工作邮件怎么写？

2014-06-10 世界500强商务英语

这天美国同事写了一封这样的邮件，我也在抄送之列。

All:

Thank you for your daily communications on issues/resolutions. With the main communication tool being e-mail due to the distance and time difference, may I make a suggestion moving forward.

Could we please follow the protocol of ensuring the subject line matches the content of the e-mail context. This way, we all can follow, file and/or

respond accordingly. Comments would be welcomed.

Thanks for your input in advance.

Regards,

S.A.K

大概最近为了进口货物，中美同事之间来来回回太多邮件，但是主题和内容严重不符，有些主题让人云里雾里不算，有时在报关公司的邮件基础上接着写，中文主题没有修改成英文，S.A.K有点受不了了。

我仔细读了这封信，提出建议，写得还比较诚恳，语言组织值得学习。

说说我是怎样管理邮件的。

主题

发出的邮件应有明确的主题，起提示和概括内容的作用。

主题一般分几个层次，第一层：先列出属AGZ还是AHK范围；第二层：大的归类，比如年审、年报月报周报还是日报，或是归属某项目；第三层：内容主旨词；有时还有第四层。

有时收到主题不合适的邮件，回复的时候我会改改主题。

收信人

写给谁，抄送给谁，要交待清楚。回复邮件，参与人数较多时，要注意，写给谁，正文里面称呼谁，其他人放在抄送栏。

称谓

要有称呼。没有称呼直接进入正题，很突兀，而且显得对收信人不够尊重。现在的公司这边称呼都是直呼其名比如TOM就叫TOM，JERRY就叫JERRY，但我还是习惯加上一个DEAR某某，或者HI某某。

内容

一事一邮件。这样比较容易决定这封邮件应写给谁，应抄送给谁，也避免在议题很多的情况下，一封邮件来来回回很长很长还在接着写，且方便整理归档。

正文较长的时候，可以有大标题，小标题。表强调的，可以粗体，可以字母大写。数字较多的，数字可以加下划线，可以斜体字。可以灵活使用不同的颜色，方便阅读，但是喜欢用较深的，柔和的颜色，不太喜欢用红色。

语言选择

同事之间一般用英文。对中国的客户或者供应商，考虑对方的语言习惯，选用中文或者英文。回复对方的邮件，用对方来邮的语言。

落款

无非是姓名，职务，电话，等等，在邮件设置里面预设。有些人会加上一些公司标识，企业文化，名人警句，以后我也要试试。

检查

点发送之前要检查，检查要点其实就是写邮件的各项要求。

回邮件

写给我的邮件，要及时回。如果当时不能处理，也可以回信说，邮件已收到，我什么时间之前会给你意见。

给我的例行邮件，比如同事每周给我现金周报，我收到就不回了。其实也可以像我以前老板FEDE一样，说一句WELL RECEIVED AND THANK YOU。

沟通方式

很复杂的，写很长邮件还不一定说清楚的事情，可以面谈或者电话谈。很重要的事情，谈完之后再追一个邮件。

很小的事情，当面或者电话三言两语就说清楚了，不主张写邮件。

投诉，指责，抱怨等情绪化的东西，一般不适合邮件，应面谈或者电话，可以有双向的沟通，得到及时的反馈。另外，这类情绪也许只是一时，语言说过就过去了，写下来却永远都在，一时的情绪定格为永远，不必要。

常见错误

拷贝注意：有时我会拷贝上次类似事情的邮件，稍加修改，作为本次邮件，比如月报，周报，这时要注意将日期改过来，比如要发20xx年1月的报表，我拷了20xx年12月的月报邮件，一定要将20xx年12月改为20xx年1月。

附件注意：有时往往正文里面说“附件是某某，请怎样怎样”，实际却忘了添加附件。所以我提醒自己，在写到ATTACH，ENCLOSE或者附件这几个词的时候，就把附件给添加上去，然后再接着写正文，以免忘了添加附件。

文法：现在写英文邮件一般都有文法提示，提示有不对的时候一定要改改。有时一封邮件用词斟酌推敲，改来改去，最后有些小地方就不一致了，要格外注意。

分类归档

按主题归档，方便查找和参考。

收件一般当天处理。处理完了就从收件夹移去相应的文件夹。

发件如果要跟进的，先让它停留在已发送，等跟进完了再放入相应的文件夹。 收件夹和已发送里面就留着未处理或者待跟进的邮件。每隔两三天清理一次，要跟进的可以追一个邮件，或者电话、面谈。

我不常用的技巧，以后改进。

可以标识为高重要性邮件。

可以要求发送已读回执。

可以标识为待跟进。

??

我以前老板DG有一些很好的邮件技巧。

比如，我发邮件给他，能回复的他会很及时回复。

不理解的，他先分类。很重要又不理解的，他打电话叫我去他办公室；重要性一般，又不理解的，他回复说NOT SURE I UNDERSTAND, PLEASE DISCUSS。这时工作又丢给了我，我就要瞅他有空的时候，将这些PLEASE DISCUSS的ISSUE集在一起去和他DISCUSS。

比如，他在电脑里面有设置他关注的下属的入职时间。满3个月6个月1年2年了，他会发个邮件出来，说感谢你服务了这么久，如何如何。

比如，公司取得了一个里程碑式的业绩，比如销售超过了历史最高纪录，他会发个振奋人心的邮件出来，说我们已经达到了某某某某目标，谢谢大家努力，期望大家为下一个目标更加努力。

比如，附件的打印格式设置。有一次发附件给他，没有设置打印格式，他打印出来好多页又不规范。他就和我说，附件要设置好打印格式，方便收件人打印。

比如，开会邀请的时间管理。他邀请你开会，你接受了，或者你邀请他开会，他接受了，则一定按这个时间来执行。万一临时有事执行不了的，再改约时间。

比如，签名会不时更新，传递一些企业文化。

比如，再忙，或者用手机发邮件，他都会以DEAR某某或HI某某称呼开头，以THANKS和BEST REGARDS结尾。

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第二篇：如何写好一封工作邮件

如何写工作邮件

一、格式

收件人：要具体到每一个参加人和执行者

抄送人：小事抄给直属领导，重要的事、跨部门合作的事还要抄给部门领导，参与人数较多、占用公司资源较多的事件追加抄给集团领导；顺序是按照领导层级和职位由高到低排列

密送人：一般不密送

主 题：要具体到所针对的层面，比如写清是集团性的还是部门性质的之类的信息，如果有时效性的，最好于主题中注明时间点，防止正文中遗漏 附 件：如果需要发送附件，就一定不要忘记传，或者传错了

正 文：包括称呼，问候语，具体内容，联系人和其联系方式，注意事项，感谢语等，根据具体目的而定

设签名：这个相当于电子名片，最好提前设置，方便今后使用。

二、具体注意事项

1.参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人

（1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管和部门的主管。

（2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的人是抄送人

2.主题：一个邮件只能有一个主题，要表述简洁，具体到所针对的层面，以方便阅读

3.附件：

（1）不要忘传、错传

（2）邮件正文中药写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对方做什么

（3）附件若有修改，注明修改的地方

（4）附件是图片的，一定打包压缩后再上传，尽量减小其所占空间

4.正文：

（1）称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包含所有收件人（多人可用大家、各位xx等来称呼）

（2）表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误解，影响执行效率和效果。

（3）条理要分明：注意分段，一个要点占一个自然段，清晰直观

（4）意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决，不能仅是表示感谢

（5）结尾要总结，再次明确需求，如是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求等

5.签名：应用标准格式，信息简洁完整，树立职业化形象

6.内容：邮件中的所有内容要保证：没有错字，且标点符号应用得体

7.紧急事件：紧急事件一定要直接用电话，不能使用邮件，避免延误的风险

8.转发：转发时应对原邮件的信息进行处理，写明自己的意图，方便对方接受到正确而有效的信息。

9.失误：发现发送有误时，及时补发一封邮件，说明补发原因，承认自身错误，并请对方“以此为准”（也可以在主题中标明“以此为准”这四个字）