档案数字化解决方案

档案数字化的基本流程

一、档案分类整理

按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。

二、档案交接

分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

三、索引著录

标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。

文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。

注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档

案的实际情况做相应调整。

四、档案拆分

档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。

五、档案的扫描

原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

六、图像处理

采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

七、质量检验

对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。

八、图像与索引挂接

文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。

九、案卷整理

档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。

档案数字化解决方案

更新时间：2004-05-13

概述

随信息技术的飞速发展，带来了文档管理及存储、利用方式的革命。用文档电子影像数字化信息代替纸张等传统介质，不仅大大节约了存储空间，无限地延长了保存时间，同时为查阅利用带来了极大的便利，因此，文档数字化逐渐得到图书馆、档案馆等各行各业用户的一致认可。

文档数字化是指利用计算机技术、网络技术和智能识别技术将传统的纸质信息转化成计算机内码或图像。然后将数字化的信息发布于局域网、广域网，形成若干个数字信息集群，供相关人员方便地查询利用。

国家863计划数字图书馆战略小组组长，原文化部副部长徐文伯指出：数字图书馆建设是一场没有硝烟的战争，要用中文信息资源去占领这块网络阵地。国家档案局国家档案事业十五规划明确提出，要大力推进档案信息化建设，在全国有条件的部分地区、部分行业率先建成一批数字化档案馆室。

在日趋激烈的国际竞争中，谁掌握了更多的信息资源，并使之转化为经济技术优势，谁就掌握了竞争和生存发展的主动权。信息资源电子化是人类社会文明进步的必然趋势，能否跟上国际潮流，完成信息资源电子化进程，关系到一个国家、一个民族的兴衰。 数字化实施数字太微档案数字化解决方案是指对档案进行分类整理、标引着录、图像扫描与处理、案卷整理、移交进馆等工作的总称。

一、档案分类整理

档案分类整理是指将文档进行分解整理，包括原件的拆卷、起订、粘贴页撕开，页号编写有误的重新编号。并按扫描后的电子文件组织形式进行重新分类，以便扫描时的批次处理。

二、档案交接

分类整理后的档案按时间先后或其他分类项顺序提出、提卷时编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

三、标引着录

标引着录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，所以录入时需要相关档案管理人员进行指导，制作相应的《文字录入工作说明书》，确保文本域录入的准确率。

四、档案拆分

档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数。

档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页进行标注。

五、档案的扫描

原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取，再进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件（快图像系统），扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

图像的分辨率正常情况下为200dpi,如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保正图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。

六、图像处理

数字太微档案数字化系统采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点，在校对时，发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

（1）污渍、黑边、偏斜处理

（2）全文字面的扫描密度

（3）粘帖页与表格

（4）插图

（5）照片页的处理

（6）存储格式与页面空间分辩率：200dpi图像格式：TIFF、JPG储存空间：A4，20-30KB/页

七、质量检验

对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。

对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。

八、挂接

文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，由系统自动进行文字图像与系统的匹配挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收。

九、案卷整理

档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和本单位的实际情况进行有序的整理，安排专人负责案卷合并与整理。

十、档案数字化工厂生产流程图：

数字太微档案数字化工厂生产流程图

档案电子化带来的效益

●实施档案电子化可以给用户带来种种直接或潜在的效益

●实现资源共享，可多人同时查阅档案资料

●快速响应用户查阅档案资料需要，提升窗口形象，提升竞争力：

●使用计算机快速查询档案，并且不受时间和地点限制，大大提高工作效率 ●纸面档案翠电子文件格式保存，可以节省50%翠上的库房空间

●通过对电子化档案数据的光盘备份和羿地存储，提高档案保管的安全性 ●查阅及使用档案无需再接触原件，可有效保护源文件，延长档案夹保存时间 ●有利于档案的规范化管理，提升档案管理应用水平

 

第二篇：浅谈档案信息数字化管理

性；第二，数据项目和内容的完整性；第三，数据的规范性；第四，数据的稳定性。

４．开发利用工作是档案信息数字化管理的目的。数字化管理的出发点和归宿是满足利用者的需要，提高利用率。档案部门必须转变服务观念，将工作重点由传统的整理

据压缩技术、数字扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件和已经归档的电子文件，系统地组织成结构有序的信息资源库。档案信息数字化管理的目的就是达到档案管理手段、职能实现与服务方式的数字化。

１．选用软件平台是档案信息数字化管理前期工作的关键。大量的电子文件产生以后，软件平台是首先需要解决的问题。笔者个人认为，最佳的办法应该是首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确一定标准的原则是：面向计算机和网络及信息

关系，剔除不应归档的电子文件，对重要文件则应打上归档标记。（３）不能忽略著录工作（主要包括归档前与归档后）。可以这样说，著录是对电子文件从产生至结束的整个生命周期的控制，没有著录就不能有效实现归档、检索、利用、统计等各方面工作。（４）收集归档工作中要预防数据丢失和泄密，要注意对传输过程中的加密工作，特别是要防止通讯线路上的窃听、泄漏、篡改和破坏。（５）值得一提的是，《电子签名法》的颁布实施，使电子文件的原始凭证性得到确认，在收集过程中注意采用签署技术、输入隐形条码等方法以与伪造

转向档案信息的重组和创新。从被动的、低档次、知识备查服务转变为主动的、高层次、超前的知识配送服务，使档案信息的潜能得

到充分发挥。同时，在利用工作中笔者体会

到安全、保密问题是必须解决的原则问题，由于档案工作必须兼顾保密性原则，而数字化管理以后，利用工作变得更开放，安全控制也更困难，这些新变化要求档案部门必须，通过加强对电子档案开放的鉴定工作，处理好利用与保密的关系，在《档案法》允许范围内实现资源共享，实现安全合理利用。

５．档案信息数字化管理对于档案工作者提出了更高的要求：既要懂得电子计算机技术，能了解和把握运行过程中出现的各种技术问题，也要懂得进一步深化发展了的档

或复制件相区别，达到对原始性的安全保证。

３．数据库建设是档案信息数字化管理的核心工作。数据库建设主要包括档案目录数

（置煳平台的处理，直接采用国际和国家标准；面据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。案学理论、原则和经过改革的档案管理方法／；飘向综合性信息的处理优先采用国家标准；面档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和与技术，才能为加快实现档案数字化网络建、父向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由文停陛数据库两种较为常见，检索性数据库设提供充足的技术支持。具备较强的政治觉ｑ乡此形成标准化的规范体系。

主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可

悟和良好的职业道德，能对数字档案的安全保管具有高度的责任感和保密意识等等。同时档案部门也必须重视对在职人员的培训，

僮自

２．收集归档工作是档案信息数字化管

ｉ§理的基础工作。笔者在工作中发现，在收集

逼少归档工作中有几个方面的问题：档案部门对

电子文件的前端控制意识不强，办文部门对电子文件的归档意识不强，再加上电子文件收集归档制度尚不完善，使档案部门收集不到或丢失文件。因此，通过工作实际，笔者认为收集工作必须解决几个问题：（Ｉ）建立相应的电子文件的收集制度。如连锁责任制、三人会签制、“机读文件目录”制、移交责任制等，使收集工作真正落实。（２）不能忽略对电

以通过网络获得档案信息。档案信息数字化重视引进相关的专业人才，以适应档案信息

后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。—个高质量的数据库中的数字

数字化建设的需要。

以上是对档案信息数字化建设的一些浅见，档案信息数字化建设是一个循序渐进的

过程，对这个过程的各个环节进行深入的研

究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案数字化建设之路，为今后的数字档案馆、虚拟档案馆的建设

打好基础。＠（作者单位：喀左县档案局、大

连市甘井子区交通局、朝阳电视台）（责编：张铁）可以刻录在一次性写入的只读光盘上，以保证其不被修改。

为了保护计算机系统中数据的安全，系统数据应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份分开保存。另外，采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的。因为系统一旦染上计算机病毒将可能对数据产生毁灭性的破坏。故应从建立计算机安全使用制度等方

子文件内容、原始眭、保存、识读有关的技术信息要达到以下质量标准：第一，数据的准确

脏或划伤，用完后及时放回保护套或盒中并立着放。光盘若被弄脏，用无腐蚀性的清洁剂清洗干净还可正常使用。

根据新型载体档案的自身特点，为安全的保护和利用它们，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度，并严格审批手续。磁性载体文件应一式两份，归档应将其中一份作为保存件不得外借。利用率高的档案应另制作复制件，利用中使用复制件，妥善保存原件。录像片也应另归档—套，可供借阅的备份片。

二、计算机档案管理系统的应用和维护

在档案计算机管理系统的使用中，也存在着安全保护问题。使用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作时，应设定不同操作人员对不同内容的访问权限。如检索统计工作中不允许对档案目录进行登录、修改等操作（这一般可通过软件设置口令密码来达到），防止外来借档、查档人员直接操作计算机修改文件。对不同密级的档案也应设置不同的保护措施。如对高密级的档案除设置多级密码保护外，还应对文件内容进行数据加密。对于长期保存不需要修改变动的档案，

面来预防。不允许随便使用外来磁盘、光盘

等，必须使用时，应严格进行病毒检测，在确

认无病毒后方可使用。＠

（责编：刘薇薇）

万方数据　

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浅谈档案信息数字化管理

作者：

作者单位：

刊名：

英文刊名：

年，卷(期)：

被引用次数：梁英， 王虹， 东晓华梁英(喀左县档案局)， 王虹(大连市甘井子区交通局)， 东晓华(朝阳电视台)兰台世界LANTAI WORLD2006，""(10)1次

引证文献(1条)

1.赵妍 浅谈如何推进纪检监察机关案件档案信息化[期刊论文]-理论界 2008(1)

本文链接：http://d..cn/Periodical_ltsj200610040.aspx

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7日