会展经营与管理总复习

一、会展的概念及本质特征

（一）会展概念的产生

（二）会展的概念

（三）会展业与会展经济

（四）对相关概念的认识

会展概念的产生

? 会展是随着社会生产力的发展而形成并发展起来的。展览是会展形成的基础，也是会展的重要组成部分。展览是伴随着经济交换而产生并发展起来的一种社会性活动，是社会生产力发展到一定阶段的产物。

会展的概念

狭义的说-----会展就是指展览及伴随其开展的各种形式的会议的总称。

广义地说-----会展还包括大型国际会议、体育运动会以及各种形式的节庆活动。

会展业与会展经济

? 会展业：设计搭建单位和不同层次的观众聚在一起所开展的一系列经济活动。

? 会展经济：主要是指通过举办会展活动及会议所带来的直接或间接经济效益和社会效益。

? 会展经济，就是指以会展业为支撑点，通过举办各种形式的会议、展览等活动来传递信息，提供服务，创造商机，并利用其产业关联效应带动交通、通讯、旅游、商贸、广告、物流货运等相关行业发展的一种综合经济，即会展与其相关服务的总和。

对相关概念的认识

? 1、展览业≠会展业

? 2、会展业、会展产业≠会展经济

? 3、会展经济≠会展旅游

二、我国会展业的总体发展情况

与发达国家相比，我国的会展业起步较晚。但是随着改革开放的进程，国民经济的大幅度发展，具有巨大的关联带动效应的会展业业已成为国民经济的新亮点和助推器，设施建设和产业规模不断攀升。

五大会展经济地带

以北京和青岛为双核的环渤海会展经济地带

以上海为中心的长三角会展经济地带

以广州深圳为支撑的珠三角会展经济地带

以沈阳为中心的东北会展经济地带

以成都昆明为中心的中西部会展经济地带

我国会展业发展背景和历程

（一）基本可以划分为三个历史阶段：

（1）艰难中跋涉（1957-1977），由于国情和时代制约，外贸人顶着各种巨大的压力，艰难的展开对外贸易。

（2）探索中前进（1978-1991），改革开放初始，逐步实现参展主体多元化、会展功能多样化、商品结构合理化、市场趋向分散化、政策指引灵活化，取得突破性发展。

（3）跨越式发展（1992-2010），这一阶段随着我国改革开放的进一步深入，我国经济体制和形式发生重大变化，现代会展业得以迅速发展。

会展的专业化趋势

1、展览内容的专业化

2、场馆管理的专业化

3、展装服务的专业化

4、会展服务的专业化

5、管理人员的专业化

6、主办机构专业化

7、会展专业理论研究不断深入

主题会展必须具备的主要特征：

1．主题会展必须以研究消费者生活方式为切入点。

2．围绕主题，彻底打破行业界限，按照相关性的原则组合展品。

3．主题会展以培育参展商品的市场、创造参展商品的市场为己任。

4．主题会展是让作为参观者的经销商在展品的组合中凸现展品的价值。

5．主题会展需要围绕主题开展一系列活动，主题会展是这些活动的舞台。

? 到现在为止，主题会展还仅仅是一个营销理念，这个营销理念的物化，需要会展业界同仁积极参与思考、研究、试验、

规范，不但从理论上，而且从操作实务上使其完善起来。会展业的发展，需要我们共同努力。

会展产品的构成分析

（一）核心会展产品

（二）形式会展产品

（三）延伸会展产品

? 核心会展产品--------服务

? 形式会展产品--------会展活动（主要通过会展名称、会展主题、会展设施加以表现）

? 延伸会展产品--------是指会展企业为培育顾客忠诚度，提高核心竞争力，向会展参加者所提供的与会活动直接或间

接相关的附加产品；二是为满足会展参加者派生需求形成的产品。

会展产品与会展资源

会展产品与会展资源有着密切的关系，会展资源是形成会展产品的基础，会展资源中必要的组成部分，如会展设施、会展旅游也是组合会展产品的重要组成部分。

三、会展业的经营理念

会展的服务性

会展业在产业划归方面属于第三产业，会展业的功能主要是为第一、第二产业提供产品展示和信息交流的服务，它在为第一产业、第二产业提供相应服务方面发挥了重要的作用，带动了工业、农业、建筑业的发展，创造了大量的就业岗位，促进了进出口贸易的增长和国际方面的合作。同时，会展业也为第三产业中的其他行业提供相应服务。

会展业的经营理念定位

（一）以服务为核心

（二）以人为本的思想

（三）以差异化为手段

国际会展市场发展的基本趋势

? 1．会展一体化

? 2．专业化和品牌化

? 3．集团化和国际化

? 4．信息技术与实物展览的结合

? 5．欧美市场稳定，亚洲市场迅速增长

? 6．会展业规模扩质量增长并存

会展经济的内涵及属性

内涵：会展经济的内涵是通过举办大型会议和展览带动相关产业发展，促进财富增长的各种经济活动的总称。

现代会展经济的四项属性： 会展经济自人类社会跨入现代经济史以来就已逐步成形，成为相对独立的产业部门。但新技术革命和世界经济一体化以来，新兴的现代会展经济具有一系列崭新的属性。

1、 创新属性、2、绿色属性、3、经济属性、4、社会属性

会展的功能

? 经济功能：促进商品流通功能、传递信息功能、调整产业结构功能、促进经贸合作功能

? 社会功能：丰富人们的文化生活、提升城市功能和形象

会展产业的系统框架

? 从会展需求来说，标的区域内的经济贸易、社会、文化的发展都将增加对会展活动的需求，会议、展览、节庆活动、

体育活动将成为企业、政府、居民交易和交流的重要载体。

? 从供给的角度来讲，会展产业具有很强的产业关联性，一项会展活动的成功举办不仅需要举办城市具有完整的会展产

业链，如会展主办者、会展活动策划公司、会展场馆、展台设计和搭建公司、旅游企业等，还需要相关产业的支持和配合，如基础设施产业、媒体、酒店餐饮、电信、海关、运输等。

? 从城市吸引力的角度看，城市经济、整体形象、信息和科技发达程度、旅游资源、文化内涵都是促进会展产业发展的

重要因素。

? 从市场规则角度来看，会展产业的发展还需要法律、法规和相关政策的完善，以及中介机构和组织的配合和监督。 狭义会展产业链构成

? （1）会展策划与会展组织；

? （2）会展场馆规划与建设；

? （3）会展营销与广告宣传；

? （4）会展工程（布展）及电信服务；

? （5）展品运输报关服务；

? （6）会展金融保险服务；

? （7）会展知识产权保护服务；

? （8）交通住宿与餐饮旅游娱乐休闲服务；

? （9）会展人才培训；

? （10）会展管理与评估等。

广义会展产业链构成

? （1）会展举办地（城市）环境工程；

? （2）会展举办地（城市）交通工程；

? （3）会展举办地（城市）信息化工程；

? （4）会展举办地（城市）会展集聚区规划与建设；

? （5）会展举办地（城市）形象塑造与会展推介等。

体验经济的特征分析

1、体验的难忘性 2、体验的参与性 3、体验的个性化 4、体验的丰富性

体验理念与会展业的结合

在寻求会展活动与体验经济结合点的过程中，一般采取以下步骤来贯彻体验经济的理念：

1、主题设定贯穿体验； 2、会展场馆展示体验； 3、会展活动传达体验； 4、会展品牌提升体验； 5、会展转型更新体验。

会展服务方面

1、全程服务2、细节服务3、运输服务4、食宿服务

会展主题的确定

? 会展主题的概念和类型

? 会展主题是贯穿于整个会展所反映的社会生活

? 内容的中心思想，也称为会展主题思想。

? 按照会展所涵盖的范围，可以将其主题类型分

? 为会议主题、展览主题两大类。

会展主题与策划两个概念的界定

? 的经济、政治、文化等社会生活内容的中心思想。

? ? 从这个界定出发，对会展主题的策划的理解，不仅仅是一个构思，一个“点子”，而是一个对于会展的整体的策划过程，它贯穿于整个会展策划之中，统帅着整个会展策划的创意、构成、方案、形象等各个要素，并把各种因素紧密地结合起来。

会展主题策划的三个要素

1）．会展策划目标

会展策划目标是根据会展策划人员所代表组织的宗旨、行动方式、社会角色设定等因素确定的。

2)．会展策划对象的信息个性

会展策划对象的信息个性是指这种策划对象区别于其他事物的特点。

3)、会展参与者的心理需求

会展参与者的心理需求是指潜藏在人心底里的欲望与追求。

会展主题策划的四个要点

? 结合宏观形势的变化

? 突出会展举办者的竞争优势

? 注重资源的整和

? 综合灵活使用多种思维方式 （宏观思维与微观思维、顺向思维与逆向思维、求同思维与求异思维、平面思维与立体思

维、动态思维与关联思维）

? 会展主题确定的必要性

? 参与竞争的市场需求

? 塑造知名会展品牌的需要

? 受众对象选择的需要

1、信息收集

1）信息收集的方法

? 案头调研法

? 实地调研法

? 小组讨论法

2）信息收集的内容

? 产业信息-产业性质、周期、规模

? 会展信息-会展市场的整体状况、同业状况、知名品牌

? 宏观环境-人口、经济、自然、政治法律、文化

2、主题设计

在前面两个阶段工作的基础上确定会展主题概念，即会展名称和会展主题名称的确定在整个会展主题设计过程中，内容和议题的确定是最重要的环节。

3、主题实施

实施步骤：1、准备2、招募3、宣传4、接待5、举办6、反馈

4、主题评估

主题策划的最终效果如何，需要通过三个步骤来衡量：1、衡量实际效果2、比较之间差距3、消除已有误差

会展策划方案之文案撰写及流程

一、 会展预备阶段的文案的概念：

会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。

二、 会展预备阶段的文案种类：

一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。

《展会立项策划书》的写作

《展会立项策划书》的概念：

所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划等。《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法，它是对以上各项内容的归纳和总结。

立项策划书的内容结构：

主要包括以下内容：

1、办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。

2、提出展会的基本框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。

3、 展会价格及初步预算方案。

4、 展会工作人员分工计划。

5、 展会招展计划。

6、 展会招商计划。

7、 展会宣传推广计划。

8、 展会筹备进度计划。

9、 展会服务商安排计划。

10、 展会开幕和现场管理计划。

11、 展会期间举办的相关活动计划。

12、 展会结算计划。

办展机构

办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。

办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。

承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。

协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

办展时间

办展时间是指展会计划在什么时候举办。

办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。

展品范围

展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。

办展频率

办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生

命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

展会规模

展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。

在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。

展会定位

通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。 展会价格和展会初步预算

展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

人员分工招展招商和宣传推广计划

人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划。

人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。

展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。 展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。

《展会项目立项可行性研究报告》的写作要求

1、市场环境分析

市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。

2、展会项目生命力分析

市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。

3、展会执行方案分析

展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备，是否能保证该展会计划目标的实现。

4、展会项目财务分析

展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该展会的费用支出和收益。

5、风险预测

从展会立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。

6、存在的问题

包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

7、改进建议

针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

8、努力的方向

根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

《参展说明书》的写作

1、《参展说明书》的概念

办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的《参展说明书》了。

《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。

2、《参展说明书》包含的主要内容及写作

要求：(1)前言、(2)展览场地基本情况、（3)展会基本信息、(4)展会规则、（5）展位搭装指南、(6)展品运输指南、(7)会展旅游信息、(8)相关表格等。

3、《参展说明书》的作用

1）、参展说明书对参展商的指引作用。

2）、参展说明书对展会现场管理的作用。

3）、参展说明书对观众的作用。

4、编制《参展说明书》的基本原则

1、实用。2、简洁明了。3、详细全面。4、美观。5、专业。6、国际化。

展会流程

展览，展会，会展流程

一、计划立项

1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。

（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查

（2）实施的具体方案

（3）宣传费用计划表

A、广告时间段的投入

以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体]

B、广告投放的形式

户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）

2、寻找主办单位

（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等

（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。

3、申请各种批文

4、场地联系

以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.

5、联系宣传媒体

（1）对象：专业媒体和大众媒体

（2）方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。

6、制作邀请函（已经附）

7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

二、实施招展

1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、微信圈、移动终端、上门拜访、朋友介绍等

2、招展的步骤：

（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）

（2）跟踪拜访（找准负责人）

在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；

3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南

三、实施招商

（1）在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商

（2）通过媒体可以间接招来一些参观商

（3）主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。

（4）组办单位为展会提供的工作

四、相关活动

展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

五、展会现场

（1）布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等

（2）开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等

六、展会后的控制工作

包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作

? 会展策划应把握的重点

一、会展策划的内容

会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。

二、会展策划、会展的效果评价与测定

计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。

三、会展策划基本流程要重点做好以下工作

1.成立策划小组

会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。

1）业务主管。

又叫总监、策划部经理等人担任。

2）策划人员。一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担。

3）文案撰写人员。专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、

会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务、合同协议文书、会

展业务法律文书等。

4）美术设计人员。专门负责进行各种类型视觉形象的设计。

5）媒体联络人员。要求熟悉各种媒体的优势、劣势、刊播价格，并且与媒体有良好的关系，

能按照会展策划的部署，进行媒体规划，争取最佳的广告宣传效果。

6）公关人员。能够为会展公司创造融洽、和谐的公众关系氛围，获得各方面的支持帮助

2、进行市场调查

以一次展览会为例，主办者需要将市场调研的重点放在以下四个方面：

1、市场前景分析（如政策可行性、市场规模及类型等）；

2、同类展览会的竞争能力分析；

3、本次展览会的优势条件分析；

4、潜在客户需求调查。

3.决定会展策略

作出会展决定是一个决策过程，应该有相应的程序。在一般情况下，会展决策应考虑营销需求、市场条件、营销方式、内部条件等因素。

4.制定设计策略

商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要机能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。好的设计能提高展会的品位，吸引参展者、参观者，对产品营销也起着潜移默化的作用。

5.制定预算方案

良好的财务管理和预算控制是筹办会展最重要的因素之一，如果安排得当不仅将起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的来源及比例、分析主要的投入项目、确定主要的收入来源。

? 制定会展预算所考虑的内容：

一般说来，制定一份会展预算至少包括以下几方面的内容：

历史数据：回顾过去的工作，以便制定出相对精确的新预算。

行政管理费：包括项目共享的费用如工资、奖金和复印、电话、信函来往、计算机等要支付的费用。

收益：即预算带来的收入，包括公司拨款、预算、注册费、出售展品和纪念品的收入、赞助等。

固定费用：如印刷和邮寄宣传资料所需的费用。

可变费用：如餐饮费等。

详细开列的项目：详细开列的项目列明预算中的各个项目。

调整控制:由于预算是根据估计而制定的，因此不一定准确，需要不断地调整。在会展中，为了衡量一个项目的财务成果，必须设置一个用于实现既定财务目标的预算开支。预算采用的方式，可视具体情况而定。

6.撰写策划方案

会展策划就是会展的策略规划，为了会展的成功举办，必须对会展的整体性和未来性的策略进行规划。它包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟定策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。

7.实施效果评估

展览的效果是长期的。展出者在重视并投入很大力量进行展台设计、产品展示、展览宣传、展台接待和推销等工作的同时，也应当投入相当的力量做会展后续工作。

会展筹划细节 邀请----不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。 信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。 回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下：信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起

餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的

定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。 翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要 “采购”就可以了。 展会实践中营销和销售的主要区别

? 营销 销售

? 目的 提高社会效益 获得经济效益

? 主体项目 整体宣传 摊位、场地

? 财务 开支 收入

? 对象 社会、行业 企业、团体、个人

? 手段 广告、媒体等 直邮、电话等

? 执行者 公司市场部 项目部 、业务部

? 关系 互为促进 互为补充

利益设计——展会卖点

? 展会题材、主题

? 展台的定价及折扣

? 参展商描述

? 观众描述

? 展会品牌

? 展会成功经验

? 服务的承诺

? 展会宣传

招展具体操作流程

? 1、建立目标参展商数据库 2、展区和展位划分 3、招展价格 4、招展代理的确定

建立目标参展商数据库

收集目标参展商的信息

? 信息收集渠道、行业企业名录、商会和行业协会、政府主管部门、专业报刊、同类展会、外国驻华机构、专业网站 ? 电话黄页

建立目标参展商数据库的原则

? 数据库要有一定的数据量

? 分类科学合理

? 数据及时更新，修正

? 便于查找和检索，如按地区、产品类别、厂商名称等进行检索

? 对数据库的修改设定权限

目标参展商数据库架构方法

? 提出数据分类标准，并按标准分类

? 确定数据库基本字段

? 选择合适的软件

? 输入目标参展商信息

展区和展位划分

划分展区和展位的原则

? 按专业题材划分展区（广交会展馆商品及展区分类表 ）

? 要有利于提高展会的档次

? 要有利于观众的参观

? 要有利于提高参展商的展出效果

? 要有利于展会现场管理和现场服务

招展价格

招展价格的制定

? 充分考虑竞争的需要来定价

? 结合展会的发展阶段来定价

? 结合展会的价格目标来定价

? 考虑展会的价格弹性来定价

? 考虑展会展览题材所在行业的状况

? 展区和具体位置的差别

招展价格折扣

? 1、统一折扣 2、差别折扣 3、特别折扣 4、位置折扣

执行招展价格应注意的问题

? 严格执行价格及价格折扣标准

? 加强对招展代理的招展价格管理

? 避免在招展末期低价倾销展位

? 严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围

招展代理的确定

招展代理的种类和来源

? 1、独家代理 2、排他代理 3、一般代理 4、承包代理

公司的资质考察

? 过去的代理业绩

? 所熟悉的行业和业务范围

? 业务覆盖区域

? 营业执照，关注发证单位和有效期

? 人员数量

? 业务规模

? 办公地点

? 负责人的情况

协会和商会资质考察

? 1、成立的时间 2、覆盖的地域 3、会员数量 4、对行业内企业的感召力 媒体的资质考察

? 发行量的大小

? 发行覆盖的地域

? 在行业内的权威性

? 对行业内企业的感召力和影响力

招展方案的基本内容

根据产业分布特点，划分招展重点地区?

? 展区和展位划分

? 招展价格

? 招展分工

? 招展代理

? 参展商手册

? 招展预算

? 招展总体进度安排

会展场馆建设期的管理

一、会展场馆的内涵

1、概念

一般场地规模都很大，拥有的设备种类多、数量大、投资额巨大，维护的费用也很高的场所。

2、类型

? 博物馆、美术馆、纪念馆、陈列馆、

? 体育场、体育馆、文化广场、文化馆、

? 城市陈列馆、剧院、剧场

? 会议中心、展览中心

第一节 会展场馆管理概述

一、会展场馆的内涵

1、概念 ：一般场地规模都很大，拥有的设备种类多、数量大、投资额巨大，维护的费用也很高的场所。

二、管理内容

1、规划管理：场馆建设规划等

2、设备管理：保养、修理、更新等

3、环境管理：养护、保洁、绿化等

4、安全管理

5、成本管理

三、管理方法

1、综合管理2、全员管理3、系统管理4、制度管理

四、管理理念

1、效益理念2、技术理念3、服务理念4、环保理念

? 循环经济理论在会展场馆建设中的应用

一）、减量化原则

? 1、建筑设计：

? 外观设计：不产生强烈的光、视觉污染

? 节能设计：选用新型密封性强的门窗材料，使用保温材料，利用自然光的透明玻璃钢作天窗，同时要充分利用太阳能及自然光线

? 无害化设计：无污染、无毒害环保建筑材料等

? 2、物资采购：采购节能、环保、绿色产品

二）、再利用原则

1、日常用品、餐具

2、物品：一次性消耗品、办公用品

三、再循环原则

1、废弃物：生活垃圾、食品垃圾、废水

2、场馆设施设备的再利用

会议中心管理

一、会议中心的内涵

1、概念：主要为各种会议活动提供专门场地、设施设备和服务的场所。会议视听服务、餐饮、商务、信息咨询、票务、旅游、设施租赁等

2、类型

? 行政人员会议中心

? 度假式会议中心

? 附属式会议中心

? 无住宿式会议中心

二、规划管理

选址和建设

交通便利，或有优美的环境，服务设施完善、引入环保概念。

内部规划

? 独立会议区，靠近商务中心与休息区，与餐饮等区域分开

? 会议室面积：大小俱全、灵活性

? 座位和布局

? 家具：桌椅、讲台

? 照明：射光灯、泛光灯等

? 空气：通风良好

? 其他细节：隔音、地毯等

设备管理

类型

? 会议：音响、放映、特殊视听、其他

? 生活服务：照明、空调、排水等

? 能源：应急发电等

? 娱乐：健身、按摩等

? 美化环境、消防保安、交通运载

管理要点

? 前期选择：适用、经济、安全、节能、环保等

? 运行：专业人员、计划

? 存储

? 维修保养：清洁、安全、整齐、防腐、润滑

? 更新改造

环境、成本管理

1、会议区域的清洁工作

2、昂贵设施外部租赁

会展物流及物流系统

一、会展物流的概念

物流：产品从工厂到最终消费者的过程中的所有活动，包括运输、仓储、搬运、包装、加工、配送及此过程中的信息流动。 会展物流：将展品及时准确从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程。

会展物流系统：在会展期前后，在一定的空间维度中由物流的客体、主体、载体等物质、能量人员和信息等方面相互作用、依赖所构成的，以实现运输、仓储等功能为目标的有机整体。

1、构成

? 物流作业系统：仓储、运输、包装、装卸配送、流通加工等

? 信息系统：反馈信息、全球定位系统等

2、构建原则

? 减少配送路径的结点

? 提供全面和多样化服务

? 可灵活调控

3、保障措施

? 制定相关政策

? 运用多元化手段

? 进行技术创新：地理信息系统等

? 培养专业人才

? 完善配套设施：停车场、临时仓库等

? 我国会展物流四大“瓶颈”

一是中国会展业管理水平较低。缺乏整体规划。各地区在发展会展业及会展物流时，容易走入地方保护、政企不分、缺少跨地区交流的歧路。

二是缺乏有实力的物流供应商。有效供给不足。虽然目前我国的物流企业发展较快，但开展会展物流业务的专业公司却较少，几乎没有专业的从事会展业务的物流供应商，行内若干有名气的物流企业也仅是将会展业务作为自己服务的内容之一。 三是专业水平较低，服务质量欠佳。目前，一些展会在解决当地短途快速运输方面还存在缺口，有的甚至依靠搬家公司来帮忙。但在物流公司提供会展物流服务的过程中，常常会出现这样那样的服务质量问题。首先是当展品到达参展地的机场、码头、火车站之后，参展商感到将展品搬运到展馆的短途运输方面，多数展览会提供的服务不好，货损货差时有发生，时间上也难以保证其次是受制于国内落后的信息化水平，对货物信息的跟踪难以实现，展品出发以后，遇到事故难以及时采取补救措施。

四是服务理念落后，缺乏专业人才。会展物流不是单纯的运输、仓储，还包括布展、宣传管理、人员调度等内容，这就要求物流企业向客户提供更多的服务内容，做的工作需要更加细致、全面。现阶段，国内大多数的物流企业还未完成向现代服务型的物流供应商转变，为客户提供的仅是一些最基本的运输、仓储业务，远远不能满足现代会展业的要求。 会展物流系统的管理

一、运输管理

1、特点

? 长距离各式展品移动

? 要选择合适手段

? 控制成本、有时间限制

? 保证货物安全

? 国际运输要办理进出口程序

2、手段

? 公路运输：灵活性强、容易装车、门对门运输、适应性强

? 铁路运输：远距离、运量大、只能在固定路线上进行

? 水路运输：内河、海上（运量大、运费低、通过能力强、但速度缓慢

? 班轮运输

? 租船运输

? 航空运输：速度快、效率高、安全度高

? 包机运输

? 班机运输

? 集装箱运输：门对门运输、陆海空集装箱、包括整箱货和拼箱货

? 国际联合运输：两种或两种以上运输方式

? 包括陆海、陆空、海空、大陆桥运输

二、仓储管理

1、仓储功能

? 存储：最基本功能

? 移动：验货、搬运放置、运输

? 信息传递

2、作业管理

验货收货、核对入库凭证、入库验收、记帐登录、展品保管、出库、核对出库凭证、记帐清点等

三、包装与装卸、搬运管理

1、包装：外部包装

? 保护功能

? 定量功能

? 便利功能

? 效率功能

四、会展物流信息管理

1、物流信息

? 中枢神经作用

? 支持保障作用

2、装卸与搬运

? 一种不创造价值的物流活动

? 在运输、仓储及参展之间起桥梁作用

? 对搬运机械进行适当的能力配置，推广应用组合化装卸搬运方法。

3、会展物流信息系统

? 组织者发布展览信息

? 参展商及时反馈系统

? 进出口系统、运输系统

? 实时跟踪系统、仓储系统、配送系统

? 进行整合

4、会展物流信息技术

? 条形码技术（barcode）

? EDI技术（Electronic Data Interchange, 电子数据交换技术）

? GPS技术 （Global Positioning System全球定位系统）

? GIS技术 (Geographical Information System地理信息系统)

五、进出口管理

1、临时准入制度（ Temporary Admission） 某些货物在运入关境时，可以有条件的免纳进口各税并免受经济性质的进口禁止和限制。

2、进出口流程

? 参展商将自己的展品同有关展品的基本信息的清单交给代理人

? 受托人持清单一式两份,准备报关托运,租船,订舱.

? 制定运输单据,出口展品报关单一式三份；

? 报关；商检及保险；装运；发出装运通知；

? 运输提单制作,审核及交纳；运输组织持提单运输；

? 参展商或者其代理及时通知展览地的组织者及当地代理；

? 展品在展地海关的进口；

? 展览会闭幕后,根据原则,大部分的展品及其附属品,都要全部复运出境或者到第三国继续展览,对于转为正式进口的展览

品,海关根据有关规定办理进口手续,缴纳各项税费和其他费用；

? 组织者或其代理人向海关交验展品核销清单一份；

? 代理人持核销单及出境许可证,自己运返,或者由专业运输机构托运；

? 通知参展商或其国内代理；

? 展品最后运抵参展商所在国,由代理核销开始时运出展览的记录,如果销售部分展品或者其附属品,应缴纳出口税,放行或

者到第三国继续展览

会展项目管理

一、项目管理

1、项目：一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。

2、项目管理：在特定的组织环境中，为有效实现项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。 启动 计划 执行 控制 收尾

二、会展项目管理

1、会展项目

以会展活动为管理对象的新型项目形式。——会议洽谈型、科技展示型、产品交易型、综合博览型

2、会展项目管理

会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。

会议项目管理

1、会前管理2、会中管理3、会后管理4、展览项目管理5、展前管理6、展中管理7、展后管理

一）、展前管理

1、项目策划

（1）市场调研——产业环境、市场需求、同类展会、相关法律法规

（2）、题材选择

? 确定展览行业：

? 选择展览题材：

? 新立、分列、拓展、合并

（3）展会立项

名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核心（行业）

标识：标准字和LOGO

举办地点：城市和场馆

举办时间和频率

展会规模和定位

办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等

2、招展管理

（1）建立目标参展商的数据库

现有参展商、行业企业名录、商会和行业协会、同类展会、专业报纸杂志和网站、政府主管部门、电话黄页等

（2）展区和展位划分

? 充分利用场地，做好指示系统

? 利于展会现场管理和服务

? 合理安排功能服务区域

? 以大客户为中心

（3）价格制定

? 按展位：标准展位和光地价格

? 按场地：室内和室外价格

（4）制定招展函

? 展会基本内容：名称、logo等

? 市场状况：题材所在行业状况等

? 展会招商和宣传推广计划

? 参展办法：

? 相关图片：

（5）宣传推广

新闻发布会、广告、直接邮寄、网上宣传等

（6）进度管理

启动时间要合理，把握黄金时段

3、招商管理

（1）建立目标观众数据库

? 观众分类：专业和普通、有效和无效

? 目标观众的范围：专业和有效观众

? 信息收集：与参展商渠道类似

（2）观众邀请函

展会基本内容、招展情况、相关活动及参观回执表等

（3）宣传推广

专业媒体、大众媒体、同类展会、参展企业等

2、专业观众注册

3、布展和撤展管理

4、现场广告和新闻管理

5、突发事件管理

二、展中管理

——开幕式

? 主题

? 时间和地点：9点左右，展馆前广场

? 主要嘉宾

? 讲话稿和新闻通稿

? 程序

三、展后评估

1、内容

? 展览工作：展出目标、展览效率等

? 展览质量：参展企业数量、质量等

? 展览效果：成本利润等

2、程序

? 确定展会评估目标

? 选择规范的评估标准

? 制定评估方案

? 实施评估方案

? 撰写评估报告

3、评估报告

评估项目、目的、过程与方法、结果统计分析、结论、可行性建议及附录等 ? 展览项目管理中需注意的几个方面

? 时间管理中应注意实施工作日程均衡化

? 提高效率，减少浪费

? 借鉴视觉管理

? 展览工作流程的持续改造

? 慎重对待信息技术的使用

? 积极借鉴其他行业的管理工具

——会展品牌的创建

1、 基石—— 产品品牌 企业品牌 服务品牌

会展品牌的管理与维护

1、塑造品牌忠诚度

? 保证展会质量

? 为参展商提供满意的服务

? 塑造良好的企业形象

? 维系与核心顾客的持久关系

2、进行品牌创新

? 服务创新

? 产品创新

? 营销创新

3、会展品牌与知识产权保护

1）存在的问题

? 展会重复举办

? 恶意侵权

2）保护措施

? 树立品牌保护意识

? 培育核心竞争力

? 用法律手段保护

? 培养知识产权方面的专门人才

会展人力资源管理概述

? 人力资源管理发展历程

? 人力资源战略和组织结构

? 会展企业人力资源管理战略

? 人力资源管理者的角色

(一) 人力资源管理的发展阶段——主要特征

1、人事管理阶段：除具备人力资源管理阶段的特征外 把人作为资本进行管理和利用，前瞻性地进行人力资源规划、继任计划和员工职业发展规划等认识到人力资本等唯一可以自我创造价值的资本

2、人力资源管理阶段：以“人”为中心从战略管理的高度进行招聘管 理、培训管理、薪酬管理、绩效管理等把人做为资源进行开发和利用人事部门成为提供人力资源支持 的服务部门

2、 人力资本管理阶段：以“事”为中心 注重对人的控制与管理人事部门被视为最有权力的行政部门

（二） 人力资源战略和组织结构

? ? 经济形势及发展趋势、行业中所处的地位、市场份额（占有率）、竞争对手的现状。

? ? 目标和任务、公司经营策略、员工的素质及能力

（三）人力资源战略和组织结构

? 会展企业组织的发展——管理模式、操作流程、信息控制

? 会展企业人力资源管理变化

? 价值导向“以人为本”、建立新型的员工关系、以价值链为中心、职业生涯规划 留住合适人才

? 会展企业财务工作的主要特点

1、收入信息量大。会展企业的收入包括摊位费、会务费、报名费、赞助费、代办费等，内容多，弹性大。如果不加以审计控制，很容易出差错。

2、业务范围已超出纯业务范围。财务部包括会计部、成本控制部与财务部，具体工作还有收银、收入审计、总出纳等岗位。

3、成本控制的复杂程度高。会展企业的商品说到底是服务，而服务具有无形性的特点，因此成本控制非常复杂。 财务预测的目的是保证顺利实现会议财务管理的最终目标，并且根据预测得到的数据编制预算。

—— 程序

? ①确定目标和制定工作方案

? ②搜集和整理资料

? ③选择预测方法 定性为德尔菲法 专家意见法

? ④预测

? ⑤形成书面预测报告

会议财务预测的主要内容——预测什么

①会议规模 参加人数 （编制预算的基础）

②会议固定支出的预测 筹备时的印刷、邮寄费

③保本人数的预测

保本人数=会议固定支出/（注册费-每位的可变支出）

④会议收入 注册费 （旅游收入 赞助 其它）

⑤经济环境的预测 期限长（汇率、通货膨胀）

编制会议预算

? 1、会议预算的组成 收入、支出（变动、固定）

? 编制方法：预算列表

? 2、编制程序

? ①固定支出 ②可变支出 ③收入 ④总结

? 3、会议固定支出：初期申办费用，市场宣传费用、考察活动相关费用、会场、设备的租金、基本办公费、人工费、参会费等。

会议可变支出：餐饮费、印刷费、邮寄费、代表用品费、移动式同声翻译接收设备费（按天）、支付的服务费等 会议预算的具体内容

1、交通费用 2、会议室/厅费用 3、住宿费用4、餐饮费用 5、视听设备 6、其他杂费

会议收入

? ①会议注册费

? a、代表 b、会员c、特邀报告人d、学生e、陪同人员 f、国内代表

? ②赞助费 企业、基金、政府、（个人）

? ③宾馆的优惠

? ④旅游收入

? ⑤展览收入

预算总结

预算调整

? ①高调整的情况 abcd

? ②调整的时机

交通费 ——交通费用可以细分为：

（1）出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

（2）会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

（3）欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

会议室/厅费用 ——具体可细分为：

（1）会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

（2）会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

（3）住宿费用——住宿的费用—住宿费里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

宾馆的报价不包含政府征收的其它税费及电话费、酒水等您在酒店的其它消费，部分酒店须请旅客自付城市建设费。酒店的外币报价依据付款当日的酒店汇率折算人民币。

（4）餐饮费用

一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

网络会展的含义和分类

1、网络展览

2、网络会议

3、视讯会议

网络会展的作用

1、丰富各地信息港有价值信息

2、吸引大量企业主动上网并进行信息的撮合交易

3、提升电信运营商在中国经济建设中的重要地位

4、网络会展是扭转行业、企业网络应用观念的有效手段

5、成为会展业应对突发危机的最佳选择