会计档案的数字化保存

摘要：现代信息技术条件下，会计档案管理工作面临着诸多挑战，文章指出现代信息技术促进了会计档案内涵的拓展；现代信息技术提高了会计档案的技术含量和知识含量，会计档案的信息的真实性和安全性要求更高；会计档案管理的科学性要求更高。

关键词：现代信息技术：会计档案：新挑战

一、现代信息技术促进了会计档案内涵的拓展

会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。现代信息技术会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。现代信息技术会计档案除传统概念上的会计档案外，还包括会计现代信息技术过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。主要由下列内容组成：（1）计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型；（2）计算机操作系统（或网络操作系统）型号；（3）财会现代信息技术软件系统的编程语言、数据库系统类型；（4）软件系统名称、版本号；（5）与财会现代信息技术软件系统相配套的各说明书与使用手册。可见，会计现代信息技术条件下，由于计算机技术的应用和会计信息的数据化和程序化，会计档案的载体本身发生了巨大的变化，它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还包括现代信息技术会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

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档案数字化解决方案

档案数字化的基本流程

一、档案分类整理

按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。

二、档案交接

分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

三、索引著录

标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。

文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。

注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档

案的实际情况做相应调整。

四、档案拆分

档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。

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档案数字化加工计划

档案数字化建设是档案工作随着现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的趋势。国家档案局中央档案馆在《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出：加强档案安全体系建设，提高档案的容灾及灾备能力，确保档案安全，是高校档案数字化建设的主要目标。

出于对现有全区各盟市旗县检察院纸质档案的保护和提高现有档案的准确、高效的利用，在全区范围内实施档案数字化加工，最终实现档案的网上调档、网上查询、网上展示编研。

并为保证数字化加工处理工作安全、有序进行，本院与外聘技术操作人员签订安全保密协议，加工处理场所安装监控设施，对出入库档案建立登记，严格清点核查，做到档案数字化处理工作的安全、有序、稳步、高效进行。

同时，以数字化加工处理工作为契机，安排本院档案室管理人员与外聘技术人员共同工作，实地学习操作，掌握室藏档案数字化处理程序和方法，并定期举办档案数字化管理培训，对县区检察院档案管理人员和各部门内勤进行系统培训，帮助档案管理及相关人员掌握档案数字化加工处理技术，为今后自主进行档案数字化加工处理工作提供保障。

一、纸质档案数字化处理后具有几点益处：

进入21世纪以来，我国的各级政府、企业、事业单位的档案信息化意识极大加强，其中就包括对浩如烟海的实体档案进行数字化，以提供准确、快速、实时的网络化信息服务。实施实体档案数字化需要有具备相当规模的专业化团队、大量的扫描等数字化专业设备、高效的数字化加工业务管理软件系统以及严密的项目管理制度体系等条件。显然，采用数字化外包方式完成档案的数字化是最佳的

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（三）数字化加工部分... 1

6.1.         需求分析与总结... 1

6.2.       参考的国家标准及技术规范... 2

6.3.         数字化加工实施细则... 3

6.9.1.       本项的扫描加工流程... 3

6.9.2.       生产流程有以下几个主要的步骤组成：... 4

6.9.3.       档案整理... 5

6.9.4.       著录标引... 6

6.9.5.       纸件扫描... 7

6.9.6.       图像处理... 8

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档案全文数字化管理方式的实践和探讨 档案数字化是当前数字化资源建设的基础，是数字档案馆建设的重要内容之一。但在信息化系统建设中，档案数字化有其特殊性，其特点可以说是“三分技术，七分管理”，也有说是“三分技术，七分协调”。不论哪一种提法，都说明了档案数字化必须要有一个合理的管理运行机制，这是比人才、技术更为重要的因素。我局在20xx年底，就已经完成了馆藏档案的目录数据库建设工作，20xx年，随着XX市数字档案馆综合管理软件平台的完成，我局系统开展了馆藏档案全文数字化工作，目前已实施了二期。通过在实践中不断探索总结，形成了一套全文数字化管理工作机制和方法。现向大家汇报如下，请各位同人批评指正。

一、引入监理机制，规范环节管理。

XX市档案馆馆藏全文数字化由市政府下拨专项资金300万元开展。局领导极为重视。考虑到大规模数字化加工工作复杂性，我们比较谨慎，通过多方调研制定了《XX市档案馆数字化加工建议方案》，最终确定采用外包服务的方式。服务外包方式对数字化管理工作提出了更高的要求，出于对项目质量、安全、工期等问题的多方考虑，我们创新性的在档案数字化工程中引入监理机制，对工程进行全程控制。

监理工作是站在独立的第三方的立场上为业主服务。受建设方委托，代表建设方的利益，控制质量、确保进度，依据合同及设计方案对项目的全过程进行监督管理，确保顺利完成项目建 1

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数字化事业部工作纪律及考核办法

一、 目的：

（一） 为了更好的规范数字化事业团队，加强员工的自

我管理，提高工作绩效,发掘员工潜能，实现员工与上级更好的沟通，创建一个具有发展潜力和创造力的优秀团队。

（二） 使数字化事业部的人员晋升、岗位调动、奖惩、

培训等体系更加规范并且“有法可依”。

二、 工作纪律与规范

（三） 各项目组的员工上下班应严格按照项目组规定的

作息时间，不迟到，不早退，不旷工；

（四） 上班时间严禁打闹、嬉戏，吵架、打架，无理取

闹，严禁玩手机，网上聊天，串岗闲谈；

（五） 各岗位员工应服从组织的分配和工作安排，必须

坚守岗位，履行岗位职责，保质保量完成工作任务；不得以各种理由擅自调岗，调岗须经项目负责人统一安排；

（六） 严禁恶意顶撞上司，辱骂、殴打同事；

（七） 各岗位员工必须按时参加公司和部门安排的学

习、会议和集体活动，不能按时参加的，应经部门负责人或活动组织者的批准。

（八） 严禁散布负面信息，在团队内拉板结派，在团队

内恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为。

（九） 严禁涉及黄、赌、毒；严禁参加邪教组织；

（十） 必须严格尊重公司及本部门规定的各种规章制

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纸质档案数字化工作中的几个问题

上传日期:2009-11-20 阅读次数:207

纸制档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的过程。纸质档案数字化是综合性档案馆馆藏档案数字化的重中之重，也是一项工作量巨大，耗费精力的任务。任务艰巨，兵不容缓，信息化社会迅速地到来要求各级档案馆必须尽早尽快完成此项工作。笔者所在的档案馆已经率先开展此项工作，在纸质档案数字化过程中遇到了一些困难，有一些感想，特总结出来，以便与档案界的同仁一起交流，共同探讨：

一、纸质档案数字化工作开展前如何整理出加工对象

笔者认为这个问题涉及三个方面：

（一）要不要或者如何对纳入加工范围的馆藏档案进行价值鉴定

很多档案馆馆藏档案长达50多年历史，基本上是从建国初积累至今，档案数量庞大。以襄阳区档案馆为例，目前该馆内保管的纸制档案57151卷，其中永久和长期档案合计51131卷、短期档案6020卷。目前市场上较先进的专业扫描仪柯达i65，具有双流同时输出黑白和灰度，黑白和彩色双面影像的功能，每分钟最多扫描32页或64个影像。襄阳区档案馆安排了一个四人的工作专班 ，利用扫描仪的高速扫描功能，平均1个小时扫描500幅影像，按照每卷130页计算约4卷。按照每天工作6个小时，每周5个工作日，每月22个工作日计算，仅完成51131卷长永久和长期档案扫描任务需要9年。然而相当多的档案纸张鉴于质量和规格，还依赖于平板扫描。20xx年，襄阳区档案馆3人工作小组每天工作6个小时，利用平板整整花了3个月的时间扫描了1万幅影像。而且还有一部分短期文件经过鉴定需要升级，全面实现文档一体化还遥遥无期，档案馆也在不断的接收，工作任务将越来越重。所以从时间上讲，全部馆藏档案数字化不可行。

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根据省住建设厅，冀建城【20xx】280号《关于印发〈河北省数字化城市管理新模式平台建设评估规程〉的通知》的要求，统一按照市委市政府对数字化城市管理的整体构想，采用“一级监督指挥、二级管理”的模式，并按照区委区政府的指示精神，以数字化为依托，本着节约、务实的原则对城管、公安110、交警等部门的现有硬件设施进行整合，建成符合我区实情的区级数字化城市管理平台。

目前，我区数字化指挥中心共培训监督员16名，坐席人员6名。整个网络覆盖10平方公里建城区，划分为13个管理网格，每个网格配备两名监督员进行巡查，及时的上报和反馈所发现的问题。为了配合数字化工作的进行，在主要工作单位设置二级终端，以方便案件的处置。与此同时，我区还开通了“12319”便民服务热线，及时为其解决问题。我区还在重点路段安装了224个摄像头，并配有两名操作员每天对各路段进行查看，与监督员配合，加强监督力度。

数字化城市管理信息系统采用对发生案件的联动处理机制，即一项任务的发生到结案，形成由市到区再到区属职能部门的三级单位两级派遣机制，由区指挥中心对本区内发生的案件进行及时处置，除此之外区指挥中心，还有进一步的指挥和管理的职责，对区属职能部门的案件进行督办，完结后统一反馈到市指挥中心。

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