关于宏达公司代表来我公司的接待方案
为安排好宏达公司代表来我公司洽谈工作期间的工作和生活,保证他们的安全和身体健康,特制定如下接待方案:
一,接待时间:20XX年6月3—6月5日
二,接待地点:
接送机地点:牡丹江机场
下榻酒店:金鼎大酒店
参观地点:
1,公司总部
2,公司葡萄园基地
3,某某大酒店宴会厅
三,接待对象
宏达公司总经理副总经理以及销售经理
四,接待负责人员
总负责:接待办
跨部门接待小组:相关领导,秘书组张某某,行政组夏某,宣传组陈某,保卫组何某
五,接待前期准备工作
1,制发邀请函,邀请外宾,协调时间
2,来回机票预定 ,至少提前20天预定商务高等仓
3,食宿安排,至少提前半个月预定
4,迎接车辆安排,迎接外宾的车是市长级别(奥迪A6级别) 总经理自行开车
5,迎宾(参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作)
6,会场接待:
1)欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放
“热烈欢迎各位经理莅临我公司洽谈工作”
2)确定接待场所并预约(根据客户人数,级别确定接待场所预定在会议室)
7,会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发
调试投影仪,音响等设备,放映相关资料
8, 联系陪同人员,讲解员
根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
9,座谈
1)企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2)技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3)会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4)拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5)会后整理(会场整理,如客户需要资料,装袋赠送)
10,葡萄园参观
1)确定参观时间,通知车间做好准备
根据参观内容,提前2小时与葡萄园相应负责人联系,告知参观事宜及注意事项,主要涉及原材料准备
座谈会结束前,提前5-10分钟再次通知葡萄园相应负责人,告知参观人员即将前往车间,确认准备工作到位
2)实地参观
固定参观路线
统一解说词:陪同讲解,专家提问,尽量解答
11,送客
参观结束,或回会议室继续座谈,或提前10-15分钟准备车辆,陪同就餐或送客。
六,后期工作
1,物资整理
及时整理会场(除特殊情况外1小时内完毕)物资到位
2,满意度调查
通过分公司或客户反馈,了解客户对本次参观的满意度及改进建议。
3,总结提升
接待完毕,组织总结会(尤其重要或大型客户接待),以改善不足,提炼经验
4,宣传报道
重要客户参观(特级,高级级别)需在24小时之内进行宣传报道。
5,汇款跟踪
接待过程中产生的费用,如礼品,住宿费等及时跟踪汇款情况。
接待信息登记及费用核算,结算
登记客户信息,并统计,核算接待中香烟,水果,礼品,就餐等费用
对接待费用进行核算
七、日程安排(表格形式)
八、经费预算(表格形式)
九、培训事项:
1.礼仪小姐:要面带微笑,能准确有效答复贵宾提出的问题、训练欢迎语等的培训,负责迎宾以及做好前台工作。
2.服务员:注意言行举止,训练奉茶、宴请、陪车等有关服务工作。
3.保安:负责保安工作的培训,做好车辆及人身安全的保护工作。
要求:进行为期一周的培训。
十、应急方案。
十一、附件:接待时的礼仪规范及事项
附件:接待时的礼仪规范及事项
(1)迎接来宾要面带笑容,热情大方讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。接待到来宾时,要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。
(2)握手时,先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是:距离对方约一步,两足站立,正面朝向对方,上身稍稍向前倾,双目注视对方,微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼,略带微笑
(3)介绍时,要称呼得体,为他人介绍时,必须遵守“尊者优先了解情况”的原则,在他人介绍前,先要确定双方地位尊卑,然后先介绍位卑者,再介绍尊者。
(4)宴请时,要注重来宾的饮食爱好以及习惯,以本国礼仪为主,尊者来宾风俗,切忌铺张浪费,给来宾留下不好印象。
经贸与管理学院
报关103班
魏**
学号:22号
*******集团公司************总经理一行接待方案
一、时 间
_______年___月___日(星期___)— ___月___日(星期___)
二、客商名单
*************集团公司 总经理
随行______人
三、接待领导和人员
(一)区领导
(二)接待人员
四、行程安排
(一)***月****日
1、17:00,航班号接机,自行安排;
2、19:00—20:00,晚餐(______);
3、20:30,入住酒店(______);
(二)***月****日
1、8:50, 宾馆迎候客人(司机:______,车牌号:______)
2、10:00—11:30,参观和选址_________;
3、11:30—12:00,参观_________;
4、12:00—13:00, 宴请,(酒店),
参加人员:
5、下午参加*********的活动和晚宴
(三)***月***日
1、6:00,送机(航班号,8:20起飞);
五、备注
1、请后勤中心安排一楼接待厅备用,准备茶水、纸、笔,打印坐席卡,播放欢迎标语;
2、办公室安排考斯特全程陪同;
3、低碳管理中心安排电瓶车;
4、规划局提供播放规划图及地块位置,并负责讲解;
5、欢迎标语:热烈欢迎**********总经理一行莅临我区指导工作
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