步放弃了。

毕竟管理的最终目标是为了更好的提高生产效率，不能为了管理上的精细需求完全无视设计人员的付出，否则生产效率降低了，管理的再精细也就失去了意义。

正是基于这个原因，我们开发了 设计&管理 一体化系统，让将管理与设计两个环节完全打通：如项目立项后，设计人员进行绘图时，相应的项目名称等就会自动在图纸里填写完成；设计人员绘图过程中的图纸及信息会自动按项目、专业等存储到系统中，项目经理、专业负责人等可以实时查设计人员的工作进度，进而系统会自动计算出整个项目的进度。在整个过程中，无需设计人员向管理系统中填写任何信息，管理者即可获取项目的进度等信息。所有的信息做到一处填写、处处引用，比如在项目设计过程中，项目管理部如果修改了项目名称，所有图纸上的项目名称都会自动修改等等……