群发邀请函小技巧：Word的邮件合并功能作者：陈越骅

【适用情况】最近协助组织学术会议，需要群发邀请函，既有寄出的信件，也有电子邮件。因为参会人员较多（近百位），这时候挨个填写邀请函，地址和发邮件（每个邮件地址附一个针对收件人的邀请函），如果人工复制黏贴，需要建立100多个文档，100多个邮件，打印100多分邀请函和报到函，于是这时候就该用Word的【邮件合并功能】，自动生成“格式相同但是内容稍微有些差别的文档和邮件”。

【步骤】

1. 建立联系人excel列表，把每个“元素”：都拆细，例如姓名（若需要单独用到姓，例如“陈先生”，则还要把姓和名各自放一列），单位，职务，称呼，邮箱地址（一格只放一个），地址，邮编等。这是一切数据的来源，可用来生成任何格式的文档。

2. 建立邀请信word文档，和之前的excel放在同一个文件夹里。调整好格式等。如需打印信封，也一样制作一个word文档。

3. 邮件合并功能。（1）选择形式，是信函，还是电子邮件。（2）选择收件人，“使用现有的表”，选择刚才做好的excel（word2010似乎可以选择任意文件夹的excel表，2003的好像不行）。（3）编辑收件人列表，选择要插入的联系人，若是全部都要使用，就略过这一步。（4）插入域。在需要插入“内容”，例如姓名的地方点击“插入合并域”，选择插入“姓名”，这时在word文档出现<<姓名>>类似的标志。（5）预览结果。点击预览结果后，可以看到<<>>被替换成excel里的第一个姓名，在预览结果的菜单栏那里有箭头，可以前后地查看结果。（6）完成合并。选择发送批量电子邮件，或者批量打印。甚至可以保存成一个一个独立的文档。

4. 高级功能。如果安装了Acrobat（不是Reader），就有一个合并到PDF的按钮。对于发送不可编辑的文档，最好是存成pdf，防止浏览的时候出错或者对方打不开高版本的word。例如这次我要发给许多港澳人士，邀请函转成繁体字，但是有时word会在对方电脑上显示出错，所以我都用pdf批量发送电子邮件。

【总结】

1. Excel做数据库——2. word做模版——3.数据用“邮件合并”插入word. ——4. 批量生成所需的文件。

附图：在2010里很直观方便，按从左往右的图标一步一步做就好了。

 

第二篇：邀请函-邮件合并

尊敬的胡大姐先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过20xx年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

为了表达正中人对您的感谢，同时为了我们更美好的明天，在此特邀请您参加举办的“2012商贸市场拓展暨感恩答谢会”，我们将共同回顾20xx年，展望即将到来的20xx年，同时为答谢广大客户多年来对我们的支持和理解，商贸联合众多知名厂家共同举办此次“2012商贸市场拓展暨感恩答谢会”。

此次“20xx年正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”将让您耳目一新，会议期间订货将有突破性优惠政策。凡本次凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有精彩的节目，更多惊喜等你拿。

我们热情期望您届时光临!

天籁商贸

6/10/2013

尊敬的李敏先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

为了表达正中人对您的感谢，同时为了我们更美好的明天，在此特邀请您参加举办的“商贸市场拓展暨感恩答谢会”，我们将共同回顾年，展望即将到来的年，同时为答谢广大客户多年来对我们的支持和理解，商贸联合众多知名厂家共同举办此次“商贸市场拓展暨感恩答谢会”。

此次“年正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”将让您耳目一新，会议期间订货将有突破性优惠政策。凡本次凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有精彩的节目，更多惊喜等你拿。

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的王思先生/女士：

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在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的刘凯先生/女士：

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的陈海峰先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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此次“年正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”将让您耳目一新，会议期间订货将有突破性优惠政策。凡本次凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有精彩的节目，更多惊喜等你拿。

我们热情期望您届时光临!

天籁商贸

6/10/2013

尊敬的王菲先生/女士：

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在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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此次“年正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”将让您耳目一新，会议期间订货将有突破性优惠政策。凡本次凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有精彩的节目，更多惊喜等你拿。

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的王晓先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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6/10/2013

尊敬的江泽先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的胡东先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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6/10/2013

尊敬的刘美先生/女士：

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6/10/2013

尊敬的赵继东先生/女士：

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在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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6/10/2013

尊敬的蒋吉利先生/女士：

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在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的胡东明先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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此次“年正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”将让您耳目一新，会议期间订货将有突破性优惠政策。凡本次凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有精彩的节目，更多惊喜等你拿。

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6/10/2013

尊敬的玉萨先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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6/10/2013

尊敬的金景先生/女士：

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此次“年正中商贸市场拓展暨感恩答谢会”将让您耳目一新，会议期间订货将有突破性优惠政策。凡本次凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有精彩的节目，更多惊喜等你拿。

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的姜丰年先生/女士：

您好!

在您的大力配合下，我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在您的支持下达成了每一个阶段的目标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定和支持将我们的距离拉近，也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天!而我们之间也不能只用过去来衡量我们的友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福!

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6/10/2013

尊敬的菊苣先生/女士：

您好!

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6/10/2013

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天籁商贸

6/10/2013

尊敬的刘吉桑先生/女士：

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我们热情期望您届时光临!

天籁商贸

6/10/2013