佛山市顺德区四方板业制造有限公司
经理秘书工作说明书
第一部分 岗位规格说明
一、 基本资料
岗位名称:经理秘书 职位代码所属部门:行政部
直接上级:总经理 分析日期:20xx年x月x日
二、 岗位职责:
日常事务管理(办公室管理、通信管理、日程管理)
接待事务(来访接待、安排服务等)
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
行政事务
信访事务(员工的来信来访或员工及顾客的投诉处理等)
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
写作事务(各种文体的写作)
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
协助总经理进行公司企业文化、企业战略发展的规划,配合管理办开展企业文化工作;
三、 其他职责
完成领导交办的其他临时工作。
四、工作内容及工作要求
1、合理安排总经理的日常工作时间和程序;
2、负责领导办公场所卫生清洁。领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放;
3、负责日常经营管理文件的整理,及时编辑整理归档,为总经理开展工作提供便利
4、负责收集相关信息,关注公司内各部门信息沟通情况,及时传达领导的各项指令; 协助总经理跟进日常工作的安排和完成;
5、负责总经理重要客户来访的接待工作;
6、整理公司重要会议记录及会议纪要;
7、协助总经理跟进完成国外订单的进展及国内外的市场推广。
8、完成总经理交办的其他工作的督办、协调及落实任务。
五、工作场所:办公室。环境状况:舒适。
六、工作时间
本岗位实行每周40小时的标准工时制。
晋升方向 轮转岗位
第二部分 员工规格要求
任职资格:
1、年龄25岁以上,身高1.6m以上,仪表端庄、形象气质佳;
2、大专以上学历;英文4级以上。2~3年以上秘书工作经验,熟悉本岗位基本工作要求及流程;
3、 有较强的文字表达能力及图表处理能力,文笔优秀,熟练使用办公操作系统;
4、 良好的沟通协调能力、突发事件应变处理能力,熟悉商务接待礼仪;
5、 敬业勤业、工作责任心强、执行力强、处理问题考虑周详,认识集体利益胜过个人利益;综合素质佳
6、认同企业文化,具有强烈的责任心及团队合作意识,能适应较强的工作压力和工作强度;
总经理秘书工作说明书
一、基本资料
1、职务名称:总经理秘书
2、直接上级职位:总经理
3、所属部门:办公室
4、工资水平:20xx~3000
5、工作性质:高级文秘
二:工作概要
1、协助总经理处理行政事务、董事会的秘书性工作。总经理活动日程安排,内
务管理,接待事务服务与处理,讲话稿的起草,有关讲话录音、记录及整理,来
信来访处理,日常文档处理,有关会议通知、记录公司领导工作计划安排,临时
交办事项,总经理办公室保密管理对各种文件、讲话、资料要保密。
2、职务说明:
(1)按要求时间完成月、季、年度公司工作总结及工作计 划起草
(2)按要求起草总经理的工作报告。
(3)参加指定的公司会议,做好记录。记录要全面准确, 有争议的问题, 双方观点要记清楚。
(4)根据会议要求和需要,及时整理会议纪要,按规定范围下发。
(5)对会议决定的事项和布置的工作,进行检查督办,并及时向总经理汇报
(6)了解总经理的主要活动情况,做好总经理的工作日程安排。
(7)负责企业大事记的登录与归档。
(8)及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。
(9)定期向直接上级述职。
(10)完成直接上级交办的其它工作。
三:任职资格
(1)必备知识
①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历,并有较强的自学能力。
②取得经济类初级,文秘四级以上专业技术任职资格。
③熟悉公司法、合同法、档案法、税收、工商管理等法律、法规知识,熟 悉公司经营策略、经营计划、各部门职责分工及各部门的经营目标。
(2)技能要求
①能全面领会工作指令和工作要求。
②能撰写工作报告、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。
③思维敏捷,有较强的语言表达能力和公共关系能力,能够大方得体地接
待来宾。
④能独立进行专题调查,并能撰写调查报告。
⑤能熟练操作微机。
⑥能熟练使用现代办公设备,并进行简单维护。
⑦具有一定的英语水平,英语六级以上。
四:工作环境
1、工作场所:室内80% 室外20%
2、工作姿势:站立15% 走动25% 坐60%
3、体力消耗:小 脑力消耗:大
4、视觉精力:集中程度60% 紧张程度60%
5、危险性:小
6、工作时间:上午9:00~下午5:00
7、加班情况:一般不加班,除特殊情况外
8、环境:舒适愉悦
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