CoolMeeting会议管理系统需求说明书

1. 项目愿景

CoolMeeting会议管理系统在一个公司内部，为员工提供高效、方便的会议预定服务及通知服务。

2. 系统概述

会议管理系统通过一个Web网站，实现会议、会议室的在线预定及相关人员通知。系统包括下列角色和功能：

* 员工：预定会议，查看会议信息，获得会议通知等

* 会议管理员：维护公司部门信息、人员信息、会议室信息等

3. 业务功能需求

会议管理系统在业务功能上，分为机构和人员管理，会议室管理，会议预定，个人中心等模块。

3.1. 机构和人员管理

机构和人员管理主要是指维护部门和员工信息。本系统要求员工必须先注册方可使用。

3.1.1. 部门信息维护

公司内部大约分成10个左右的部门，会议管理员负责这些部门信息的维护。 部门信息维护操作包括：

* 添加部门信息

* 修改部门名称

* 删除部门信息

部门信息包括：部门编号、部门名称

业务规则包括：

* 部门只有一级组织结构，即没有下级部门存在

* 所有部门编号、名称不可重复

* 部门如果包含员工，则该部门不可删除

3.1.2. 员工注册

本系统要求员工个人在网站上自行注册，通过审批后方可登录访问。任何员工都可以进行注册。

注册信息包括：员工编号、真实姓名、账号名、访问密码、联系电话、电子邮件地址

业务规则包括：

* 账号名和电子邮件地址均必须唯一

* 密码不能少于6个字符

3.1.3. 员工注册信息审批

员工注册后，还需要通过审批，账号才能使用。会议管理员负责所有员工账号的审批。

审批操作包括：

* 列出所有待审批员工注册信息

* 审批单个员工注册信息

* 对于不合格的注册信息，可以直接删除

3.1.4. 搜索员工

每个员工（账号）的状态为下列几种之一：

* 待审批。该员工已注册，但还没有通过审批

* 已批准。该员工的注册已经通过审批，可以正常使用系统功能 * 已关闭。该员工已经离职，其账号信息不再使用

搜索员工操作包括：

* 根据真实姓名、账号名及员工状态综合搜索员工信息，其中姓名和账号名允许模糊搜索

* 搜索结果以分页形式展现

* 搜索出的员工状态为”待审批”时，可以直接审批或删除该员工 * 搜索出的员工状态为”已审批”时，可以关闭该员工

* 搜索出的员工状态为”已关闭”时，不能执行其它操作

业务规则包括：

* 一旦状态置为“已关闭”，则不可还原

3.2. 会议室管理

会议室是会议预定的核心资源。会议管理员负责维护会议室的信息。

3.2.1. 添加会议室

会议室信息包括：门牌号、名称、容量、状态、备注。其中：

* 容量是指会议室最多能容纳的人数。系统将根据此容量来匹配会议预定申请。

* 会议室状态包括：启用、停用和删除。会议室添加成功后默认是启用状态，维修时处于停用状态，删除则是指该会议室再也不被使用。

业务规则包括：

* 会议室门牌号必须唯一，不超过10个字符。例如101， 203等。

* 除了门牌号，会议室还可以提供一个便于记忆的名称，例如：综合会议室、第一会议室等等。名称必须唯一，且不超过20个字符。

* 只有“启用”状态的会议室才能预定；“删除”的会议室将不能再被启用；暂时“停用”的会议室可以被重新启用。

* 备注不超过200字符，可以不填。

3.2.2. 修改会议室信息

会议管理员可以修改会议室信息。操作包括：

* 以分页列表方式浏览所有会议室信息

* 选择要修改的会议室，查看其详细信息

* 修改会议室门牌号、名称、容量、状态、备注信息

注：在实际使用中，如果管理员将原本“启用”状态的会议室修改为“禁用”或“删除”，有可能会影响已有的会议预定。但是在本阶段中，暂时不考虑这种情况。

3.3. 会议预定

会议预定是被系统的核心业务功能。

3.3.1. 预定会议

所有员工都可以预定会议。预定会议时需要填写会议信息。

会议信息包括：

* 基本信息：会议名称、预计参会人数、会议起止时间、会议说明、会议预定者

* 参会人员：从注册员工中选择确定要参加此次会议的人员。

业务规则包括：

* 所有会议必须至少提前1小时预定

* 预订者提供会议基本信息，参会人员信息，选定会议室后，系统根据预计参会人数和会议起止时间信息，判断选定的会议室是否合乎条件。如果不合条件，应提示用户重新选择

* 如果没有满足要求的会议室，则提示预定者更改条件会议信息

* 会议的预定者不一定会参加会议

* 会议说明在200字以内，可以不填

3.3.2. 更改会议预定

本系统不支持更改会议预定。预定者只能先撤销会议预定，然后再重新预定会议

3.3.3. 撤销会议预定

会议的预定者可以撤销会议预定，按照下列规则进行：

* 撤销预定可以发生在在会议开始前的任何时间

* 撤销预定时，需要填写200字以内的撤销理由

业务规则如下：

* 会议撤销后，需要通知相关人员（见“个人中心”中的“最新通知”）

3.3.4. 搜索会议

管理员可以搜索所有会议，包括已发生的和未发生的。操作包括：

* 根据会议名称、会议室名称、预定人姓名、预定日期范围、会议日期范围进行综合搜索

* 搜索结果以分页形式展现

3.4. 个人中心

个人中心为员工提供了便捷、快速获取信息的渠道。

3.4.1. 最新通知

操作包括：

* 查看未来7天内有本人参加的会议

3.4.2. 我预定的会议

操作包括：

* 查看已预定的尚未完成的会议信息

3.4.3. 我参与的会议

操作包括：

* 查看本人参与的尚未完成的会议信息

4. 系统使用需求

4.1. 易用性

本系统的使用者多为非技术人员，因此应尽可能简单易用。要求在不借助帮助文档的情况下就能完成绝大部分操作。此外，应尽可能少的让用户填写信息，多采用选项的方式。

4.2. 便捷性

用户应该能够非常方便、及时的获得信息。例如，会议管理员的最主要职责

是审批会议预定申请，因此他应该能最直接的获取申请信息。会议预定者应能最方便的看到会议申请的审批结果，会议变更通知等信息。

4.3. 可访问性

用户应能通过IE 9+/Chrom/Firefox等桌面浏览器正常访问网页上的各项功能。暂不要求移动客户端的访问能力。

4.4. 性能

本系统最终的并发访问用户数不会超过50，在此并发下，要求页面平均响应时间不能超过5s。

4.5. 安全性

只有本系统的有效注册用户才具备访问能力。系统的会议管理员账号只有1个。

 

第二篇：会议管理系统需求说明书

文档编号：ICSS-BETC- Requirement-003

会议管理系统需求说明书

2009-01-06

北京中软国际北京ETC

系统整体介绍

本系统是应用于企业会议管理的会议管理系统，实现自动管理会议室，及时准确得知会议室空闲／预定情况，规范公司会议管理，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，避免资源的冲突。提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间，妥善保管了会议记录，有效地提升公司运营水平。

它将是企业进行规范会议管理的不可或缺的一部分。

1.1. 目的

本说明书目的在于明确说明系统需求，界定系统实现功能的范围，指导系统设计以及编码。 本说明书的预期读者为项目经理，会议管理系统--系统分析员，系统设计人员，开发工程师，测试经理以及测试设计人员等。

1.2. 范围

系统包括的范围：会议申请，会议审批，设备管理，用户管理。

1.3. 术语定义

1.4. 业务流程介绍

本系统分为四个主要流程：1、会议申请 2、会议室 3、设备管理4、用户管理

会议申请：普通职员登陆到系统后，可以选择会议预约、预约会议进行增、删、改、查。也可以选择需要参加的会议进行查看。可以选择管理个人用户信息。其中预约会议需首先预约会议室，然后将输入与会人名单，开会议信息通过邮件发送到每个与会人的信箱里。

会议审批：管理员登陆到系统后选择会议审批，进入会议审批页面。在会议管理页面中可以审批、删、改预约会议。

设备管理：管理员登陆到系统后，点击设备管理，进入设备管理页面。可以对设备进行增、删、改、查维护。其中设备管理中可以把设备归属与某一个会议室，也可以把设备归属于仓库。 用户管理：管理员登陆到系统后，点击用户管理，进入用户管理页面。可以对用户进行增、删、改、查维护。

1.5. 运行环境

软件环境

需求说明

1.6. 会议管理

包括查询空闲会议室及设备、预约会议、查询预约、取消预约、修改预约、审批预约、提交会议文档、查询会议。

查询空闲会议室及设备

用户根据会议时间和参加会议人数，选择相应空闲的会议室。会议室选好后，如果需要其他的设备，可以再在仓库中选择需要的设备。

用户录入条件，查询所需要的会议室和设备。 角色权限：普通用户/管理员。

输入：会议管理－查询空闲会议室及设备－输入会议人数、会议日期－查询空闲的会议室和设备。

输出：返回符合条件的会议室和设备。

预约会议

通过查询会议室和设备，找到符合条件的会议室和设备，输入相应的会议主题、参会人员以及相关的文档（需要参加会议人员提前查看的文档）。提交预约会议申请。

显示会议设备只显示可使用的在仓库中会议设备。预约的会议在审批前用“预约中”状态表示。对于同意的会议自动将会议状态置为“使用中”。

角色权限：普通用户。

输入：会议管理－－查询空闲会议室、设备－选择会议室－预约会议—填写会议主题、参会人员等－确定预约。

输出：预约成功/失败提示。

查询预约

普通用户查询自己预约的会议，管理员用户查询所有预约会议。

角色权限：普通用户/管理员。

输入：会议管理－查询预约会议-输入查询条件会议主体-查询预约会议

输出：返回符合条件的会议。

取消预约

用户查询自己预约的会议，进行取消。只能取消自己预约的会议。

角色权限：普通用户。

输入：会议管理－查询预约会议－选择会议－取消。

输出：取消预约成功/失败提示。

修改预约

用户修改自己建立的预约会议。

角色权限：普通用户。

输入：会议管理－查询预约会议－选择会议－修改会议－修改参会人和会议室。 输出：修改会议成功/失败提示。

审批预约

用户未审批的会议，进行审批。

角色权限：系统管理员。

输入：会议管理－查询预约－选择会议－审批。

输出：审批结果提示。

提交会议文档

由会议发起者通过查询，选择一个会议，将整理后的会议记录上传到服务器。会议记录上传格式为HTML格式。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－查询预约会议－选择会议记录－上传。

输出：上传会议记录成功/失败提示。

查询会议

普通用户可以查看自己参与的会议。

角色权限：普通用户/系统管理员。

输入：查询相关会议－输入要查询会议的主题－查询会议。

输出：显示所查询会议的信息。

*查询会议的内容包括：开会时间、开会地点（哪个会议室）、发起人、会议主题。

1.7. 会议室管理

维护内容包括会议室的基本信息，会议室的属性包括会议室名称、会议室地点、能容纳人数、负责人等。

增加会议室

在系统中增加会议室信息。

角色权限：系统管理员。

输入：会议室管理－增加会议室信息。

输出：显示增加的会议室信息。

修改会议室信息

修改系统中会议室的信息。

角色权限：系统管理员。

输入：会议室管理－查询会议室信息－选择会议室—修改会议室信息。

输出：会议室信息修改成功/失败提示。

删除会议室

删除系统中会议室。

角色权限：系统管理员。

输入：会议室管理－查询会议室－选择会议室。

输出：会议室删除成功/失败提示。

查询会议室

查询系统中会议室的信息。可输入查询条件。查询条件包括会议室名称。 角色权限：系统管理员。

输入：会议室管理－查询会议室信息。

输出：返回符合查询条件的所有会议室信息。

1.8. 用户管理

维护内容包括员工的基本信息、员工所属部门、员工职位、员工在系统中的角色。 增加用户信息

为新用户在系统中增加其信息。

角色权限：系统管理员。

输入：用户管理－增加用户信息。

输出：显示增加的用户信息。

修改用户信息

修改系统中员工的信息。

角色权限：系统管理员。

输入：用户管理－查询用户信息—选择用户－修改用户信息。

输出：员工信息修改成功/失败提示。

删除员工

删除系统中用户。

角色权限：系统管理员。

输入：用户管理－查询员工信息－选择用户—删除用户。

输出：用户信息删除成功/失败提示。

查询员工信息

查询系统中用户的信息。可输入查询条件。查询条件包括用户姓名、所属部门。 角色权限：系统管理员。

输入：用户管理－查询员用户信息。

输出：返回符合查询条件的所有用户信息。

1.9. 设备管理

维护内容包括设备的基本信息、设备所属会议室、设备入库时间、设备类型等。 增加设备信息

在系统中增加一个会议室可用的设备信息。

角色权限：系统管理员。

输入：设备管理－增加设备。

输出：显示增加的设备信息。

修改设备信息

修改系统中设备的信息。

角色权限：系统管理员。

输入：设备管理－查询设备信息－选择设备—修改设备信息。

输出：设备信息修改成功/失败提示。

删除设备

删除系统中设备的信息。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－查询设备信息－选择设备—删除设备。

输出：设备删除成功/失败提示。

查询设备信息

查询系统中设备的信息。可输入查询条件。查询条件包括设备名、类型、会议室。 角色权限：系统管理员。

输入：设备管理－查询设备信息。

输出：返回符合查询条件的所有设备信息。

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