公司

办公用品管理制度

20##年

公司办公用品管理制度

第一节　总则

第一条　为保证办公用品的有效使用和妥善保管，加强制度建设，厉行节约，制止奢侈浪费，规范采购行为，强化现金支出管理，加强支出的准确性和可控性，特制定本制度；

第二条　本制度适用于员工办公用品的申请、领用及管理；

第三条　办公用品包括：公司为员工个人配置的通讯工具（手机等）、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。公司为部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。公司配置的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机、碎纸机、饮水机等。公司统一购置的书籍、杂志和报刊。按使用情况可分为耐用办公用品和易耗办公用品。

第二节　办公用品采购管理制度

第一条　采购范围具体包括办公用文化用品、办公设备、办公用劳保用品等消耗性支出和会议支出，凡需列入财务的所有办公经费支出项目都属于本制度规定的采购范围。

第二条　日常消耗性办公用品采购的方法和程序：

公司各部门经理（主管）根据业务工作需要，向办公用品专管员提出需求计划填写《办公用品申请单》（见附件），办公室根据办公用品需求情况，报办公室主任、财务总监批准，经领导签字后，由办公用品专管员采购并登记入册（《建业公司日常办公用品登记册》），此申请方式适用于大宗办公用品、一次性数量较大而库存不足物品、特定时间需使用的不常用办公品等，日常小额度办公品需求人可直接向办公用品管理专员申请；

第三条　固定资产采购办法，本制度所指固定资产是指使用年限在1年以上或单项价值超过2000元的固定资产。

采购办法：

（一）单项价值在2000元（不含）以内或采购总额在10000元（不含）以内的大单办公用品，各部门因工作需要购置的，须先写出采购申报，注明用品名称、规格、型号、用途等具体要求，报部门经理签署意见，报总经理同意后，到办公室登记， 由办公室和财务部负责统一采购结算；

（二）单项价值在2000元以上和采购总额在10000元以上的重大采购项目由公司确定；

第四条　特殊急需物品的采购，也应先上报主管经理审批，经同意后方可购买。凭发票到财务报销；

第五条　办公用品应实行定点采购。避免营私舞弊及价格过高。 

第三节　办公用品管理制度

第一条  公司各部门领用日常办公用品和备品的基本程序是：

（一）有库存：由需求人向办公用品专管员提出申请，需求人签字申领。

（二）库存不足：急需使用的物品由办公用品专管员购置并签字申领，不急需使用的由办公用品专管员登记，统一购置后通知需求人员。

（三）大宗办公用品：由部门经理批准向办公室申请，由办公室指派专人采购。

（四）特殊情况：各经理、主管或主管副总口头或批条同意后,方可出库，并及时补签出库手续；

第二条　易耗办公用品分为两部分：个人所需用品和公用用品；

第三条　个人所需用品包括：进口笔、进口笔芯、红水笔、自动铅笔、水性笔、拉杆夹、棒棒胶、文件夹、拉袋、帐皮、帐页、鞋带、现金日记账、银行日记账、综合分类帐、信封、档案袋、剪子、刀子、刀片、橡皮、粘钩、订书钉、笔记本、板尺、燕尾夹、档案盒等；

第四条　公用用品包括：打印纸、双面胶、胶带小、胶带大、曲别针大号、笔芯0.35、费用报销单、皮筋、凭证线、便签、电池等；

第五条　电脑耗材品（鼠标、键盘、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由电脑技术人员审核，办公室主任批准后以旧换新进行领用；

第六条　办公室对日常办公用品的备品定期检查分类，办公用品专管员及时添补欠缺的备品，尤其是常用或是应急用的必需品；

第七条　对所采购的商品应由财务部门审核后，方可登记发放。建立办公用品档案,办公用品由专人负责管理,建立健全的购领存制度。

第四节　办公用品使用及维护制度

第一条　公司所有员工应当爱护公共办公用品，公司员工应本着节约的原则使用办公用品。打印复印避免浪费。

第三条　员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向办公室报修。办公设施在保管过程中发现设备附件或设施丢失,必须立即通知主管部门组织追查，公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任；

第三条　办公用品管理安全规定。办公用品的安全按照“谁使用、谁保管、谁丢失、谁负责”的原则实行；

第四条　经妥善保管后，办公用品发生被盗的，责任人应当写出情况说明，由公司例会研究认定责任；

第五条　员工离开本单位，应退回领用的办公用品；

第六条　可持续使用的办公用品于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新；

第五节　制度颁布时间

第一条　本制度由公司领导开会研究确定后自颁布之日起实施；

第二条　办公室保留最终解释权。

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第二篇：公司办公用品管理制度

办公用品管理规定

为统一公司形象，加强基础管理，合理高效使用办公用品，确保各部门对办公用品的有效使用，本着节约成本、科学管理的原则，特制定本规定。

第一条 办公用品分类

1、办公用品分为部门办公用品和个人办公用品。

2、部门办公用品包括：打印纸、复印纸、传真纸、白板笔、电池、印台、印油、订书钉、账本、稿纸、色带、软盘、计算器、订书机、记号笔、记号笔水、台帐皮、账本夹、打印纸、凭证纸、凭证盒、复写纸等。

3、个人办公用品包括：中性笔芯、档案袋、透明胶带、小刀、文件单夹、告示帖、签字笔、双面胶带、票据夹、中性芯、铅笔、橡皮、资料册、胶棒、剪刀、曲别针、油笔芯、口取纸、大头针、拉杆夹、拉编袋、长尾夹等。

第二条 办公用品的申购（东胜地区，异地办公用品的管理可参照本规定执行）

1、公司各部门在每月20日之前日进行申购，并将《办公用品申购表》（附表1），报综合管理部相关负责人处。

2、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。

3、所有行政人员及工程技术人员均可申领办公用品。

4、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回。

5、新入职行政人员，办公室发放的配套办公用品包括：中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。

6、公司本部各部门所需的办公用品统一由综合管理部采购，私自购买不予报销，各办事机构，由公司综合管理部统一采购，管理办法参照公司本部。

第三条 办公用品的采购

1、公司综合管理部根据费用预算，对公司各部门的《办公用品申购表》进行审核且汇总。

2、公司各部门制定的《办公用品申购表》，汇总后制定《采购计划》报分管领导和总经理审批，后交到综合管理部办公用品专管人员处。

3、公司综合管理部和财务部共同选择供货商，通过招标或比价的方式本着物美价廉的原则确定适合的供货商签订长期的供货协议。

4、公司综合管理部每月对公司各部门产生的费用情况进行汇总分析，定期进行公示。

第四条 办公用品的发放

1、每月4-5日为统一发放所申购办公用品的时间，其它时间不予领取（特殊情况除外）。

2、公司各部门领取办公用品之后，综合管理部开《出库单》，公司各部门开《入库单》。

3、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本成本。

第五条 办公设备管理

1、公司各部门所需的办公设备（电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备）由综合管理部统一购买。

2、要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购，由相关领导签字确认后，交予综合管理部，统一购买，其它时间不予申购。

3、各部门在申购办公设备时，要在年度及月度预算范围之内申购。

4、购买办公设备一样要以物美价廉为原则，由综合管理部与财务部派专人一同购买。

5、公司各部门领取办公设备后，综合管理部开《出库单》，各公司、各部门开《入库单》。

6、各部门将领取回的办公设备要及时编入《固定资产盘点表》，领用人登记，遵循谁使用谁负责的原则，严格按照固定资产管理制度进行管理。

第六条 考核标准

1、如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务，责任由相关部门承担。

2、各部门必须在规定的标准范围内申购，如超出范围由各部门负责人自行承担。

3、各部门在其他部门复印、打印时必须进行登记。

4、新入职员工如在一个月内辞职，综合管理部行政文秘必须负责将办公用品及设备收回，否则费用由相关部门承担。

第九条 本制度由公司综合管理部负责编制和修改，由总经理批准。

附表1：

办公用品申购表