***会后勤接待工作实施方案模板
为做好****会*的后勤保障和礼宾接待工作,特制定本方案。
一、工作机构及工作职责
成立***后勤接待指挥部,由****同志任指挥长,***同志任副指挥长,指挥部下设工作组,分别由****等同志任组长。
(一)综合协调组
组 长:****
副组长:****
工作职责及责任人:
1.负责制定后勤接待工作实施方案(责任人:***);
2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调(责任人:**);
3.负责汇总嘉宾信息,及时报送大会组委会、委指挥部领导,分送各工作组(责任人:**);
4.负责提前选定、准备礼品(责任人:**);
5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放;负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实(责任人:***);
6.负责落实我委自备车辆租赁、借用等有关工作(责任人:***);
7.负责会议期间嘉宾及工作人员用车的调度指挥,包括大会统一安排之外的考察等用车需求、工作人员用车需求;负责与大
会礼宾接待组对接,落实重要嘉宾接送车辆(责任人:***);
8.负责落实工作人员用餐(责任人:**)。
(二)嘉宾联络组
组 长:**
副组长:**
工作职责及责任人:
1.负责汇总重要嘉宾行程,并安排“一对一”委领导、联络员提醒、引导(责任人:**);
2.负责全程陪同重要嘉宾,做好接送机、入住酒店、出席活动的提醒、引导;(责任人:“一对一”联络员,名单附后);
3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络,对接落实接送车辆、住宿酒店,领取、发放有关资料等(责任人:**);
4、负责礼品及会议手册的发放,负责准备嘉宾雨具(责任人:**、“一对一”联络员)。
(三)酒店服务组
组 长:***
副组长:***
工作职责及责任人:
1.负责提前预订酒店,落实**、**工作人员及本委工作人员住宿(责任人:**);
2.负责入住嘉宾报到有关事宜(责任人:**);
3.按照大会酒店服务组统一安排,组织工作人员参加培训,
并按照实际工作要求进行演练和测试,熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息(责任人:**);
4.负责统计汇总嘉宾抵、离酒店信息,并及时提交综合协调组(责任人:**)。
(四)机场服务组
组 长:**
副组长:**
工作职责及责任人:
1.负责掌握嘉宾航班信息,提前通知综合协调组、酒店服务组及相关“一对一”联络人(责任人:**);
2.负责与大会机场服务组对接,做好嘉宾贵宾通道通行、乘机手续办理、行李托运等接、送机事宜及安排嘉宾、工作人员餐饮等(责任人:**);
(五)宴会服务组
组 长:**
副组长:**
工作职责及责任人:
1.负责制定详细宴会方案,与办公厅对接,落实拟参加宴请市领导名单;负责与酒店方对接,提前做好宴请现场各项准备工作,包括菜单审定、座牌订制、座次安排等(责任人:**);
2.负责对接公安、质监、卫生等部门,做好宴请场所的安保、卫生、急救等后勤保障。(责任人:**)
3.负责落实出席宴请的嘉宾名单,负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。(责任人:**)
4.负责撰写宴会领导致辞。(责任人:**)
(六)考察服务组
组 长:**
副组长:**
工作职责及责任人:
1.负责对接落实生态文明示范点考察有关事宜,做好嘉宾行程安排(责任人:**);
2.负责汇总大会统一安排之外的嘉宾考察等信息,制定工作方案,并提前通知相关工作组及“一对一”联络员(责任人:**);
3.负责做好参会嘉宾会议期间及会后考察服务工作;负责对接公安、交管等部门,做好嘉宾考察地点安保、行车线路保畅等工作(责任人:**);
4.负责嘉宾在筑期间其他活动的安排。(责任人:**)。
(七)资料信息组
组 长:**
副组长:**
工作职责及责任人:
1.负责编印参会嘉宾会议手册及手提袋(责任人:**);
2.负责编发嘉宾抵筑后慰问短信;负责大会结束后,嘉宾感谢信的编制及寄发(责任人:**、“一对一”联络员)。
(八)应急保障组
组 长:**
副组长:**
工作职责及责任人:
1.负责督促协调***制气股份有限公司确保年会期间煤气正常生产(责任人:**);
2.负责协调**供电局做好年会期间会场、嘉宾住地及***的供电保障工作(责任人:**);
3.负责督促通信企业做好年会期间通信通信保障工作,确保年会期间电话及网络通畅(责任人:**)。
二、工作要求
1.指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调,调集全委所有力量参与后勤接待。全委领导干部职工应当服从指挥部统一调度指挥。
2.综合协调组作为指挥部的枢纽,负责制定后勤接待工作实施方案;负责各类相关信息的汇总、整理、上报;负责指挥部各项指令的传达;负责住房、车辆及其他物资的统一调配。
3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则,根据任务分工做好相关工作。
4.实行重大事项通报制度,各工作组按照“事前请示,事后报告,实事求是,及时准确”的原则,对市组委会的重要指示和工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项,要及时通报
指挥部办公室及相关工作组。
5.工作人员着装要规范、得体,接待嘉宾要热情、有礼,“一对一”联络员要熟知贵阳市情、经济发展情况以及生态文明年会的基本情况。
6.各工作组要积极与负责展洽会、生态工业与可持续发展国际论坛、ICT产业创新论坛的联络员对接,及时掌握嘉宾信息及需求动态。
指挥部联络电话:***(电话****)
大会组委会联络员:**(电话****)
会议接待工作流程
一、准备工作
1、接到会议通知后,签领会议室钥匙,了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布
置要求。
2、落实接站人员及车辆安排。
3、根据人数及要求确定会议的台型,也可根据要求布局。
4、根据要求可将所需的各种物品和设备如会议桌椅、台布、台裙、盖杯、开水、水果、
茶叶、烟缸、小毛巾、纸笔、横幅、鲜花、绿色植物、引导牌、欢迎牌、会议主持台摆放到位。
5、按要求将所需设备摆放就位,并调试好相关设备如麦克风、幻灯机等会议设备。 6、会议开始半小时前各项准备工作到位。
7、检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具要干净、齐全、摆放到位。 8、根据会议将指示牌等放在指定位置。
9、开会前十五分钟,所有会议服务员检查仪容仪表各就其位、精神饱满。
二、会议中服务
1、当客人来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。 2、先到达的客人入座后,提供茶水服务,会议人数到齐后送上小毛巾。
3、通常每半小时为客人更换烟缸、添加茶水、特殊要求可按客人要求服务。 4、会议期间,服务员站在服务指定区直至会议结束。
5、会议中间休息,尽快整理会场,补充和更换各种用具。
三、会议结束工作
1、会议结束时,服务员站在门口,微笑向客人道别并请会务组有权签单人签单。
2、若有个别会议人员特殊情况未走,会议服务人员不得离开,应继续保持良好的服务。 3、待会议结束时,仔细检查会场,看是否有遗忘物品和文件,及其设备、设施是否有损
坏,做好记录。
4、将会议用具设备、卫生整理好,清洁卫生按照清扫的基本要求进行,关闭空调、电灯、
窗户、电源,锁好会议室。
5、无会议接待服务人员,按卫生清洁流程工作。
6、若有物品损坏及其他情况,要填写会议记录报告单。
7、做好钥匙交接。
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