英文email格式详解

How to Write a Perfect Professional Email in English/ 如何写出一封完美的专业英文电子邮件(中英对照 精华文章)

虽然电子邮件通常给人较商业书信有种不正式的感觉，在商业界你仍不能让你的用语显得很不正式。电子邮件也许较快速及更有效率些，但是你的客户或商业伙伴将不轻易宽恕太草率的信件。不要害怕！阅读发现这些容易的秘诀，将有助于提升你的英文电子邮件的专业水平。

开头的问候语

在你的电子邮件里表达问候总是非常重要的，例如：“Dear Lillian,”。根据你与他人之间关系的礼节，你可以称呼他们的姓而非他们的名字，例如：“Dear Mrs. Price,”。如果你们的关系较为亲近些，你可以简单的说：“Hi Kelly,”如果你正在与一家公司而非个人联系，你可以这样写“To Whom It May Concern:”

向受文者致谢

如果你正回复一个客户的问题，你应该先表达感谢。例如：如果某人询问你的公司有些问题，你可以这样说：“Thank you for contacting ABC Company.”如果某人已经回复你寄的其中一封电子邮件，要确实地说：“Thank you for your prompt reply.”或“Thanks for getting back to me.”如果你可以找到任何机会感谢受文者，那就做吧。它将使他或她更容易重视，并且它将使你x显得更有礼貌些。

表明你的目的

然而，如果你正着手使用电子邮件沟通，这或许不大可能以一连串的感谢之意来开始说明你的目的。例如：“I am writing to enquire about ?或“I am writing in reference to ?在电子邮件中将你的目的说明清楚是很重要的，然后进入下一个主题内容。记得要注意文法、拼写及标点符号，同时避免冗长的句子，尽量让你的句子简短清楚。

最后的结尾辞

电子邮件的最后一步，包括了适切的结尾辞与你的名字。专业用语是“Best regards” “Sincerely”及“Thank you”。而避免使用结尾辞“Best wishes”或“Cheers”是最好的点子，因为这些最好在非正式及私人电子邮件中使用。最后，在按下传送键以前，再检查一次电子邮件中的拼写，来确定这是一封绝佳的电子邮件！

Although emails are often seen as less formal than printed business letters, in the business world you cannot afford to let your language appear to be informal. Email may be faster and more efficient, but your client or business partner will not easily forgive correspondence that is too casual. Not to fear! Read on to discover simple secrets that will add a high level of professionalism to your English emails.

Begin with a greeting

It's important to always open your email with a greeting, such as "Dear Lillian,". Depending on the formality of your relationship, you may want to use their family name as opposed to their given name, i.e. "Dear Mrs. Price,". If the relationship is more casual, you can simply say, "Hi Kelly," If youe contacting a company, not

an individual, you may write "To Whom It May Concern:"

Thank the recipient

If you are replying to a client's inquiry, you should begin with a line of thanks. For example, if someone has a question about your company, you can say, "Thank you for contacting ABC Company." If someone has replied to one of your emails, be sure to say, "Thank you for your prompt reply." or "Thanks for getting back to me." If you can find any way to thank the reader, then do. It will put him or her at ease, and it will make you appear more courteous.

State your purpose

If, however, you are initiating the email communication, it may be impossible to include a line of thanks. Instead, begin by stating your purpose. For example, "I am writing to enquire about ? or "I am writing in reference to ? It's important to make your purpose clear early on in the email, and then move into the main text of your email. Remember to pay careful attention to grammar, spelling and punctuation, and to avoid run-on sentences by keeping your sentences short and clear.

Closing remarks

Before you end your email, it's polite to thank your reader one more time as well as add some courteous closing remarks. You might start with "Thank you for your patience and cooperation." or "Thank you for your consideration." and then follow up with, "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." and "I look forward to hearing from you."

End with a closing

The last step is to include an appropriate closing with your name. "Best regards," "Sincerely," and "Thank you," are all professional. It's a good idea to avoid closings such as "Best wishes," or "Cheers," as these are best used in casual, personal emails. Finally, before you hit the send button, review and spell check your email one more time to make sure it's truly perfect!

 

第二篇：英文邮件格式

发表于 20##-8-26 14:07  资料  个人空间  个人短信  加为好友  只看该作者   

英文书信的格式，写邮件咱也是要很规范！

1、信头（Heading）指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。 日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。
2、信内地址（Inside Address）在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。　 3、称呼（Salutation） 是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 （2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。 （3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

    4、正文（Body of the Letter）位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。 但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

    5、结束语（Complimentary Close）在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。（1）写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等； （2）写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等；（3）写业务信函用Truely yours（Yours truely），Faithfully yours（Yours faithfully）等； （4）对上级、长辈用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。

    6、签名（Signature）低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。

    7、附言（Postscript）一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。注意：在正式的信函中，应避免使用附言。

    8、附件（Enclosure）信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上Encl：或Enc：，例如：Encl：2 photos（内附两张照片）。如果福建附件不止一项，应写成Encl：或Encs。 我们有时可看到在称呼与正文之间有Re：或Subject：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用，也可以省略。

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