第三部分 平行文的撰写

一、函

（一）函的结构和写法

函的结构分为开头、正文、结尾三部分。

1．开头。包括标题、发文字号。标题，一般由发文机关、事由、公文名称所组成，这主要是下行文使用。如《中国建设银行关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。 有的标题省去事由，这种行文多是高级机关才能使用，基层单位不能用，如“××省高级人民法院函”。

有的标题省去发文机关，主要应用于平行机关行文。如《关于××问题的函》。

发文字号和其他文种的写法一样，由发文机关的代号、年号和顺序号组成。

2．正文。正文一般写三个方面的内容：

(1)发文缘由。讲为什么要去函或复函，如果是一机关主动给另一机关发的函，则要写明发函的原因。如果是针对来函的复函，则须先引用对方函的标题或发文字号或发文日期，并表示收到进行了研究处理。

（2）发文事项。也就是要商洽、询问、答复或请求批准的事项，这是函的正文的主要内容。如果是去函，则要陈述己方的要求，写明要对方协办的事项，或把有关信息告知 1

对方。行文要通畅明白，使对方看得清楚，便于答复。如果是答复对方的函，则应明确自己的态度，把配合解决问题的意见办法叙述清楚。如不能满足对方的要求，应做具体的解释工作。

（3）结语。可根据不同情况有所区别。如果仅是去函告知对方机关的，可用“特此函告”。如果是去函要求对方机关回复的，可用“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告，请复”等。如果是复函，可用“特此函复”、“此复”等。有时函的结语也可以省去不写。

3．结尾。写上发文日期，盖上发文机关印章。

（二）函的写作要求

1.要正确使用文体。反过来说，就是不要错用了文体。当前，在公文文种的使用当中，与“函”有关的两种情况值得注意。

一种是应该用“函”的时候，不使用“函”，而使用别的文种。比如，有的机关有求于人，请求同级甚至下级归口主管部门准许某一事项时，应该用“函”却不用“函”，而是用“请示”。认为这是向对方表示尊重，以便所请求的事项容易得到批准。这种贬低“函”的公文效用的做法是不对的。

另一种是应该使用别的文种，如“请示”、“报告”、“通知”等，而不应该使用“函”的情况下，却用“函”来行文。比如有一个省的卫生厅给省政府送一份公文，标题是《关于申请外汇指标 2

购置进口医疗器械的函》。下面摘引其中一部分内容：如：“为了逐步改变我省医疗卫生器械设备比较陈旧、落后和不配套的现状，以提高我省的医疗卫生技术水平，我厅经过调查研究，今年计划除购置部分国产的医疗器械外，还急需购置一些进口医疗器械，计需美元指标70万元。恳请批准，以便及时购置。”

很明显，这份公文应该用“请示”，却错用了“函”。“请示”和“函”这两个文种，有共同点和不同点。

共同点是：“请示”用于“请求上级机关给予指示、批准”，而请求性的“函”也用于请求批准。

不同点是：行文关系不同。“请示”是下级机关对上级机关的上行文，而“函”则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。上述例子出毛病的原因在于作者没有弄清“请示”和“函”二者使用时不同的行文关系。从公文内容来看，省卫生厅请求省政府批准外汇指标，属上行文，应该使用“请示”这一文种。如果是省卫生厅向省财政厅行文，使用函就对了。

2．内容要简洁。函一般是一事一函，单一单纯，不旁及其他，往往篇幅比较短小。

写函要开门见山，简短明快，直陈事项，点到即止，不兜圈子，不绕弯子，不要写那些套话、空话，也不要有寒暄用语。不要借题发挥，大发议论，也不要抒发感情，因为这不是个人的书信。内容简洁，才能体现出函这一文体简便、 3

快捷、灵活的特色。

3．措词要得体。写作函的时候，对受文机关的态度要正确。对上级机关要谦恭、谨慎，对同级或不相隶属机关要友好、诚恳，对下级机关要尊重、温和。这些态度，要通过得体的措词，体现在文件里。

措词时，要反对傲上慢下，盛气凌人；也要反对恭维逢迎，庸俗陈旧。一些常用的机关书面用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”、“是荷”等等，可经过选择，得体地应用在函的结尾之处，向受文机关表示礼貌。

（三）函与书信的区别

函和书信同属于信件类，但两者有着严格的区别，主要表现在：

1．函无论是公函或便函，都是机关之间处理公务的信件。“书信”无论是普通书信、介绍信、证明信、表扬信、公开信、贺信、感谢信、慰问信、情书等，都是个人与组织之间、个人与个人之间、组织与组织之间，借助文字交流思想感情或互通情报的一种应用文体。

2．函属于公务信件，使用时比较庄重严肃，有比较严格的格式。书信则比较自由，虽有特定的格式，但不那么严格，更为灵活。

3．函在文字表述上更为简洁。书信则可长可短，重视思想感情交流，这是函所必须避免的，其措词特别讲究得体。 4

（参见例文二十一）

二、意见

实际上，《意见》是一个非常重要的文种，它既可作为上行文、也可作为下行文，还可作为平行文。在十三个行政公文文种中，是唯一一个具有三重身份的文种。这个文种在党、政机关用的还是较多的，但在税务系统用的较少。在分类中，我们将它列为平行文。

（一）意见的结构与写法

1．标题。由制发意见的机关名称、事由、文种三个部分组成。如中共黑龙江省委组织部《关于在信访工作中加强领导班子和领导干部考察的意见》（黑组发〔2009〕10号）。

2．正文。包括制发意见的依据或原因、内容、要求等几个部分。

(1）制发的依据或原因。意见的开头应依据某一政策或精神，针对某一现象或问题，简要地说明制发意见的依据、意义或原因，其目的是使执行者明确制发这份意见的重要意义，从而增强执行意见的自觉性和主动性，这一部分一般不宜过长，要言简意赅，准确明了。结尾处常以“为了……，特提出如下意见”、“为了……，现提出如下意见”作为归结，同时启接下文。

(2）意见内容。这部分是意见的主体，包括指导原则、 5

工作任务、措施步骤及其他有关事项，这部分篇幅的长短依内容而定。指导原则，要明确提出下级机关执行指示必须掌握的方针、政策界限，必须抓住重要环节和关键问题，使受文单位心中有数，围绕原则开展工作，以保证指示的正确执行。工作任务，要直截了当，明确地说明要求在什么时间内，要求干什么工作，完成什么任务，有什么质和量的要求。具体措施，是完成任务的手段，指示中应该明确指出遵照什么具体规定，用什么办法去完成任务。以上内容可以采用贯通式的结构方法，逐层展开，也可以分条列项，逐条书写。

（3）执行要求。这部分是意见内容的延续与补充，多用于交代组织领导、时限要求、注意事项、希望与要求等。

3．日期及落款。

（二）写作要求

1.必须具有明确的政策依据与法规依据。制发意见，是将党和国家的方针政策、法规与规章在本地区、本系统加以分解、延伸与具体化。因此，撰写者必须认真学习与深刻领会有关的政策与法规，并与之保持高度一致而不得有丝毫的偏离。必要时，还需在意见中明确标注所依据的上级文件的标题与发文字号，使读者明确意见制发的依据。

2.应从实际出发，具有明确的针对性。撰写意见，应针对实际工作中的问题与需要，阐明工作的原则与方法，具有扎实的事实基础与明确的目的性。所提各项措施与方法应有 6

可行性、预见性，切忌无的放矢和流于空泛。应根据主客观条件实事求是地提出经过努力方可达到的高标准和严要求，同时，也要充分估计到可能发生的不利情况而留有余地，做到合情合理。

3.意见的内容应明确具体，即工作目标明确，政策界限清楚，措施与方法具体。文字表述要条理清晰，简明易懂。

（参见例文二十二至二十三）

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