观众邀请工作的计划包括资料收集与整理的时间安排、不同形式邀请广告或函件的设计安排、发送邀请的时间、经费预算等内容。

控制成本 提前邀请

观众邀请工作一般需要与展览会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此。专业性展览会收集和整理专业观众的信息资料，工作量较大，需要较长时间，一般应配备人员专门负责。其中，信息录入电脑工作还须另行配备人手。

根据展览会的性质，在明确观众定位和邀请形式后，便可进行邀请广告或函件的设计工作。发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，或针对特定人群发送门票。媒体发布展览会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。

专业观众参观的展览会，一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。除通过媒体发布展览会信息外，向专业观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函，第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。采用电子邮件方式邀请专业观众，一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。采用手机短讯方式徳马吉国际展览有限公司/

邀请专业观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。一般需要安排三次以上的发送。手机短讯邀请的内容应简明，一般控制在70个字左右。每次短讯邀请的内容应有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒专业观众及时参观展览会。展览会组织机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请专业观众，应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。

善用媒体 有的放矢

邀请普通观众参观展览会，主要是通过传媒发布展览会的信息，从而达到告知普通观众的目的。

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第二篇：徳马吉国际展览有限公司分享参展不可不带的东西

当公司决定要参加展会时，之前一定会为将要参加的展会做各种各样的筹备。也许有不少是第一次打算参展的企业。那么，当您认认真真地策划参展策略、设计展台、预算资金的同时，您是否在一些小东西的准备上也考虑周全了呢?下面的几件小而不能少的东西是我们在您准备参展行囊时提醒您莫忘带上的，希望您的企业能更从容地走进展厅。

聚宝箱

在中国举办的展会上，我们几乎都能在每个参展企业的接待台上看见一个小盒或小箱子，有的是有机玻璃做的，有的是纸片糊成的，还有的是用铁片做的等等。它们的侧面或是写着“请赐名片”，或是“名片收集箱”等的字样。这是参展商为了取得更多买者的联系方式而必用的一招。毕竟展会的举办时间有限，展台的空间也不大，所以，参展商不可能跟任何一个对本公司产品感兴趣的买家都进行面对面的现场细谈。名片收集箱起到了收集客户资源的作用。参展商可以在撤展之后，对名片进行分类，然后根据名片进行分类，把潜在的客户归拢出来，然后根据名片上的联络方式逐个打电话或发电子邮件，向对方咨询对于本公司产品的意见，并对其购买或代理行为进行说服。这是展后客户跟踪服务的一种方式，也是推销产品的积极行为。

插板

在展台墙壁的隐蔽地方往往有一个小东西是必不可少的。它就是电源插座。电扇、照明、视频音响等需要电能的设备都需要插座进行连接。尤其当参展商举徳马吉国际展览有限公司/

办一些歌舞活动为展示助阵时，没有插座就等于没有了电源，一切都无从谈起。比如：最普遍的是在展示中配上或激烈或悠扬的音乐，让音乐引导参观者前来;一些展品(如电脑、机床、电器等)进行现场的功能展示。另外，就是一些展台设立了电视背投播放产品宣传片，这些都需要电能支持。由此又可看出，一个电源插座远远是不够用的，您就必须带上插板，通过插板就能分出多个插口以满足您的需要，当然，用电要遵循展会的规定，切勿胡乱使用插座和插板。

温度计

参展商如果选择篷房进行产品的展示，那么，除了考虑篷房内的整体设计、布置和花费预算外，篷内温度的高低调控也是要注意的。

在现实中，大多数的篷房都可以达到像宴会厅那样或温暖或凉爽的效果。温度如何调节，调高还是调低一般都要根据当时室外的温度以及参观者将在篷房里停留的时间长短来决定。这样，就必须准备温度计以进行测量，根据实际情况来调节篷内的气温。

另外，有关专家指出：大多数的篷房可以通过使用电扇让篷内保持足够的凉爽，这要比使用高价格的便携式空气调节装置要好。以温度计显示的篷内气温的高低来决定电扇的开关。温度计的价格很便宜，一般不超过十元钱。所以参展时买上一根带着，有备无患。

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