1．熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。

2．全面负责办公区的各项卫生清洁。

3．熟悉掌握公司各类文案的管理程序。

4． 排版打印公司各个部门的各种文件（上行文、下行文等）。 负责年度工作计划、工作总结的拟订；

5．负责公司各项文案的起草、归类、存档。

6．负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。 负责公司文件、信件、报刊分发工作；负责当日会议安排准备工作。

负责公司各种会议的资料准备、会议召集、会议服务安排、会议记录、会议纪要整理分发工作。

负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。

熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合个部门负责人随时调取各类存档。

先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核、工资核算、考勤卡核对、人事资料保存。

负责公司办公用品的申购、发放的全面管理。

整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人。

负责公司办公室所有来电接听。

接待董事长、总经理之来访人员。

负责领导日程安排提示；负责本部门工作日程安排及各项例行检查。

参加公司各项重要会议，好会议记录，整理归档保存。 外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。 负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。

负责公司员工生活福利计划的编制、生活福利的发放管理工作。 负责公司办公物品采购计划、采购申请的审核工作；办公设施设备及备品管理工作。

八、 负责公司印鉴、证照的使用和管理，证明管理，各种资料、文件、档案的收集、编撰、起草、收发、制做、打印、复印和存档保管工作。

九、 负责领导临时交办的其他任务及紧急、重要事务。

1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作.

2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。

3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。

4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提

出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。常见的错误有：1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的、 私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。

3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总的同意，代替总经理作出某些工作约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，

忘记了自己的协助而不是代替总经理工作。

作为酒店总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区 以职业的态度对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职

责，扮演自己的组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。行政秘书岗位职责。 一、岗位名称：行政秘书

二、岗位级别：

三、直接上司：总办主任

四、管理对象：机要员、打字员

五、岗位提要：在总办主任领导下，撰写、审核公司各类应用文稿，办理办公室内部日常事务，负责大厦文印、文书档案管理工作。

六、具体职责：

1. 按照上级要求，起草对公司内内。对外各类报告、公文函件、通知、总结及总经理所需的讲话稿，做到文字通顺，符合行文规范。

2. 参加行政例会和其他有关会议，记录并整理会议纪要。

3. 汇总各类报表，编写大厦经营管理工作的“大事记”。???

4. 协助总办主任处理日常接待，来信来访等有关事宜，及时上传下达。??????????

5. 负责总经理的日常电话转接，向总经理提供秘书性服务。

6. 督导下属做好公文收发、打字、文印、文书档案和印章管理工作。

7. 督导总办的设备保管和维护工作，使之正常运行。

8. 完成总办主任交办的其他工作。

七、任职条件：

1. 工作认真负责，办事稳重灵活，任劳任怨，保守机密。

2. 掌握文秘专业知识，熟悉国家民族宗教政策和当地民族风俗习惯，了解大厦各部门运转程序，掌握行政管理规范。??????????

3. 文字能力较强，行文规范流畅，条理清楚，有较强的独立工作能力，具有英语的初级水平。?????????

4. 具有大专以上文化程度，从事秘书工作两年以上。?????????

5. 身体健康，仪表端庄。

八、权力：

1. 根据工作需要，有对下属工作的调配权。

2. 对下属奖惩的建议权。

3. 有权签署下属物资领用申请单。

 

第二篇：文秘职责

《1》负责各种文件的起草，装订，和传递工作，并且对上级需要签收的文件，及时进行处理，传递，催办等，并做好文件的回收，清退，销毁等工作。

《2》做好文秘相关档案的收集管理和保密工作。

《3》负责公司重要的会议记录，并能够及时做好会议记录和整理，完成会务工作。

《4》办公室文秘需要协助办公室主任，公司的工作总结做好。 《5》负责接受传真，并做好传真和信息的收集，及时报送。

《6》协助办公室主任将公司的文化建设工作做好，并且搞好对外宣传以及公共关系。

《7》办公室文秘需要负责公司内部的电话接听，并且对所接听电话做好记录

《8》对于办公室里各类的办公室设备的使用进行保养和维护，保持办公室的整洁。

《9》办公室文秘需要协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。 《10》领导临时交办的其它任务或者需要临时处理的应急事务需要及时进行处理，并且完成。

《11》及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。

《12》会议安排：负责部门经理召集的会务安排（包括会议通知、会场准备等工作），为部门经理撰写文稿，做好会议记录（必要时编写

会议纪要）以及会议服务（如会议资料的发放、收集、整理和归档工作），保证会议顺利召开；

13. 负责总经理办公室的清洁卫生。

1．在日常事物工作中，我将做到以下几点：

（1）协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。

（2）做好了各类信件的收发工作。

（3）做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作

（4）协助办公室主任做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行集团公章管理规定，不滥用公章。

（5）做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

（6）做好办公室设备的维护和保养工作。

（7）协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间集团的安全保卫工作。

（8）认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。

2．在行政工作中，我将做到以下几点：

（1）做好领导服务：及时完成办公室主任、集团各部经理和部门主管交办的各项的工作。要成为领导的助力、助手，急领导所急，想领导所想，勤跑腿，多汇报，当好参谋助手。

（2）做好各部门服务：加强与各部门之间信息员的联络与沟通，系统的、快速的传递信息，保证信息在公司内部及时准确的传递到位。

（3）做好员工服务：及时的将集团员工的信息向公司领导反馈，做好员工与领导沟通的桥梁。

（4）协助办公室主任完善集团各项规章制度。

（5）做好信息保密工作：保存好办公室常用文档，做好存档保密工作；要及时、准确、全面的收集各方面信息并做好存档工作。

（6）做好文书工作：及时完成领导交办的各种文稿，学习各种文字材料的写作，提高自身写作功底。

3．提高个人修养和业务能力方面，我将做到以下三点：

（1）积极参加集团安排的基础性管理培训，提升自身的专业工作技能。（2）向领导和同事学习工作经验和方法，快速提升自身素质。（3）通过个人自主的学习来提升知识层次。

4．其他工作

（1）协助人力资源部做好各项工作。（2）协助财务部、物业部、项目部做好相应工作（3）协助各子公司做好各项工作。（4）及时、认真、准确的完成其它临时性工作。