关于有效使用邮件及格式规范的通知

为了公司工作流程的顺畅和对外联络的形象，请大家注意以下几点：

1 . 处理公司内部各种事宜，请以邮件形式发送（重要）；

2. 处理公司外部事宜，请以使用邮件为基本，若需发送较大邮件，可以通过QQ传送推荐通过QQ较大附件上传到QQ邮箱，可一次发送多人邮件，省时省力。

3. 如有需要其他部门或其他同事协同完成的工作，发送邮件时需抄送直接领导和相关负责同事。为方便邮件联系，请各办公室负责人收集当地办公室的邮箱。（北京联络处请张妍负责收集，武汉联络处请陆云负责收集，广州办事处请张凤敏负责收集）；

具体邮件沟通方式实施规范如下： 一、关于称呼（特别注意）

1、邮件开头需称呼收信人；

2、如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“X总”、“X经理”；

3、如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”；

4、对海外公司的客户和同事，可称呼“Dear Mr./Ms.”或“Dear Sr.”;

5、多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”或“Dear all”；

二、关于主题

1、不要空白标题；

2、标题应简短、明确；

3、标题要能证实反应文章的内容和重要性；

三、关于邮件正文

1、Email正文要简单扼要、重点突出、段落清晰；

2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语；

3、尽可能避免拼写错误和错别字；

4、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用；

四、关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件；

2、附件命名应概括附件内容；

五、关于问候语

1、Email开头使用“您好”、“来函收悉”等问候语；

2、Email结尾可使用“祝顺利”、“Best Regards”等问候语；

六、关于结尾签名

签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。

七、正确使用发送（TO）和抄送（CC）

1、发送（TO）的人是直接需要受理并回复邮件所涉及的主要问题；

2、抄送（CC）的人需要知道邮件内容，可根据情况回复；

3、TO、CC中的各收件人可遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。

 

第二篇：关于规范项目部往来函件管理的通知

关于规范项目部往来函件管理的通知

为了进一步加强项目部文件管理能力，提高项目执行效率，降低项目风险。根据公司《管理制度汇编（上册）》第二篇第十四章“档案管理制度”和《施工现场管理标准汇编》第一章第五节“现场档案资料管理制度”等相关规定，特通知各项目部需要规范往来函件的管理工作，具体要求如下：

1.  各项目部应根据项目管理部提供的《XX项目部收发文件登记表》对本项目部收发文件登记，登记周期为每天。

2.  《XX项目部收发文件登记表》应随项目部每月工作计划、合同分解学习计划等文件于每月28日前提报项目管理部备案。

3.  《XX项目部》样式见附件，各项目部改为EXCEL文件，进行登记记录。文件保存名称为“XX项目部收发文件登记表”，项目管理部收到最新的登记表后自动替换原有旧登记表。

特此通知，请各项目部遵照执行。

项目管理部      

二〇##年三月十一日 

注：所有往来函件、邮件均应登记；发文单位和接收单位为业主、咨询、项目部、公司各部室；备注应注明相关文件序号。