物资采购部专项内部审计

                             

适用对象：内部审计、应付会计

目录

一、审计方案

二、审计程序

三、审计分工和日程安排

四、审计所需资料清单

通用采购专项审计方案

一、审计目的：

根据公司的采购管理制度，对采购部门现阶段的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查和内控评估，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。

二、审计内容：

1、     采购管理制度是否有效和完善。

2、     采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。

3、     公司对采购主要业务环节（供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等）的管理、控制是否完善。

4、     对本年度审计问题进行后续追踪审计

三、审计范围：

20XX年X月－20XX年X月期间的采购管理工作。

四、审计人员：

五、审计时间：

六、审计程序（附后）

审计工作分工与计划

【审计分工】

XXX：负责采购管理制度的评价、需招投标的物资的标书制作、招标、评标、合同管理、验收、财务支付等审计

XXX：负责供应商资质、不需招投标物资及紧急采购物资的议价、比价、合同管理、验收、财务支付款工作的审计。

XXXX：负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问题追踪审计

【审计计划】

一、  审计准备工作：

1、收集、分析、评价采购管理制度。

2、财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。

3、了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两者的差异。

4、了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。

5、了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。

6、查阅前期审计报告得出前期已经存在的审计问题，汇总本期审计发现，分析、判断审计对象目前比较突出和急需解决的问题。

成果要求-----

1、工作过程需编制底稿记录。

2、完成审计准备分析报告，确定审计抽样的具体对象和现场审计重点。

二、  现场审计工作：

   根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工作。

1、审计抽样内容：

2、基本时间预算：

（1）首次进场会议------

（2）制度评估-----

（3）采购、合同管理、验收、付款审计测试------

（4）现场沟通会议------

（5）审计问题的改善后续追踪审计-----

（6）出具本年度审计管理建议书----

成果要求-----

1、工作过程需编制底稿记录，关键证据需复印。

2、完成审计报告。

采购审计所需资料清单

一、前期资料

1、物资采购目标和计划；

2、前期物资采购审计工作底稿；

3、公司资料，例如公司结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的公司系统变化等；

4、财务会计资料；

5、相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和定价策略等；

6、外部信息资料，例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等；

7、法律性文件。

二、采购申请和审批阶段：

1、采购政策

2、采购计划

3、储备定额补库计划

4、销售计划

5、产品产量计划

6、技术措施计划

7、生产作业计划

8、在制品期初存量和期末预计存量

9、新产品试制计划

10、物资工艺消耗定额

11、生产设备大中小修理计划

12、技术改造计划和物资价格供应状况等。

三、合同管理阶段

1、合同法

2、公司内部有关合同制度

3、合同正文和副本以及供货商资料

四、验收入库阶段：

1、物资采购申请单

2、采购计划

3、采购合同

4、价格申报审批单

5、采购发票

6、运费单

7、检验报告单

8、入库单

9、退货单、

10、付款凭单

11、转账凭证

12、应付账款明细账

13、材料采购明细账

14、对账单

五、物资采购后续审计：

1、审计报告

2、审计回复

3、定点供货目录

4、价格申报审批单

5、采购计划

6、物资质量标准

 

第二篇：开展物资采购管理审计的实践与思考

开展物资采购管理审计的实践与思考

杨送远

物资采购管理审计，是对企业物资采购供应过程的各个环节进行分析和审查，以便最大化地降低采购成本和存货管理成本，减少资金占用，促使物资采购做到必需、合理、合法、价廉。因此，物资采购管理审计在企业物资采购领域的运用也越来越被企业所重视。今年来，我们在内审实践中，通过学习和借鉴其他单位的经验，逐步提高认识和转变观念，不断探索，坚持以提高企业经济效益为中心，通过开展物资采购管理审计，紧紧抓住物资采购这个重点，开展物资采购事前的效益审计，为公司的改革与发展做出了积极的贡献，取得了一定的成效，现总结一二意在抛砖引玉。

一、开展物资采购管理审计的成因

1、根据《省局20xx年审计工作要点》和《省局20xx年委托各单位实施的审计项目计划》的安排，将我公司作为管理效益审计试点单位之一。为加强企业物资采购管理，规范企业物资采购行为，降低采购成本，堵塞物资采购管理过程中的漏洞，进一步发挥物资采购在公司经济建设中的重要作用，保护企业的合法权益，我们把物资采购审计确定为管理效益审计的立项重点，针对物资采购各环节进行管理审计。

2、现代企业制度的建立以及公司的改革发展，需要强化内部审计的管理控制职能。随着市场经济的发展和现代企业制度的建立，企业法人治理结构的完善，内部审计还只是停留在监督、评价等职能上，很不适应市场经济和内部审计的发展。内部审计只有通过评价发现问题，再通过管理和控制职能直接参与管理，把监督纳入企业管理当中，发挥管理、控制职能，才能达到预期的效益审计的目的。

3、开展物资采购管理审计也是市场经济发展的必然要求。物资采购价格的控制是物资管理环节的关键控制点。在目前市场经济条件下，物资采购属买方市场，卖方人员上门服务竞相推销自己的产品，由于受计划经济的影响，对物资采购价格的管理控制相对滞后，是企业管理的薄弱环节，开展物资采购管理审计是发挥内部审计管理和控制职能的一个切入点。

二、开展物资采购管理审计的范围

企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资，它不仅仅是购买物资，也是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源。企业物资采购环节往往是企业经营管理中最薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，造成积压浪费。尤其是随着市场经济的发展和竞争的进一步加剧，物资采购所面对的风险日益增多。因此，管理审计不仅是指向供应商购买产品的过程审计，更应贯穿于采购过程的各个环节，包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、质量检验、验收入库、货款结算，直到发料使用为止的过程中所面临的各种风险审计。通过对物资采购全过程的审计监督，加强对物资采购环节的内部控制审计与风险管理，以保证生产过程的正常进行，提高材料质量，控制与减少所有与采购相关的成本，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

三、开展物资采购管理审计的方法与程序

为加强物资采购管理审计工作，我们制定了《物资采购审计制度》，就审计的内容、审计的要点、审计的方法和程序等，做了明确规定，编制了较为严密的审计实施方案，为开展物资采购管理审计工作奠定了基础。在物资采购管理审计过程中，我们坚持做好“三审一检”工作。“三审”即：一是在采购前对采购计划进行审核，判断是否根据公司生产等实际需要和物资实际库存情况等编报计划，避免不合理采购和重复采购，从而增加储备资金占用额。二是在采购时对采购价格、采购合同、供货单位资信情况等。

（一）、加强对物资采购计划的审计。主要审查采购部门物资采购计划的编制依据是否科学，是否根据我公司生产等实际需要和物资实际库存情况等编制；采购数量、采购目标、采购时间、使用计划、物资质量是否有保证措施。通过审计发现物资采购部门在执行采购计划时，有超出计划或有的无计划采购，针对这一问题我们制定了《关于加强工程项目和大宗物资采购的管理规定》，对大宗物资采购要严格按照计划采购，每月的采购计划需报监察审计室审核后，经公司分管经营的领导审批，报物资比价采购领导小组研究后，由物资供应中心组织采购，并将物资供货单位及价格情况，及时反馈到监察审计室。同时文件规定物资仓库要严把物资入库关，对于超计划或无计划采购的物资以及质量不合格的物资，拒绝收货并填写“物资质检不合格（计划外）退货清单”，报监察审计室备案。监察审计室每月将物资采购情况在网上进行公示，接受群众监督。

（二）、加强对物资采购合同鉴证审计。1）审查所有物资采购，是否都签订相关采购合同。

2）审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。3）审查经济合同当事人意思表示是否真实。4）审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。5）审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。通过开展审计监督，发现有部分物资未签订采购合同，我们及时向物资采购部门提出建议，并制定了相关制度，规定凡物资采购及单项工程项目金额在2000元以上的，必须签订相关合同，合同签订时必须有监察审计室有关人员参加。年内我们共参与大型工程项目招标20次，参与大宗物资招标（比价）采购38次，审签各类经济合同480余份。通过审计鉴证，及时发现和纠正了在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象，避免了经济损失，从而减少和避免经济合同纠纷的发生，为经济合同的顺利履行奠定了基础。

（三）、加强对物资采购合同执行中的审计。1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件，都进行了妥善保存，以备查询。2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，对物资都进行验收控制。3）对不合格品控制执行情况审计，发现不合格或超计划物资是否及时记录，并采取有效措施进行处置。

（四）、加强对物资采购结算业务的审计。主要审查#5@p的合法性、正确性。审查#5@p的内容是否与签订的经济合同的内容一致；验收、入库及签字手续是否完备；物资采购合同规定的货款支付方式的执行情况等。为加强物资采购结算，进一步健全和完善公司财务报销会签制度，我们制定了《关于对大宗物资采购及工程项目实行付款联审制度》，规定供货单位或施工单位在付款前，必须持结算#5@p和相关合同，首先到监察审计室进行审计，重点审查计划或报告的签批和执行情况、合同的签订和履行情况、比质比价采购结果的落实情况，经审计后在#5@p上加盖“审计专用章”和审计人员个人印章，然后由公司分管领导和分管经营领导或公司主要领导签字后，到财务科办理付款结算。财务科依据审查后的#5@p办理付款手续。对未经监察审计室审签的票据，财务科一律不予办理付款结算。

四、开展物资采购管理审计的作用及效果

20xx年我们通过开展物资采购管理审计活动，促进增收节支600多万元，其作用和效果是极为显著的。一是促进了企业经营管理水平不断提高。通过物资采购管理审计，把审计关口前移，对材料采购的计划、招投标、比价、结算付款等全过程监督，规范了物资采购招投标或比价采购等管理程序，建立了规范、有序的供货渠道，提高了物资管理工作的透明度,避免了盲目采购、无计划采购的现象，通过审计达到了健全制度，规范采购行为的目的。二是找到了企业降低成本、提高效益的有效途径。通过开展物资采购审计，在保证物资同等质量的前提下，使采购价格得到了控制，牵住了降低成本的“牛鼻子”，降低了采购费用和管理成本，取得了明显的经济效益。内部审计全过程参与监督物资采购工作，加强完善了物资采

购供应系统，体现了管理控制职能的发挥，实现了效益审计领域的新突破。三是促进了企业廉政建设，达到了保护干部的目的。通过开展物资采购管理审计，达到了完善管理制度，规范采购程序，使采购工作变得“公开、公平、公正”，增强了透明度，杜绝了外来干预和暗箱操作，加大了物资采购部门和人员的压力和责任，有效地抑制了物资采购管理中的不正之风和腐败现象，净化了物资采购渠道,规范了企业的采购行为,促进了廉政建设,增强了企业的凝聚力。

五、开展物资采购管理审计的几点思考

通过开展物资采购管理审计，使我们深深体会到：

（一）领导的高度重视和大力支持，是做好物资采购管理审计工作的前提条件。物资采购管理审计主要是对物资采购领域的错弊现象进行揭露，该现象的成因既有人为因素，又有市场因素，有时甚至可能“牵一发而动全身”。因此，只要企业领导人认识到物资采购审计的重要性，敢于在企业内部建立物资采购价格审计机制，并给予大力支持和关心，物资采购审计工作才可能得以顺利开展。

（二）建立健全内部控制制度，是做好物资采购审计的基本保障。在物资采购过程中，建立健全内部控制制度，是规范物资采购行为的关键。各部门应认真履行各自的职责，相互衔接、相互制约、相互配合，使物资采购信息公开化、采购过程公正化。一是建立和规范物资招投标和物资比质比价采购制度。企业应遵循公开、公平、公正的原则，建立和规范物资采购制度。二是建立合同会签制度。审计部门除对合同的签订、履行、变更和终止等进行审计监督外，还应通过合同会签制度明确：未经审计部门会签的合同，财务部门不得付款，有效控制不合规的采购行为。三是建立严格的物资采购档案管理制度。根据档案管理办法，将每一次采购活动的全过程记入档案，以便对各部门及当事人实施监督。

（三）利用现代信息网络技术，是提高物资采购审计工作效率和质量的保证。要充分利用计算机进行物资采购辅助审计，将所有供货客户信息、每次供货价格等情况，输入电脑，利用计算机进行数据的处理和分析，从而判断是否，达到有效节约审计时间的目的。

（四）强化队伍建设、提高整体素质，培养和造就一支过硬的审计队伍是做好物资采购管理审计工作的前提。事业成败，人才是关键。要不断加强对审计人员的政治、业务和廉政教育，积极开展审计理论研讨，鼓励内审人员自我学习，全面提高政治素质和业务素质。 要进一步改变工作作风，加强党风廉政建设，依法审计，热情服务，当好“卫士”。

一年来，我们在物资采购管理审计中，虽然做了一些工作，取得了一定的成绩，但与上级领导的要求和兄弟单位相比还有很大差距。在今后的工作中，我们一定再接再厉，开拓进取，虚心学习兄弟单位的先进经验，取长补短，不断探索和完善新的更加有效的管理效益审计的方法和途径，进一步通过管理审计完善内部控制，使企业经营管理更加高效有序，确保公司经济快速、有效、健康发展。