关于规范机关公文起草格式的通知

体育中心、机关各科室：

为进一步规范机关公文格式，提高办公效率，根据局领导要求和上级有关文件，现对机关公文起草格式作统一要求，请各科室在将有关文件材料送交信息中心把关审核之前，按照以下要求进行排版编印。

一、纸张及页面设置

统一用A4纸张，页边距设置（厘米）：上2.6，下2.4，左2.6，右2.4。

一般情况下，公文页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。如有特殊要求，另行处理。

二、公文结构层次序数、字体及行距

公文结构层次序数一般为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。

标题用2号宋体字加粗，副标题用3号楷体字。正文第一级小标题用3号黑体字，第二级小标题用3号楷体字加粗，第三级小标题用3号仿宋字加粗，其余正文文字均用3号仿宋字。 正文行距用“固定值”，“设置值”为26—28磅。

三、附件

在正文之后、发文机关署名之前（正文下空1行、左空2个字）标注“附”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第1个字对齐排列。有两件或以上的附件时，应在附件名称前按顺序用数字注明序号。附件名称后不标注标点符号。

附件材料左上角用3号黑体字顶格标注“附件”，后标全角冒 1

号；两件或以上附件按顺序标注“附件一：”、“附件二：”。附件标题、小标题、正文排版同主件相同，若有图表，表内文字可灵活处理。正文标注附件与附件必须一一对应。

批转、转发、印发的公文，不属公文附件，不加附件标注。

四、发文机关署名及成文日期

有主送机关的公文必须有发文机关署名，无主送机关的不标注发文机关署名；以红头文件下发、需要加盖公章的公文，不需要标注发文机关。

公文成文日期用汉字写明年、月、日（如：二○○六年六月二十日），无主送机关的的公文成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日（如：20xx年6月20日）加圆括号标注于标题下方居中位置。

五、需要注意的其它问题

1、使用自动编号的问题。部分材料在起草过程中，输入第一个序号回车后，软件往往会使用自动编号而产生第二个序号，这样不利于正常排版，解决的办法是在产生第二个序号后，单击常用工具栏的“撤消”按钮。

2、首行缩进2字符，并保持整篇文档左右缩进和段前段后距的一致。

信息中心

二○○六年七月五日

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第二篇：谈谈机关公文格式规范化

谈谈机关公文格式规范化

鲁平

对于机关公文格式，国家技术监督局制定了《国家机关公文格式》（GB9704-88，以下简称GB9704-88），国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），中央办公厅制定了《中国共 产 党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）。严格按照公文格式写作、处理，是使公文规范化、制度化，提高公文质量的重要条件，是公文严肃性的重要标志。 有的机关部门制发文件，并没有严格按照有关规定、要求去做，而是各行其是，制发文件有很大的随意性，造成公文格式的不规范，有损于公文的严肃性。如有的文件秘密等级标注不在公文首页的左上侧，而是标注在标题的左上侧；有的公文的传达范围、使用方法等的标注位置不当；有的正式文件没有标注主题词；等等。

制发公文是一件极其严肃的事情，各制发文件的单位应重视公文格式的规范化、科学化，加强对拟稿人员进行必要的公文格式知识的强化学习，提高他们撰制公文的素质，以便准确、有效地撰制、收集、传递和存贮公文信息，提高公文处理效率。

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— 2 — 下面，依照《条例》、《办法》及GB9704-88的规范要求，试编一公文格式简表，并加以文字说明，以求教于广大同仁。 公文格式简表：

公文的格式，指公文的整体格局，公文的外部组织形式。规范的格式如上表。严格按照公文格式写作、处理，是使公文规范化、制度化，提高公文质量的重要条件。现对公文文头格式、主文格式和文尾格式，依次作简要介绍。

一、文头格式

文头，包括公文格式代码、公文份号、秘密等级、缓急时限、版头、发文字号。

1．公文格式代码，为九位阿拉伯数字码。

2．公文份号，是依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号，用六位阿拉伯数字标识。

3．秘密等级，是指公文秘密程度的等级，简称密级。用汉字标识于分号下方，分为"绝?quot;、"机密"、"秘密"几种。

4．缓急时限，即紧急程度，简称急度。指对公文送达和处理的时间限度。紧急公文，分"特急"、"急"，有时还写上"限×时送达"字样。它的位置，用汉字标识于密级下方。

5．版头，标题文件名称。它由发文机关全称或规范化简称后加"文件"二字组成，用大字居中位置。

6．发文字号，简称文号。由发文机关代字（包括分类代字）、发文年度（用方括弧括入）和发文顺序号组成，居中位置。如果是几个机关联合行文，只须标明主办机关

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— 4 — 文号。 此外，文头和主文之间，划一分隔红线，党内文件，红线中间加一五角星；上行文还有签发标识，它紧靠发文字号标识左侧，空两个字书?quot;签发人"和签发者姓名。 二、主文格式 这部分包括标题、主送机关、正文（无正文说明）、附件、发文机关、发文时间。 1．标题。 完整的公文标题，一般应标明发文机关名称、公文主题（事由）及文种（公文种类）三部分，即标出由谁发文、为什么发文和用什么体裁发文。为了简洁，可以采用灵活变通的办法，省掉标题中一项或二项内容。公文标题，一要准确，即确切地概括公文的主要内容；二要简要，即简明扼要，让人一看就明白；三要概括，概括，即精练、不含糊、不冗长。公文标题可分一行或多行居中书写，排列要匀称，醒目，看起来"顺眼"。 公文标题题注居中书写，用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序和文件产生的时间、地点。 2．主送机关。 主送机关俗称"台头"。用于标称公文的主要收受机关（即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关）的

全称、规范化简称或同类型机关的统称。它的位置，在标题的下方，靠左顶格标识，后加冒号，带起正文。

准确地写明主送机关，是公文发出后得到及时处理的关键问题。上行文一般只标识一个主送机关，如果需同时报送几个上级机关，可以用并报和抄报形式。其排列应按机关性质、职权和其他隶属关系顺序排列。下行文往往有好几个主送机关。有多个主送机关的，一般要按系统和级别分列，在同一系统内的单位之间用顿号表示并列，在不同系统的单位之间用逗号点开，表示并列。

一些周知性的公文，如布告、公告和通告，它的受文对象是广大群众，无法限定，一般没有"主送机关"这一项。

3．正文。

在公文标题或主送机关以下，生效标识或附件说明以上，是公文的主体部分。正文内容，通常包括原由、事项和结尾三个部分。

原由讲为什么要发这件公文。

事项是正文的主体，是讲公文主要内容的部分。它叙述情况，分析问题，说明做法，提出要求，在一份公文中，这一部分占的篇幅最多。

结尾，是正文的收束。结尾写法，因行文关系和具体内容不同而异，如请求用"以上请示，当否，请批示"，布告用"特此布告，希遵照执行"，函用"特此函告"，等等。

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— 6 — 有的公文，事项说完就结束，没有独立的结尾部分。 此外，还有"无正文说明"。它位于无正文一页的顶端左边。用"此页无正文"，外用圆括弧括入。 4．附件。 "附件"位于正文或无正文说明以下，公文生效标识之上，用于说明公文正件所附材料的名称及件数。它是主件的附属部分，是补充公文主件内容的材料。有的公文没有附件，有的有附件。 5．生效标识。 生效标识位于附件或正文结束语以下偏右位置，具体内容包括：发文机关印章或签署及收文日期。 签署发文机关，又叫落款，要署机关全称或规范化简称；几个机关联合发文，为了明确主办机关，应将主办机关排列在前，以示庄重。如果签署的是负责人姓名，要标示身份，以明确他的职权范围。 印章是公文印发机关对公文生效负责的凭证，公文一律加盖印章。没有印章的公文是无效的，是不严肃的。印章的位置，要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月、日4-7个字（视印章的大小而定）。 成文日期位于发文机关名称以下的位置。它是公文生效的法定时间。由于成文日期直接关系到公文的时效，因

此需要完整写出年、月、日。一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；几个机关联合发出的文件，以最后一个签发的日期为准。公文署时一定要用汉字标识。

三、文尾格式

文尾包括注释、主题词、抄送机关和印发部门、印发日期、印数、页码。

1．注释，位于公文生效标识以下，主题词之上，用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项，如：需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的传达范围，使用方法等。

2．主题词，位于公文注释以下，抄送机关之上，作公文主题检索使用。

3．抄送（含抄报、抄发）机关，位于主题词以下，印发说明之上，用于标识与公文有关系的需要了解公文内容的机关名称，并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的名称或规范简称。整个区域用两条等宽的平等细实线作为界线。除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用"抄报"；同级机关和不相隶属机关用"抄送"；下级机关用"抄发"。

4．印发说明，用于标识公文印发部门名称、印发日期

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等。

5．印数，表示所印份数。

6．页码，用于标识公文张页的顺序编号。

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