会议组织注意事项

会议组织流程图

一、会议筹备

（一）、会议资料准备

1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。

2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。

4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，臵于资料文件袋中一并发放给参会人员。

（二）、会议通知

会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：

1、电话通知：做好电话接电话的时间、对方姓氏记录，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。

2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。

3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。

（三）、会议议程安排

1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。

2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。

（四）、会场布置

1、应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭牌。

3、对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

7、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

8、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）。

9、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制作）。

10、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放臵在地上，这能反映出服务细节的水平。

（五）、现场安排（人员入场时）

1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

4、会议日程安排表

5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

二、会议中

（一）会议记录

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务

1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！

4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

（三）倒茶

1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客人倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

2、倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。

3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。

4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

5、冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光。

6、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

（四）其他

1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

三、会议后

（一）整理会议记录

1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

3、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

 

第二篇：G2-会议组织流程及注意事项

会议组织流程及注意事项

一、前期工作：

1、确定召开会议的时间、地点、人员、议程、接机、就餐、住宿等。

2、根据会议的规模，确定会务组的成员，并对成员进行具体分工。

（1）、会务组成员名单及联系方式。

（2）、会务需要开展的工作：如接机、住宿安排、会场布置、就餐安排。

（3）、会务需要购买的物资，负责人。

（4）、会务组需要打印的材料，负责人。

（5）、会议材料的包装、明细整理和确认，负责人。

（6）、接机负责人，接机工作流程。

（7）、会议住宿安排负责人，具体流程。

（8）、会议流程的具体安排，负责人。

（9）、会务结束后的物资整理、结账等。

3、提前了解会场情况：

（1）、该时间段有几间会议室，每间会议室能容纳多少人（要求提供坐位图，考虑到主席座位的摆放）。

（2）、每间会议室提供哪些硬件设备（如投影仪、投影幕布、无线话筒、激光笔、鲜花、演讲台等）。

（3）、会议签到场地和配套硬件。

（4）、会议期间提供的易耗品（水、会议用纸、笔）等信息。

（5）、会议茶歇的清单、时间、收费情况。

（6）、会议走廊的指示水牌数量及摆放。

（7）、会议用会标、背景、横幅的使用。

（8）、是否24小时提供空调、服务员。

（9）、了解会场停车的情况，以备有与会人员自行驾车前往。

（10）、建议对每个会场进行拍照。

（11）、要求保留对方负联系人以及会场的联系方式。

4、提前了解住宿情况：

（1）、该时间段能提供的标间、大床房、行政套房等各种规格的房间数量、

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楼层、价格等信息。

（2）、明确入住流程，是否需要与会人员提供身份证登记方可领房卡。

（3）、明确酒店提供的免费项目，如健身、游泳。

（4）、查询酒店附近的大型超市或特色商店，便于与会人员购买当地土特产。

（5）、同时需要和酒店明确早餐券的使用方式。

（6）、根据公司会议精神，一般要求酒店提前将收费商品等全部撤出房间。

（7）、与会人员如需使用收费项目，酒店需要和会务组谁确认。

（8）、要求保留对方联系人以及酒店的联系方式。

5、提前了解就餐情况：

（1）、就餐场地的桌席分布图（酒店提供）、主桌的安排。

（2）、主桌是否采用分餐制。

（3）、确认菜单的内容以及上菜的顺序、速度。

（4）、就餐场地的背景布置。

（5）、会务人员的就餐安排。

6、如果是在外地召开会议，需要当地提供支持，包括人员支持、车辆支持等。

7、确认是否需要接机，接机车辆的安排与租赁，从机场到会场，出租车的行驶距离、时间以及大概费用。

8、参会人员的机票预订模式（各自预订还是统一预订）。

二、到达会场前的工作

1、会场预订合同的流转以及预付款的及时支付。

2、酒店住宿以及就餐合同的流传以及预付款的及时支付。

3、租车合同（如有）的流转。

4、参会人员的最终确认名单及联系方式。

5、根据名单安排住宿房间表。

6、会场座位示意图的确认与打印。

7、大会主席人员席卡的打印与座次安排确认。

8、就餐座位席卡的示意图以及每桌名单的确认和打印。

9、接机牌的制作与确认，接机车辆的标示打印。

10、打印好签到表（2-3份）。

11、准备好常用物资（签到笔10支、信纸2本、小信封50个、小透明胶5卷、剪刀3把、订书机2个、订书针1盒、袋泡茶5盒、速溶咖啡5盒、录

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音笔1支、激光笔5支、激光喷墨打印机、墨盒2套、A4打印纸黑白彩色各1套、笔记本电脑3台、U盘2个）。

三、接机安排

1、接机前一天以及当天8点前，通过短信群发告之，本次会务组的接机安排，接机联系人姓名、手机。

2、接机车辆的司机联系方式，以及具体的调度时间表。

3、与会人员上车后的饮用水和晕车药的保障。

4、安排2组4人在机场举牌接机，车辆上粘贴好会务标示。

5、接机人员以及司机的就餐安排。

6、协助搬运行李。

7、根据参会人员名单，及时与酒店会务组确认每批次的人员到达情况。

8、对于由于太晚到达机场而无法接机的与会人员，要求电话及短信确认，同时将出租车相关信息告之。

四、住宿安排

1、提前确认所有房间已经准备就绪，发现问题及时纠正。

2、提前办理好老板们的入住手续，专人在大堂等候，到酒店直接入住。

3、将会务资料提前发放至各与会人员的房间。

4、入住签到以及就餐券的发放。

五、会议前安排

1、确认座位的摆放以及演讲台的设置符合要求，不符合要求时及时调整。

2、按照确认的嘉宾席位进行摆放。

3、按照确认的与会人员座次进行张贴。

4、在会议室入口醒目处张贴好大会座位安排表，并由专人引导。

5、调试话筒设备、笔记本、投影仪、电源等设备，确保处于正常工作状态。

6、确认会场方应提供的鲜花、纸、笔等均已摆放完毕。

7、如果酒店和会场之间需要车辆，应提前安排好接送车辆。

8、会场背景的安装确认。

9、会场指示牌的摆放与确认。

六、会议中安排

1、定期提醒服务员添加饮用水。

2、注意会场内的需求，有问题及时解决。

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七、会务用餐安排

1、在就餐前1小时，确认所有席位都已经准备完毕。

2、在餐厅入口处醒目位置张贴用餐示意图。

3、摆放主桌桌卡（红色）和其他桌次的桌卡。

4、如果是自助餐，在餐厅入口处发放就餐券（视情况决定）。

5、领导司机的就餐安排。

八、后期工作

1、清理会议文件，收回相关资料。

2、会场、酒店、就餐尾款的计算。

3、送机安排。

4、会议材料的组卷归档的催收。

5、总结本次会议组织的经验教训。

注意事项：

1、所有工作人员要求着正服，佩戴司徽。

2、微笑服务。

3、一切行动听指挥。

4、有问题及时向领导汇报。

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