文档管理个人工作自我总结
在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写,但经过一番详细的思考,我理清了思路。在这里,我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。
1、生成期文件的管理
生成期的文件,处于制作、接收、处理与发出的过程中,需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此,需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理,可建立以下一个流程:文件→文件套→杂志匣→文件柜。
按事由用文件夹对文件进行分类;按照一件事一个文件套的原则,每个人准备若干个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时,务必将轻便杂志匣放到“使用中文件柜”上;用标签纸制作杂志匣的标签,可做到整洁美观并易于分类;由于可看到文件夹的标签,还易于检索;每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”,并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里;将办公室用的文件柜的部分空间划分出来,作为“使用中的文件柜”,可使办公室每个人每天的工作一目了然,方便工作交接及管理,并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架,检索、管理都很方便,避免文件私有化。
2、保存期文件的管理
有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降,这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保存中心”的形式进行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类,把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒,保存型文件夹,保存型文件箱中,并标明“作废日期”,文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料,可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹,不过,如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用
率低的保存型文件仍旧放在办公室,将造成办公室的拥挤膨胀,浪费空间,防碍高效的管理。因此,建议选择经济的地方建立“保存中心”。
3、文件的废弃
保管型文件随着时间的流逝,其利用价值会降低,如果不及时清理,就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件,减少文件的数量,有效利用办公空间,节约费用。参照之前所述的文件管理方法,对于文件的废弃,可按照一下的方法进行:
(1)、按文件进行废弃;
(2)、按文件夹进行废弃;
(3)、按项目进行废弃;
(4)、按颜色进行废弃。
随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展,电子文件大量产生。对于电子文件的管理,需要注意以下几个方面。
1、对电子文件要进行分门别类地管理,要进行科学的分类。通过分类、标引、组合,使电子文件存储处于一种有序状态。
2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。
3、由于电子文件利用途径的多样化,尤其是在网络高度发达的今天,要做好电子文件的保密工作,即准确设定电子文件的访问权限。
文档管理个人工作自我总结在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写但经过一番详细的思考我理清了思路在这里我们对如何进行文档管理分三…
20xx年年度工作总结及20xx年工作计划——综合管理部20xx年,综合管理部在公司领导的大力支持下,在公司各部门的积极配合下,紧…
20xx档案管理年个人工作总结岁月如白驹过隙转眼间来到公司已有一年多的时间了在这一年多的时间里收获很多在自己从事的多项工作中取得了…
20xx年年度工作总结及20xx年工作计划——综合管理部20xx年,综合管理部在公司领导的大力支持下,在公司各部门的积极配合下,紧…
管理人员工作总结管理人员gt工作总结一时光飞逝进入公司工作也已两个多月了记得夏日炎炎的六月初刚进公司松江仓库的时候对自己的业务不太…
20xx年度质量体系管理工作总结技术部:张政一、对本职工作目标及要求的认识1.对各个部门上交的文件计划单进行编号、打印封面并传递给…
20xx年个人工作总结俗话说:“活到老,学到老”,尤其是对于我们初步社会的年轻人来说在各方面严格要求自己,努力地提高自己,使自己能…
个人工作总结不知不觉间,来到XXX县XXXXXXXX有限公司已经有半年时间了,在工作中,经历了很多酸甜苦辣,认识了很多良师益友,获…
XX年年公司销售经理年终个人工作总结XX年年是公司销量最高的一年,各项工作均得到了前所未有的长进,综合实力大大增强,这是全体员工和…
20xx年度个人工作总结部门:办公室员工:XXX岗位/职务:档案管理时光匆匆,转眼我已经在XXXX公司渡过了四个多月的时光。这是我…
20xx-12-0708:35:25阅读(768)评论(5)收藏(55)20xx年度工作总结大家好!我代表管理部汇报一下本部门20…