如何做好办公室接待工作

接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。

接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求是：热情周到，耐心细致，规范有序，客人满意。在具体操作中应注意把握好以下几个环节。

一、认真细致地做好接待前准备

接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，要沟通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，确定参观或座谈地点等各项工作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别，因人而宜，根据需要妥贴安

排。方案制定之后，要送有关领导审阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整，并及时通知有关工作人员。

二、热情周到地做好接待中服务

在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。

(一)迎接引导，沿途介绍。对接待者来讲，来访的都是客人，要尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点，并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主动向客人介绍景观或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有大体的了解，特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要注意引导客人时自己行走的位臵、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。

(二)座谈交流，服务周到。接待活动中如有座谈，要根据人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得太空落；人多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。

(三)食宿宴请，妥善安排。住宿要根据需要进行安排，

事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等或高半格，并安排好座次、致词等。

(四)参观考察，精心准备。参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点等。

(五)注意送行，善始善终。活动结束后应安排好送行，不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。工作人员可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。送行时要到客人住地送行，等客人乘坐的车辆启动后再离开。

三、及时全面地做好接待后总结

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及时将

照片寄给客人。

一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

 

第二篇：浅谈如何做好办公室接待工作

浅谈

如何做好办公室接待工作

刘吉斌

接待工作是各级机关的一项常规性工作!

接待工作水平高低能够集中反映一个地方一个 部门的整体形象" 能够展示出接待人员的素质 和能力" 同时对于推动工作开展也具有十分重 要的作用!

接待工作主要由各级机关的办公室来承

担! 总体要求是# 热情周到" 耐心细致" 规范 有序" 客人满意! 在具体操作中应注意把握好 以下几个环节!

一$ 认真细致地做好接待前准备

接待前做好充分的准备是保证接待工作质 量的前提! 首先" 要沟通情况" 了解意图! 在 接到上级机关或对方的明传电报或电话后" 要 立即向有关领导汇报" 并主动与对方取得联 系" 了解清楚上级或对方来访的人数$ 身份$ 民族$ 性别$日程安排等" 还要掌握上级领导 来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的$ 有什么要求$ 活动的方式等等" 以便安排好餐 饮$ 住宿$ 车辆" 确定参观或座谈地点等各项 工作! 其次" 要周密考虑" 制定方案! 在了解 掌握以上情况后" 要制定好接待方案" 主要包 括所需材料的准备$ 迎接引导$ 座谈汇报$ 食 宿宴请$ 参观考察$ 安全保卫$ 照相留念$ 宣 传报道$ 纪念品赠送$ 结束送行$ 注意事项 等! 方案中的每项任务$ 每一个环节都要细化 到单位和责任人! 制定方案时要注意上级机关 与兄弟单位的区别" 因人而宜" 根据需要妥贴 安排! 方案制定之后" 要送有关领导审阅" 待 领导审定后" 及时通知有关人员或召开专题会 议详细安排" 让每个参与人员都明确自己的职 责和任务! 接待方案在执行中要根据需要随时 调整" 并及时通知有关工作人员!

二$ 热情周到地做好接待中服务

在具体接待工作中" 要安排好迎接$ 座

谈$ 食宿$ 参观$ 送行等工作" 并注意搞好协 调配合" 使各个环节衔接妥当!

!一" 迎接引导" 沿途介绍! 对接待者来

讲" 来访的都是客人" 要尽好地主之谊" 尽量 为客人提供方便! 迎接时要根据客人人数安排 好接待车辆" 参加迎接的人员要与客人在级别 或身份上对等或稍低一点" 并提前到达与客人

约定的地点! 接到客人后" 沿途要主动向客人 介绍景观或接待安排情况" 征求意见" 让客人 对此次活动有大体的了解" 特别要注意别冷 场" 要显示出热情! 迎接引导客人还要注意引 导客人时自己行走的位置$ 问候握手时的动 作$ 介绍双方领导的顺序$ 乘坐车时的礼节 等!

!二" 座谈交流" 服务周到! 接待活动中 如有座谈" 要根据人数提前安排好座谈的地 点! 房间安排要适中" 人少房大" 显得太空 落% 人多房小" 显得太拥挤! 座谈地点要注意 悬挂横标$ 座次摆放$ 茶水供应$ 花草$ 音响 照明$ 材料摆放等事项!

!三" 食宿宴请" 妥善安排! 住宿要根据

需要进行安排" 事先打印好房间号" 与日程安 排$ 作息时间$ 就餐地点等一并发至客人手 中! 就餐要严格按照接待标准" 突出地方特 色" 根据客人习惯安排就餐方式" 特别要注意 饮食卫生! 宴请时当地参加人员应与客人对等 或高半格" 并安排好座次$ 致词等! !四" 参观考察" 精心准备! 参观考察要 接待工作#$

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秘书工作

提前安排好车辆! 人多时注意将车辆编号! 引 导客人按顺序乘坐" 根据需要前面可安排引导 车辆! 交待清楚行走路线" 每个参观点要提前 准备好茶水或矿泉水! 并要有专人做情况简 介! 同时要安排好休息地点# 方便地点等" !五" 注意送行! 善始善终" 活动结束后

应安排好送行! 不能来时热情迎接! 走时冷冷 清清! 导致整个接待效果大打折扣" 工作人员 可先帮助客人订好车票! 届时做好送站工作" 送行时要到客人住地送行! 等客人乘坐的车辆 启动后再离开"

三# 及时全面地做好接待后总结

整个接待活动结束后! 接待人员要对本次 活动进行认真全面的总结! 看看哪些方面是客 人最满意的! 哪些方面还存在一些问题或不 足! 好的方面要继续发扬! 不足之处注意弥补 改进" 要通过总结不断提高接待质量和效率! 使今后的接待工作责任分工明确! 头绪层次清 楚! 既让客人满意! 又能降低接待成本" 此 外! 接待中如安排有留影照像! 要及时将照片

寄给客人"

一个地方或部门能不能给客人留下良好的 印象!除了这个地方的典型工作#城市建设和景 点之外!接待人员的素质也是一个重要因素"这 就要求接待人员要十分注意接待礼仪! 在接待 时要衣着整洁得体!言谈热情文雅!举止庄重大 方!注意把握分寸!掌握尺度!做到朴实#真诚# 热情!使客人有$宾至如归%的感觉" 同时!工作 人员要注意平时的学习积累! 了解掌握各方面 的知识! 特别是对本地本部门的情况要了如指 掌!以便更好地做好接待工作" !

#作者系河南省焦作市委副秘书长$