EXCEL报表一般是在数据透视表的基础上进行格式的编辑、各项数据命令功能的组合。下面整理了一些培训中老师所讲到的常用的报表开发所用功能（很多内容摘于EXCEL学习光盘和Officexp助手）。

1、 在EXCEL中引入外部数据

（1） 导入数据库和文件中的数据：数据——导入外部数据——导入数据，在“选取数据

源”对话框中选取所需数据，可将大多数数据源中的数据导入 Excel。

（2） 用Microsoft Query导入数据：多数情况下，通常使用（1）中的方法导入数据。只

有在执行下列特殊的查询任务时，才可以使用 Query 或其他程序：

数据导入 Excel 之前，筛选数据行或列

创建参数查询

数据导入 Excel 之前，进行排序

联接多张表

（3） 从Web网页中导入数据：数据——导入外部数据——新建 Web 查询，可导入来自

Web 页的数据。

2、筛选

（1） 自动筛选：当使用自动筛选命令时，自动筛选箭头出现在筛选清单中的列标题的右

侧。Microsoft Excel 用蓝色来指示筛选项。可以使用自定义自动筛选，以显示含有一个值或另一个值的行；也可以使用自定义自动筛选以显示某个列满足多个条件的行，例如，显示值在指定范围内的行。

如下图，对项目组进行条件筛选：

（2） 高级筛选：高级筛选命令像自动筛选命令一样筛选清单，但不显示列的下拉列表，

而是在清单上单独的条件区域中键入筛选条件。条件区域允许根据复杂的条件进行筛选。

3、记录单：记录单是按条件逐条查看信息的工具，也可新建或删除记录。

4、分类汇总：Microsoft Excel 可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示数据清单，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。有插入分类汇总前，需先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计算分类汇总。

如下图，对“运动”一列分类，对销售额求总和。左上角的1、2、3表示分类级别，点击可选择显示内容级别。

5、有效性

（1）选定要限制其数据有效性范围的单元格。

（2）在“数据”菜单上，单击“有效性”命令，再单击“设置”选项卡

（3）指定所需的数据有效性类型：

有序列的数值：在“允许”下拉列表框中，单击“序列”；单击“来源”框，然后执行下列操作之一，然后确认选中“提供下拉箭头”复选框。

若要就在框中定义序列，键入序列值，并用逗号分隔。

若要使用已命名的单元格区域，键入等号，随后键入区域的名称。

若要使用单元格引用，在工作表上选择单元格，然后按 Enter。

数字有范围限制：

在“允许”框中，单击“整数”或“小数”。

在“数据”框中，单击所需的限制类型。例如，若要设值上限或下限，单击

“介于”。

输入允许的最大值、最小值或特定值。

日期或时间有范围限制

在“允许”框中，单击“日期”或“时间”。

在“数据”框中，单击所需的限制类型。例如，若要使日期在某天之后，单

击“大于”。

输入允许的开始、结束或特定日期或时间。

文本为指定长度

在“允许”框中，单击“文本长度”。

在“数据”框中，单击所需的限制类型。例如，若要使文本长度不超过指定

长度，单击“小于或等于”。

输入最大、最小或指定的文本长度。

计算基于其他单元格内容的有效性数据

在“允许”框中，单击所需的数据类型。

在“数据”框中，单击所需的限制类型。

在“数据”框或其下面的框中，单击用于指定数据有效性范围的单元格。例

如，如果只有在结果不超出预算时，才许可输入帐户，则可单击“允许”框中的“小数”，再单击“数据”框中的“小于或等于”，然后在“最大值”框中单击包含预算的单元格。

使用公式计算有效性数据

在“允许”框中，单击“自定义”。

在“公式”编辑框中，输入计算结果为逻辑值（数据有效时为 TRUE，数据

无效时为 FALSE）的公式。

6、分级

（1）自动分级显示数据

选定需要分级显示的单元格区域。 若要对整个工作表进行分级显示，请单击该工作表中的任意单元格。

在“数据”菜单上，指向“组及分级显示”，然后单击“自动建立分级显示”。

（2）手动分级显示数据

选定包含需要分级显示的明细数据的行或列。

明细数据行或列通常是与包含汇总公式或标题的行或列相邻的行或列。例如，如果第 6 行包含从第 3 行到第 5 行对应单元格的数据汇总，则选定从第 3 行到第 5 行作为明细数据行。如果第 8 行包含对第 9 行到第 12 行的说明标题，请选定第 9 行到第 12 行。

在“数据”菜单上，指向“组及分级显示”，然后单击“组合”。

此时屏幕将在所创建的分组旁显示分级显示符号。

7、数据透视表和数据透视图：类似于approach中的交叉表，是制作报表的基础。

（1） 数据透视表的创建

在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。

在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中，遵循下列指令，并单击“所需创建的报表类型”下的“数据透视表”。

按向导步骤 2 、3中的指示进行操作。

当需要更改布局时，直接选择字段名进行拖放操作即可。

如果需更改字段的分类汇总方式，则双击字段名，便可在对话框中进行操作。

（2）根据数据透视表中的数据创建图表

在数据透视表中选择要在图表中使用的数据。钮和数据，请从所选数据的右下角开始拖动。

单击图表向导，然后根据向导中的指示创建图表。

当数据透视表数据改变时，图表亦随之而改变。

8、宏

（1） 录制宏

将安全级设置为“中”或“低”：工具——选项，单击“安全性”选项卡，在“宏安全性”之下，单击“宏安全性”，单击“安全级”选项卡，再选择所要使用的安全级。

在“工具”菜单上，指向“宏”，再单击“录制新宏”。

在“宏名”框中，输入宏的名称。

如果要通过按键盘上的快捷键来运行宏,在“快捷键”框中，输入一个字母。

在“保存在”框中，单击要存放宏的地址。如果要使宏在使用 Excel 的任何时候都可用，请选中“个人宏工作簿”。 单击“确定”。

如果要使宏相对于活动单元格位置运行，请用相对单元格引用来录制该宏。在“停止录制”工具栏上，单击“相对引用”以将其选中。Excel 将继续用“相对引用”录制宏，直至退出 Excel 或再次单击“相对引用”以将其取消。

在“停止录制”工具栏上，单击“停止录制”

（2）用 Microsoft Visual Basic 创建宏（略）。

。

 

第二篇：Excel培训总结

Excel：培训总结

数值，如：1351182417中数值是右对齐。

一、Excel单元格类型

文本，如：Excel中文本是左对齐。左上角有绿色三角

（一） 数值转化成文本

1、 在数值前添加“‘”,此符号需输入法在英文状态下“‘ ”。

2、 =text（需要转化的数值内容，“想要转化成的文本格式”），ep：=text（c5，“0”）

（二） 文本转化成数值

1、 函数转化：=Value（需要转化的文本内容）。

2、 公式转化：=单元格文本*1，适用于数量较大时。

3、 分列转化：选中—数据—分列—完成，适用于单列转化。

（三） 数值后的小数点

=round（c5,0），0为小数点位数。

（四）日期与日期之间计算

1、 A1. 1976/2/17, B1. 1983/4/2， =A1-B1

2、 Excel中日期分隔符中有两种：- -、//

3、=today（），=now（），=month（），=day（），=date（），=weekday（）等，=weekday（）注意中美日期的差别。

二、打印

（一） 一个表打印在同一页面方法：页面布局—调整为适合大小。

（二） 1页到2页之间表头：页面布局—打印标题—工作表—顶端标题（在表格中选中要打印的标题）。

（三） 页眉页脚设置：页面布局—打印标题—页眉/页脚—自定义页眉/页脚，如：打印日期、文件名、

路径。

三、筛选、排序

（一） 排序：1、排序时，辅助列的使用，2、排序时数据是否断开。3、排序时点选一个单元格即可。

（二） 筛选只提供数据结果向外输出，不支持内入。

四、利用数据有效性控制数据

数据有效性属于单元格属性，所以复制过来的内容不被限制。

标题（去掉）

Ctrl+shift+

（二）选中单元格—数据—数据有效性—设置—填写内容（可以进行限制）/输入信息（可进行提示）

（三）选中单元格—数据—数据有效性—设置—序列（可填写，也可选择）

五、函数和透视表

（一） 基本函数体系

1、 算数（基本函数）sum（），average（），count（），counta（），year（），round（）等。

2、 条件函数：if（条件，条件成立，条件不成立），vlookup（）。

3、 Match（），or（），and（），indirect（），offset（）等。

注：函数公式时的符号位英文状态，数字时不用””

（二） 数据透视表

插入—数据透视表，不用全选，选中一个单元格就可以。

分类

汇总

区域 1

区域2

区域3

4汇总

汇总方式调整：计数、求和、平均