1 目的

规范分公司内部管理服务工作，确保各部门内部管理高效、有序。

2 适用范围

适用于分公司各部门（班组）的内部管理工作。

3

3.1 职责 行政部经理负责组织分公司工作计划（年度／月度）的制定、实施与控制，并

对年度、月度工作进行总结。

3.2 各部门（班组）负责本部门（班组）的工作计划（年度／月度）的制定、实施

与控制，并对年度、月度工作进行总结。

3.3

3.4 各部门（班组）的工作计划（年度／月度）由部门经理审批。 分公司的工作计划（年度／月度）由分公司总经理审批。

4

4.1

4.1.1 实施程序 工作计划的制定年度工作计划：

4.1.1.1 每年x月x日前，各部门（班组）应根据公司总体工作思路，并结合本大厦

工作的实际特点编制出下一年度工作计划；

4.1.1.2 各部门年度工作计划应以书面形式于12月x日前报行政部，行政部根据各部

门计划制订分公司年度工作计划，由分公司经理办公例会修订、批准；

4.1.1.3 经批准后的年度工作计划由行政部督促各部门具体实施。计划的完成情况作为

各部门（班组）的绩效考评指标之一；

4.1.1.4年度工作计划的内容应包括以下几部分：

a.年度工作目标；

b. 主要措施；

c. 工作计划实施、完成的时间；

d. 费用预算。

4.1.2月度工作计划：

4.1.2.1 每月月底前，各部门（班组）应根据分公司批准后的年度工作计划和实际工作

情况具体编制出下月度工作计划；

4.1.2.2月度工作计划应当于月底前报行政部备案；

4.1.2.3 计划的实施、完成情况作为各部门（班组）绩效考评的依据之一；

4.1.2.4月度工作计划的内容应包括以下几部分：

a. 主要工作项目；

b. 应采取的主要措施；

c. 计划实施、完成的时间；

d. 费用预算。

4.2

4.2.1 工作总结的制定年度工作总结：

4.2.1.1 每年x月x日前，各部门应依据年度工作计划的完成情况，编写年度工作总

结，上报行政部。

4.2.1.2 行政部于12月x日前编写分公司年度工作总结，由分公司经理工作例会讨论

通过后，上报公司经理部。

4.2.1.3年度工作总结的内容要求包括：

a. 计划目标的逐项完成情况、完成数据；

b. 主要工作措施的实施情况；

c. 员工的绩效考评结果；

d. 费用成本支出情况；

e. 存在的问题和今后工作的努力方向。

4.2.2月度工作小结：

4.2.2.1 每月x日前，各部门应当依据月工作计划的完成情况，对上月工作进行小结；

4.2.2.2 工作小结应以书面形式报行政部；

4.2.2.3 行政部对工作小结的审核结果作为各部门月度绩效考评的依据之一；

4.2.2.4月工作小结的内容应包括：

a. 工作计划的完成情况（附统计数据）；

b. 员工绩效考评结果；

c. 存在问题和下月工作要点。

4.3

4.3.1日常工作组织、布置、实施 工作例会、专项会议、协调会议：

4.3.1.1 工作例会：分公司经理办公例会每周召开一次，参加人员为部门副经理以上人

员。会议主要内容是：

a. 总结本周的工作实施情况；

b. 解决各部门需要协助的问题和困难；

c. 布置下一周的各项工作；

d. 根据《员工素质量化考核办法》，对员工工作表现进行奖优罚劣。

4.3.1.2 专项会议：为解决单项问题而召开的会议，参加人员为相关部门负责人或主管。

会议内容如下：

a. 明确的会议议题；

b. 相关人员的主要发言记录；

c. 会议的决定。

4.3.1.3 协调会议：是由分公司总经理为协调部门之间的工作而召开的联席会议。会议

内容如下：

a. 协调的主要问题；

b. 相关人员的主要发言摘要；

c. 会议的决定。

4.3.2 各类会议均应由召集部门整理详细的会议纪要。经理办公例会由行政部整理《会

议纪要》下发到各部门并上报公司。

4.4

4.4.1 内部巡视检查：日检

4.4.1.1 值班经理、各部门经理和班组长应当依据分公司有关规定对下属员工的工作进

行日常例行检查。

4.4.1.2 检查频次及检查人：

a. 值班经理每天应对辖区的物业状况、各部门员工表现进行不少于1次的工作检查，并将结果记录于当日《值班经理值班记录》中；

b. 行政部每日上下班应对员工的出勤情况进行检查，并将检查结果通报各部门经理，做好记录。

c. 物业部每日应对辖区至少进行不少于一次巡视和检查，巡检内容详见《楼宇巡视检查工作规程》。并将结果记录于当日《物业部值班记录》中；

d. 工程部每日对设备的运行状况进行不少于一次巡视和检查，对巡检或记录中发现的问题应及时分析原因，并采取纠正和预防措施进行处理，并将结果记录于当日《值班记录》中；

e. 保安部每日对辖区及各岗位安管员工作进行检查，对发现的不合格应及时采取纠正措施，跟踪验证，并将结果记录于当日《值班记录》中；

4.4.2 周检

4.4.2.1 分公司总经理每周对各部门工作进行一次巡视检查，并在周检记录表上作相应

的的记录和评价。

4.4.3月检

4.4.3.1 分公司总经理每月最后一周周末，组织各部门经理对辖区进行一次全面检查，

评审物业状况（重点是检查设备房、主要设施设备、消防报警、公共通道）、员工表现进行检查，并将结果记录在月检报告表中。

4.4.4

4.4.5 检查的方式：采用抽检的方式进行。 检查的原则：

4.4.5.1 重点部位、重要工作要重点、重复检查；

4.4.5.2 在会议上列出来的问题要重点检查；

4.4.5.3 对工作的执行结果要重点检查；

4.4.5.4 检查时注意原始证据的保留。

4.4.6 检查以纠正违规、提高管理服务水平为目的，因而在检查出违规现象肘，应当

现场予以纠正，示范指导。严禁只查不纠的行为。

4.5

4.5.1

4.5.2

4.6

4.7.1

4.7.2

4.7.3 绩效考评 各相关考核人应当依据规定对下属员工进行绩效考评； 员工的绩效考评，详见《员工素质量化考核办法》。 质量记录的管理 经审核批准后的年度工作计划、工作总结由行政部归档，长期保存。月度工作计划、工作小结及各种会议纪要由行政部归档，保存期两年。 所有质量记录每季度由各部门整理归档，交行政部保管。

5 相关文件和质量记录表格

5.1 《员工素质量化考核办法》

5.2 《文件、档案资料管理规程》

5.3 《日（周、月）检记录表》

 

第二篇：公司资质管理规定

资质证书是各企业行业的准入证。行政法规、部门规章对资质证书各等级所从事的工程范围、规模、人员配备、资金及必须具备的各项条件等均进行了强制性要求。为保证公司从事经营活动符合法律法规，不断提高企业资质等级、为扩大经营规模做好铺垫，特制定资质管理制度规定。

一、 证件种类

1.1 企业资格证件：营业执照、资质证书、法人组织机构代码证书、企业安全生产许可证书、管理体系认证证书、法人证、税务登记证，企业审计报告、合同业绩等相关证件原件、复印件及电子版扫描件。

1.2 企业荣誉证书、优质工程证书、文明工地证书、“重合同、守信用”证书。

1.3 企业人员资格证书：项目经理资格证书、职称证书、年度安全考核证书、“五大员”岗位合格证书、特殊工种上岗证书。

1.4 员工职业资质证书和个人证书（学历证、学位证、身份证等）。

1.5 以后取得的企业各类资质、资格和荣誉证书。

二、证件工作使用范围

1、 各种资质证件由资质管理处统一管理，资质证件的年度检审、变更、换证等事务，由其负责及时办理。负责建立企业证件登记台帐。负责对资质类证件升级、增项、年检、核查、延期工作。对各类资质证书、人员证件有效期进行汇总登记，及时准确的掌控证件年检、延期情况；办理资质所需报表的填写上报；资质要求的人员配备、年检、注册、证件管理等工作。

2、记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。

3、严禁任何人擅自拷贝资质证件电子版、复印资质证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖资质证件，违反上述规定者，追究其当事人责任，严肃处理。

4、对收集的资质管理进行分析、筛选，充分理解上级主管单位下发文件的要求，对不理解部分要主动与主管单位负责人去沟通、交流，对不能达到之要求要向公司领导汇报，不可擅自做主，而造成不必要的延误或损失。

三、证件使用

1、建立企业证书借用使用登记表。

2、公司资质、证书实行集中保管、统一使用，资质、证书管理部门对资质、证书的安全存放和规范使用负责。

3、资质证书外出参加经营活动时，资质管理处须安排专人负责管理并须随时随身携带公司资质证件，因工作需要确有不便的，经公司主要领导授权后借出。

4、内部使用：在公司招投标经营活动中需使用资质证件的，须经公司主要领导授权后，由资质管理处安排专人负责办理。 使用流程：申请使用-领导授权-专人负责。

5、外部合作使用：有外部公司及个人要求与我公司合作使用资质证件进行投标经营活动的，由其公司或个人联络本公司一名担保人，请示公司总领导并得到授权后，填写《公司证件使用登记表》后，并安排专人负责办理。 使用流程：申请使用-联络担保-领导授权-使用登记-专人负责。

6、经营活动中出具的资质证件复印件上，须写明“仅供**工程投标活动使用”等相关信息；经营活动中携带印鉴的，无论任何理由，不得在空白纸页上加盖。

7、资质管理处使用的计算机上须设置密码，以防止泄露资料。

无论任何理由，不得将资质证件电子扫描件等相关资料上传网络或拷贝给任何公司及个人。

8、公司内部使用资质、证书用于招投标、各种外部审核等工作时，须由该项工作责任人填写《资质、证书使用计划表》，报经分管领导审核，经总领导审批后方能使用。

9、外部单位、个人借用公司资质、证书，须由使用人或本公司该项工作联系人填写《资质、证书使用审批表》，报经分管领导审核，经总领导审批后方能借用。

10、公司资质、证书管理部门以经批准的《资质、证书使用计划表》、《资质、证书使用审批表》作为使用依据并存档，并对使用情况作登记，确保资质、证书的规范使用。

11、附件《资质、证书使用计划表》、《资质、证书使用审批表》是本制度的组成部分。

资质、证书使用审批表（内部使用管理）

资质、证书使用审批表（外部使用管理）