办公用品管理制度

1. 目的

为对办公用品的采购、发放及使用进行有效的管理，合理配置办公资源、降低办公用品费用，特制定本制度。

2. 适用范围

  本制度适用于公司办公用品的管理。

3. 内容

3.1   办公用品的分类

根据办公用品的价值和使用特性分为A、B、C、D四类：

A类：即价值较高，并纳入固定资产管理类办公用品，指计算机，复印机，打印机，传真机，手机，大型办公家具，办公桌，办公椅，空调，书柜，微波炉，饮水机、工作服等；

B类：非消耗性工具、文具类，指电话机，各式文件架（栏）、文件夹、资料袋、订书机、计算器、剪刀、钢笔、签字笔、直尺、三角板、白板、号码机、拉杆夹、档案盒、U盘、证件夹、圆头夹、小刀、电水壶、水瓶等；

      C类：消耗性文具类，指各种纸、笔记本、笔芯、胶水、胶带、回形针、大头针、圆珠笔、橡皮、铅笔、涂改液、钉书钉、复写纸、色带、帐芯、帐壳、印油、皮筋等；

   D类：即劳保用品，指手套、拖把、扫把、垃圾桶、垃圾袋、厕刷、洁厕净、洗衣粉、抹布、消毒液、脸盆、水桶、肥皂、创可贴、电池、家具护理蜡、玻璃净亮水等。

3.2  需求申请

3.2.1  B、C、D类办公用品的需求由使用者申请，经办公室审核决定是否配给。

3.2.2  A类办公用品由需求部门负责人申请，经办公室审核，总经理审批后决定是否配给。

3.3  采购

3.3.1 经审批后的需求物品，经办公室审核有库存的,办理相关领用手续后发放给需求申请者，没有库存也不能内部调配的，则需申请采购。

3.2.2 所有办公用品的采购，必须实行先申请，后采购的原则。

3.2.3 所有办公用品的采购由总经理指定专人采购（以下简称为采购员）。

3.3.4 由使用人填写《请购单》(需详细注明需采购物品名称、数量、型号、规格、特性、用途、使用日期，其他特性等须在备注栏中写明),经部门负责人审核，办公室核定，总经理批准后，采购员方可实行采购。

3.3.5 未经总经理批准，任何人不得擅自采购，否则其采购费用不予报销。特殊情况，来不及办理请购手续的，须电话请示总经理，经批准后方可采购，事后应及时办理请购手续。否则，其采购费用不予报销。

3.3.6采购办公用品时，必须由2人同去采购，采购员为第一责任人，陪同人为第二责任人。

3.3.7采购员在接到经审批后的《请购单》时，应按照《请购单》所写要求采购。保证所采购的物品满足使用要求，并在要求的使用日期前完成采购作业。

3.3.8 采购员应在所需采购物品满足使用功能的要求下尽量选择价格低的物品。

3.3.9 采购员对于日常性采购的物品，应定点采购，每次采购后将价格报办公室备案。非经常性采购的项目，必须货比三家，最终选择物美价廉的供应商。

3.3.10 严禁在采购作业中，虚报采购费用及物品价格，一经发现，公司将对责任人作辞退处理，且视为被辞退人同意放弃一切经济补偿。

3.3.11采购回来的物品应及时交办公室文员处验收入库。

3.3.12经验收不符合要求的物品，由采购人及时换货或退货。

3.3.13 办公室主任作为办公用品采购的监督者。

3.4  验收及入库

3.4.1 经采购的物品必须先验收后入库。

3.4.2 一般物品的验收人员由办公室文员及采购申请人组成。特殊物品的验收由办公室组织验收小组验收。

3.4.3验收时，要查看所采购的物品数量、型号、特性等与《请购单》所写是否相同，是否满足使用要求。

3.4.4 验收过程中发现所采购的物品不符合质量要求或申请人使用要求的，不予入库，由采购员及时办理换货或退货事宜。

3.4.5经验收合格的物品由办公室文员及出纳共同办理入库手续。

3.5 办公用品的领用

3.5.1 办公用品的领用，由使用者填写《办公用品领用单》，办公室文员审核无误后给予发放并登记所发放的办公用品。

3.5.2 每月8日前，办公室文员将统计后的《办公用品领用单》交财务一份。

3.5.3  办公室文员每3个月应对所负责的办公用品库存盘点一次。发现帐与实物数量不符应及时报办公室主任。

3.5.4 办公室文员对所管理的办公用品负责。

3.6 办公用品的使用管理

3.6.1  办公用品实行谁使用谁负责，办公室负责办公用品的使用监督工作。

3.6.2 办公室负责A类办公用品的维修工作。

3.7 其他未尽事宜按照公司相关制度执行。

                    

             《请购单》

请购单

办公用品采购、验收、入库、领用流程图

 

第二篇：办公用品管理制度最终版

办公用品管理制度

目的

办公用品管理制度是针对集团办公用品的计划、采购、分发和保管及销毁的一项制度，目的在于规范企业办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。

内容

办公用品管理制度中的办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、市场宣传耗材、IT耗材系列。制度的实施主体是集团行政部。

制度

办公用品管理制度

执行部门：行政部

监督部门：财务部、总裁办

第一章 总则

第1条 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明

确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

第2条 办公用品由行政部集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收

处理。

第3条 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片

与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、市场宣传耗材、IT耗材系列。

第二章 办公用品计划

第4条 各部门根据本部门、机构、项目办公用品使用情况，每周二提报办

公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。

第5条 行政部专项管理人员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库

存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后传送集团固定供应商。

第三章 办公用品采购

第6条 办公用品采购采用即时供应， 由行政部直接对口选定的。

第7条 办公用品采购计划传送至相关固定供应商后，固定供应商给予反馈，

按协议要求配置办公用品并即时配送、应急服务以及市场价格动态等。

第四章 办公用品分发领用

第8条 各部门领用办公用品需由指定人按《办公用品领用单》签字领用。

第9条 行政部接到各部门的《办公用品申请单》后进行采购，进行核对并

做好登记，将所需用品备齐分发给各部门。

第10条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由固定供应商统一调

换或回收。

第五章 办公用品管理

第11条 对于公司总部的固定资产和耐用及库存办公用品及由行政部管理，其他低值易耗和已下放固资、办公用品，由领用单位负责管理。

第12条 行政部会同供应商反馈月度账单报表核审办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与企业办公管理。

第13条 使用中的办公用品出现问题及故障，由行政部负责退换、保修、维修、配件等事宜。

第六章 附则

第14条 本制度由行政部制定，行政部做解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。

公司办公用品的管理办法

1、目的

为使公司的办公用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生，特制定本制度。

2、适用范围

适用于企业各机构对公用设备及耗材的管理。

3、分类定义

3.1固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。

3.1非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板等。

3.1消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等。

4、职责

4.1集团行政不负责办公用品的全面管理。

4.2集团行政部助理具体负责执行。

5、具体规定

5.1、 办公用品的发放

5.1.1固定资产类办公用品的申购，要先计划并报部门负责人、机构负责人、行政部、财务部和总裁/董事长批准。

5.1.2非消耗性办公用品一般以部门、机构、项目为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放；消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。发放流程如下：

A、行政部制定《办公用品申请表》，各部门主管确认后于每周二前提交行

政部。

B、行政专员复核、行政经理审核批准后交行政部专员统一购买。

C、本周五由行政部一次性统一发放到各使用部门。

D、新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买。

5.2 用品的管理

5.2.1固定资产类办公用品

A、进行编号管理，由财务部统一登记用品，并计算其剩余价值。

B、日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由行政部进行管理。

C、出现损坏或故障根据实际情况由行政部统一安排修理。

5.2.2非消耗和消耗性办公用品

A、由各使用部门或使用者管理。

B、非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。

C、设立《办公用品申请单》，由行政部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。

D、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由行政部确认。

5.3各部门一周的办公用品量应在周初进行仔细检查预算，作出本周办公用品申请计划。一般情况各部门周二上报《办公用品申请表》后不得追加。

5.4若无特殊原因超支，公司不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，自行解决余下时间的办公用品费用。

6、惩罚

6.1公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。

6.2 公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月绩效工资、奖金或年终奖中扣除50元/次

6.3员工应自觉爱护各类办公用品，如有损坏照价赔付。

7、相关表格

《办公用品申请单》、《办公用品领用单》、《办公用品入库单》

8、附则

本办法从 20xx年 5月30日开始生效执行。

流 程

一、员工根据办公所需本着勤俭节约的原则提交办公用品需求。

二、部门行政对接人汇总本部门申请办公用品的种类、数量并对

员工的申请进行审核，保证申请准确、合理。

三、行政对接人填写电子版《办公用品申请单》并请部门经理审

核，经理审核通过需要在《办公用品申请单》纸质版相应位置签字确认。

四、行政对接人每周二将本部门审核通过的《办公用品申请单》

以电子邮件的形式发送行政专员。部门行政对接人在确认行政专员收到邮件后，将部门经理签字确认的纸质版《办公用品申请单》送达行政专员。

五、行政专员制定本周办公用品采购计划提报行政经理审批。

六、行政专员对审批通过的物品进行采购。

七、采购物品送达后，行政专员验货、入库。

八、行政专员根据物品到货情况和各部门《办公物品申请单》制

作申请部门《办公用品领用单》并分捡、包装并张贴申请部门标识。

九、 通知各行政对接人在指定时间之前，签字签收后领取申请的

办公用品。

十、行政专员根据本次发放情况及时维护《办公用品分摊表》 十一、原则规定非特殊情况行政部只在每周二办理办公用品申购。 十二、行政专员每月月末维护本月《办公用品分摊表》 十三、与供应商月终对账。

十四、行政经理审批付款。

附件一：

附件二：