由于是我第一次使用U8-ERP系统进行实验,所以在操作的过程中出现了许多的问题,但在解决问题的过程中也学到了很多,特别对于我来说,因为将来想要从事财务管理方面的工作,而管理信息系统的实验则为我了解建账以及记账方面的知识提供了一个很好的平台。从对软件的不熟悉到渐渐地熟悉软件,我觉得我有了很大的进步,“纸上得来终觉浅,觉知此事要躬行”,我希望在本学期管理信息系统实验课上学到的知识能够运用到将来的工作中去,做到真正的学以致用。
由于对软件的不熟悉以及自己的粗心,导致在实验过程中不仅速度慢,而且出现了很多问题,以下是我在试验中遇到的问题及解决方法:
1、由于在建立账套信息环节忘记将账套主管选“代方”导致在启用企业门户时无法利用账套主管身份进行注册,因为实验操作时一个环节紧扣一个环节的,所以我只好重新建立账套系统;
2、设置会计科目时,未能充分理解将应收账款、预收账款设为“客户往来”,将应付账款、预付账款设为“供应商往来”的意思,差点写错了地方,还好在咨询了老师后及时地改正过来;
3、在实验过程中由于有时系统反应比较慢,第一次启动系统后有些项目并没有显示出来导致在做一些操作时找不到对象,比如设置坏账准备期初时就找不到“坏账准备设置”项目,在重新启用了系统后才可以使用;
4、在采购系统中,进行采购自动核算时,找不到要结算的入库单和#5@p;
5、我遇到的最大问题是在进行手工结算时,总找不到“选单”按钮,虽然经过了过滤、刷入、刷票、确定步骤,但都没办法进行分摊和结算,在系统中总是没有出现可以选择的入库单或#5@p,虽然咨询了老师并根据实验报告纲要中的具体步骤进行操作但还是没解决问题,导致实验难以继续,时间浪费较多;
6、实验过程中我最大的一个错误就是:建立账套时系统会将启用日期自动默认为系统日期,应根据实际情况对其进行修改,否则将会影响到企业系统初始化及日常业务处理等内容的操作,但我总是忘记了修改,以致对一些经济业务的记账产生了很大的影响,比如说进行请购比价生单时找不到可以进行对比的订单就是因为混淆了系统时间与实际操作的时间;
7、还有一个问题是有一些系统是U8-ERP系统没有的,比如说存货核算的业务核算和财务核算系统,在U8-ERP系统中就找不到,导致有关这方面的步骤都没办法完成,像入库单记账、入库凭证生成等。
在出现问题与解决问题之余,我觉得我更多的是学到了账单的许多记账知识,比如说在填制
请购单时要分清无税单价和含税单价、原币单价和现币单价;在进行存货记录时,一定要分清是产成品、半成品或外购品等,还有所购买的货物是入原材料仓库、外购品仓库、半成品仓库还是产成品仓库。总之,管理信息系统的实验课让我受益匪浅,感谢游老师在实验过程中的帮助,不过我想提点小建议:希望以后的实验课老师可以先让学生自己熟悉U8-ERP系统后再进行操作,这样可以提高操作的效率,我们也就可以更好地掌握各方面知识。
进入公司的第二年(即20xx年),由于当时公司用的财务软件是由一家日本的软件公司开发的BAAN系统,该系统的服务总部在台湾,服务费用相对于国内软件也高出好几倍,而且服务的方式是通过电子邮件或者远程操作,服务的时效性和质量都存在严重的问题,于是,经过公司管理层的研究决定,将在半年内切换使用国内的知名财务软件-金蝶财务软件。
由于财务对ERP系统熟悉程度比其他部门高,最终总经理委任我担任这次系统切换的项目经理,在实施过程中,经过无数次会议、加班,20xx年x月x日,圆满的完成这次系统切换工作。与此同时,我也对本次系统的切换,总结出了我的ERP系统上线心得,即:ERP上线成功=决心+执行力+策略+战斗力。
1. 领导层的决心是成功上线的保证
在ERP实施的初期,大家都怀有好奇的心理,比较乐于接受,进行得比较很顺利,在经过了艰苦的数据准备和流程确认之后,实现系统初始化之后,进入系统并行阶段,本以为新系统上线就可以松口气了,哪知并行阶段的工作量更是成倍增加,业务人员既要使用旧系统又要试用新系统,同样的数据要在两个系统中分别录入。由于新系统只是试用,业务人员的重点当然放在旧系统上,所以对新系统中的数据跟进就越来越慢,经过一段时间的忙乱之后对ERP系统失去信心。这时,如果企业领导者没有一定成功上线的决心,业务人员更是会一泻千里,导致ERP上线的半途而废。
2. 项目经理的授权和执行力是项目进度落实的保证
如果项目经理没有得到充分的授权就很难协调各个部门的主管一起参与到项目中来,如果项目经理没有做事的执行力就很难保证项目进度在规定的时间内完成。项目出现拖延后,如不采取补救措施,业务人员也就会大受影响,很有可能会导致项目进度的拖延会一发而不可收拾。当项目的执行变成了马拉松,要想保证项目的成功也就很难了。
3. 项目组的战斗力是项目推动的原动力
项目组成员一般都是抽调各部门的中层主管和骨干人员组成,他们是企业的中坚力量和项目推动的直接动力,然而伴随着项目进展的不同阶段,尤其是在项目进展到新旧系统并行阶段或者项目进度受到很大的阻力而推延时,很多业务人员经历了工作量成倍增加后的疲惫而对ERP的功效产生了怀疑,这个时刻项目组的战斗力显然成为上线切换成功的关键。
4. 合理的实施策略是项目推动的指导
ERP上线的成功离不开实施方法论的指导,每个ERP厂商都有各自标准的实施方法论,而且都有其通用性,但是这并不代表一定适合本企业,因为每个企业的经营管理模式、人员素质和人文环境等差异很大。双方项目组只有从企业的实际出发,以ERP厂商标准的实施方法论为指导,制定合适的项目实施策略,才能扬长避短,集中力量,快速上线。
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