行政机关公文种类

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）

第二章?公文种类?共确定了?命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要?共13类、14个文种。

下面就各个文种作一介绍。

一、命令（令）

命令（令）：?适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员?。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

1．公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一般有?现予颁布（公布、发布）?、? 现予公布施行?等；执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。颁布令后面要附上所颁布的法规文件。

2．行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。

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公文种类及其主要区别

? 请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。

? 报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

或者撤销下级单位不适当的决定事项。

? 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

? 通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的

? 批复与复函的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复

适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批

复，而应使用复函予以答复。

? 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

? 函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求

批准和答复审批事项。

? 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

? 公文格式定义：

公文格式就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，

又服务于公文的内容需要。

? 幅面尺寸：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4纸型，其成品幅面尺寸为：210mm*297mm

? 页边与版心尺寸

? 公文用纸天头（上边距）为37±1mm

? 公文用纸订口（左边距）为28±1mm

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公文种类及写法

一、公文概论

二、公文种类

1.办公用文

(1)通告

(2)通知

(3)报告

(4)通报

(5)请示

(6)批复

(7)会议纪要

(8)函

2.常用文书

(1)计划

(2)总结

(3)调查报告

(4)述职报告

(5)讲话稿

(6)开幕词

(7)闭幕词

(8)简报

三、行文规则

1.行文规则的含义

2.行文基本规则

1

四、公文中的常见病例

1.公文标题中常见病例分析

2.公文写作中常见问题

公 文 概

2 论

一、含义

公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。

二、分类

公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通告、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。

公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。

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常用公文种类释义

一、报告

“报告”是适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问的文种。上级单位只需阅知，不需批复。注意：当地党政、央行、银监部门应视同上级单位，行文文种应使用“报告”，而不要用“函”或其他文种。

报告类公文结尾不要写“请审批”等要求批复的字句，尤其不要夹带请示事项。

除上级单位负责人直接交办的事项外，一般不得以单位名义向上级单位负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

二、请示

“请示”是适用于下级单位向上级单位请求指示、批准事项和予以批复的文种。

（一）请示类公文一律以总、分行名义向上级行或上级单位行文。

（二）请示类文件应一文一事，严格杜绝出现“一文两事”现象。

（三）请示类文件只能主送一个单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。分行主送总行的请示，不得同时抄送总行的内设部门。

（四）不要越级请示。

（五）不要与报告混淆使用。请示与报告虽同属上行文，但两者之间有着严格的区别。比如：在行文时间上，“报告”是事中或事后

行文，而“请示”则是事前行文；“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则有；上级对下级报送的“报告”，可作批示也可以不作批示，一切全由上级酌情处理；而“请示”则不然，凡请示类公文，不论所请示的事项同意与否，上级行必须答复，并进入督办范围。答复的方式有：书面答复（一般以“批复”形式行文），口头答复（一般采用电话答复方式）。

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最新国家标准公文格式（20xx年）

1.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

4.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

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最新国家标准公文格式（20xx年）

标题（2号小标宋体）

发文对象：（标题下一行顶格，3号仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

一、X X X(黑体)

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

（一）X X X（楷体）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X

单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（联系人：……；联系电话：……）（如有附注，居左空 二字加圆括号编排在成文日期下一行。）

(说明)1.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

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四川省人民政府公文主题词表

（二○○一年x月修订）

使用说明

为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制《四川省人民政府公文主题词表》（以下简称词表）。词表主要用于标引省政府、省政府办公厅印发的文件和各地、各部门上报省政府及其办公厅的文件。

一、编制原则

（一）词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。

（二）词表遵循文档管理一体化的原则。

二、体系结构

词表共由17类823个主题词组成。词表分为两个层次。第一层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工业、交通、能源、邮电”类等；第二层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。第一层和第二层统称为主题词，用于文件的标引。

三、标引方法

（一）一份文件的主题词，除类别词外最多不超过5个主题词。每个单列词组不超过6个字。“主题词”用3号黑体字标在文件的抄送之上，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体，词目之间空1字。

（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词，最后是文种。

（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

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如何正确选用公文文种

要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？

? 对于公文文种的正确选用，国务院于20xx年x月x日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。

? 然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。

一、所选文种应当在法定文种之列

? 根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于20xx年×××情况的总结”。显然，将“总结”直接上报是不正确的。那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送20xx年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于20xx年×××情况的报告》）。而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送20xx年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。

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