晋城市坤达煤化磁材有限公司

关于进一步规范和统一公文格式的

通 知

为进一步规范和加强公文处理工作，确保公司各类文件资料格式统一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、结合我公司公文处理工作实际，现就进一步规范和统一行文格式有关事宜通知如下：

一、标题。

（一）标题由“发文机关名称+公文主要内容+文种”组成，公司对外统一用“晋城市坤达煤化磁材有限公司”名称（特殊情况例外），公司内部各部室行文可用简称，如“坤达公司生产部”；标题应力求简明扼要，用2号宋体字，可一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）个人上报材料标题由“材料主要内容+文种”组成，署名在标题下方，由“部室+个人”组成，用3号楷体字，居中排列。

二、正文。

位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应用阿拉伯数字。 1

三、附件。

附件说明，应在正文下空1行左空2字、用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，冒号后标识附件顺序号和附件名称。附件顺序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号，如回行应与上行文件附件名称文字齐平。附件应另页全文打印，与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时依顺序标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

四、日期时间。

成文日期时间用中文数字将年月日标全，“零”写为“〇”。

五、印章。

公司对外行文应加盖公司印章，内部各部室行文应加盖各部室印章，内部各部室制发的文件资料在落款处不署制文部室名称，只标识成文日期，并加盖印章。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

六、文档编辑。

统一使用Word文档编辑。

七、页面设置

在Word文档编辑状态下，选择“文件”→“页面设置”，然后按如下操作完成页面设置：

（一）页边距。上：选择“3.4厘米”，下：选择“3.0厘米”，左：选择“2.6厘米”，右：选择“2.5厘米”。

（二）纸张。在“纸张大小”栏目下选择“A4（210×297mm）”。 2

（三）版式。在“页眉和页脚”栏目下，页眉：选择“1.5厘米”，页脚：选择“2.4厘米”。

（四）文档网格。在“网格”栏目下，选择“指定行和字符网格”。在“字符”栏目下，每行提示（1—30）选择“28”；提示（1—46）选择“44”。在“行”栏目下，选择每页：“22”。 点击“确定”完成操作。

八、页码设置

在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“页码”→在“位置”栏目下，选择“页面底端（页脚）”→在“对齐方式”栏目下，选择“居中”→点击“格式”，在数字格式栏目中选择“1，2，3，” →“确定”。

九、印刷格式

公文用纸采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），页数少在左侧中间装订，多页采用活页或其他方式装订。文字从左向右横排。正文用3号仿宋体字。公文中如有小标题可用3号加粗防宋体字或黑体字。

十、电子邮件。

（一）发送电子邮件应写明主题，主题由“发文部室（个人）+主要内容+文种”组成。

（二）电子邮件附件名称应与电子邮件主题相同。

以上格式规定适用于公司对外发文和各部室、车间及个人上报工作计划、总结、报告、请示、汇报。

3

各部门各车间要认真进行自检自查，严格执行本通知规定，进一步规范行文格式。办公室将不定期对此项工作进行检查，对行文格式不规范的部门车间和个人，将予以通报，并在当月绩效考核中扣除3-10分。

二○○九年二月十七日

4

 

第二篇：资料4：规范公文格式通知

镇江新区固废处置有限公司

新固行政?20XX?X号

致：各单位、各部门

关于规范公文格式 提高行文质量的通知

为加强公文管理,现就有关公文格式明确如下,请遵照执行:

一、公文格式。行文请按照《附件》执行。

二、字体行距。文头为“二号宋体”（加重），正文标题可选用为“小三号黑体”（不加重），其余均选用“小三号仿宋GB2312”字体及1.5倍行距，标题加重显示。

三、文件编号。行文须标明发文部门及编号。年份应标全称，用六角括号“??”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。综合管理部行政类行文为“新固行政?20XX?X号”，人资类行文为“新固人资?20XX?X号”；财务部行文为“新固财务?20XX?X号”； 工程部行文为“新固工程?20XX?X号”;生产运行部行文为“新固运行?20XX?X号”；生产技术部行文为“新固技术?20XX?X号”；

四、专人管理。各部门要明确专人负责，做好公文管理工作。

附件：公文格式指引

镇江新区固废处置有限公司

二0一0年七月

1

附件1：

镇江新区固废处置有限公司 签 报

号

密级 （ ）缓急 （ ） 新固行政?20XX?X

呈报：

抄报:

批示：

标题: 关于XXX的请示

XXXXXXX

XXXXXXX

妥否，请领导审示！

2

附件2：

镇江新区固废处置有限公司

新固行政?20XX?X号

致：各单位、各部门

关于XXXXXXXXXX的通知

为进一步加强XXXX

镇江新区固废处置有限公司

二00X年XX月XX日

抄报：公司管理层

3

附件3

镇江新区固废处置有限公司

新固行政?20XX?X号

传 真(Facsimile)

标题：关于拜会市分管环保事项领导的函

4

附件4：

镇江新区固废处置有限公司

发 文 审 批 单

保密性：□一般 □秘密 □绝密 时效性：□一般 □加急 □特急

5

6