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合同管理系统需求

概要说明书

目   录

1．项目背景... 3

2．项目目标... 3

3．项目需求... 4

3.1 需求分析... 4

3.1.1 使用对象... 4

3.1.2 实现目的... 5

3.2主要业务需求... 6

3.2.1 客户管理... 7

3.2.2项目管理... 9

3.2.3合同管理... 10

3.2.4合同查询... 12

3.2.5合同统计... 14

3.2.6水电费管理... 15

3.3 项目运行环境的限制等非功能性需求... 18

3.3.1时间特性要求... 18

3.3.2 安全性要求... 18

3.3.3 可靠性要求... 18

3.3.4 可扩展性要求... 19

3.3.5可维护性要求... 19

4．项目工作量要求... 19

 

1．项目背景

长期以来，采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

1)   文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

2)   进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

3)   信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

4)   缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

因此，为了解决上述问题，帮助用户更好的管理和监控公司合同运作流程，需要开发一套功能完整的智能化的合同管理系统软件，实现合同管理规范化、智能化，提高办公效率及人员的利用率成为促进企业迅速发展的一支很好的催化剂。

2．项目目标

合同管理系统就结合国内各行业企业的特点，为企业量身定做的成熟的合同管理系统，主要完成以下项目目标：

1.   建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。

2.   围绕合同管理、客户管理、项目管理、合同收/付款管理、欠款管理、发票管理，建立有关的工作业务流程的管理平台。

3.   用户对已生效的合同信息进行查询、合同智能统计分析、合同催收催付预警提示，建立相关的信息查询平台。

4.   针对不同的角色，根据业务情况进行管理控制，为企业单位员工与领导、 总部与分支机构、各业务部门之间的协同业务工作平台。

3．项目需求

合同管理涉及合同的多个方面，如客户信息、项目信息、合同信息、合同变更信息、合同催收催付款到期信息预警等等。根据这些信息完成以下合同管理的日常业务。

 

系统模块结构图

3.1 需求分析

3.1.1 使用对象

本系统涵盖了公司的客户、供应商，项目以及合同信息，是公司多部门协作共同完成的，那么根据不同的业务模块，则由相应的部分负责信息维护与业务流程跟进。

客户信息管理则由公司客户服务部门负责用户信息的录入，维护。

项目信息则由公司工程部门负责用户信息的录入，维护。

合同管理则由业务部门和财务部门共同协作完成合同的录入、合同时间，款项的监控等等。

系统管理则由系统管理员负责，包括系统用户信息、权限配置，系统运行等等。

3.1.2 实现目的

1．规范了合同管理的业务流程，增强了合同业务处理过程的透明度

系统通过设置用户权限，定义了不同组别的用户在系统中的功能，从而规范了合同管理过程中各个岗位的职能，避免了业务处理时责任不明确的现象，使得每个岗位（即用户）能够各司其责，杜绝了人为干预的现象。系统中工作流的定义，使得合同管理的业务流程更加合理、科学。

2．对合同的执行情况做到了动态控制

系统存储了与合同相关的所有数据，通过各种提醒等功能的设置从合同的录入开始，系统便对合同执行了"监控"，可以对合同的执行情况进行具有实用价值的监督。例如：随时查看已生效和即将结束的合同，提醒用户下一步的操作，并可以检查合同执行过程中，应收应付款日期是否已到期，如果到期，则提醒用户催收催付款项或者提示用户合同已到期，既而采取必要的解决办法，最大限度的减少企业的损失。

3．提高了工作效率，降低了管理成本

通过系统的实施，业务人员可方便地进行业务操作、资料查阅、相关业务进展查询、接收业务指令等各种日常业务处理；领导人员可方便地进行各种业务查询、事务审批等。使各级人员摆脱了原有手工操作的束缚，大大地提高了工作效率，使得将更多的时间和精力钻研业务成为可能。总之系统实现了合同管理的信息化，从而减少了公司的人力、物力，进一步降低了公司的管理成本。

4．为领导决策提供准确及时广泛的信息

利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智能支持。

3.2主要业务需求

    客户管理和项目管理也融合到合同管理中，系统智能统计分析替代了手工繁琐的统计过程，系统分为客户信息管理、项目信息管理、合同管理、合同查询、系统管理，五个模块构成，也是公司各部门各司其职，相互协作才能撑起整个合同管理系统的运作，示意图如下：

 

系统运作过程说明：

    用户将公司的客户信息和项目信息通过用户管理和项目管理录入至项目信息库中，初始化合同录入所需的用户和项目信息。录入合同信息，选择客户和项目信息、合同日期、资金计划、合同文件等等必须信息。用户通过根据时间、分类查询合同信息和收付款查询，系统可根据查询的合同信息，提示用户合同到期以及催收催付款合同和智能分析应收/实收的图形统计情况。

下面的章节将对这几部分的详细需求进行描述。

3.2.1 客户管理

由于合同业务面临的签署对象有客户和供应商之分，所以客户类型分为客户和供应商，每个客户以及供应商要有相应的客户以及供应商编号以及客户和供应商信息。

3.2.1.1 客户信息

       功能说明：

      查询、添加、修改和删除客户信息。

输入项：

“名称” 、“类型” 、“编号” 、“国家” 、“地区” 、“地址” 、“邮编” 、“电话” 、“网址” 、“法定代表人” 、“注册资金” 、“开户银行” 、“账号” 、“客户说明” 。
       输入规则：

“类型”分为“客户”和“供应商” ；

“编号”构成唯一键值；

“邮编” 、“电话” 、“网址”需进行有效性校验；

输出项：

      通过“名称” 、“类型” 、“编号” 等条件查询客户和客户联系人信息。

界面设计：

3.2.1.2 客户主要联系人信息

       功能说明：

      与客户信息一起，提供查询、添加、修改和删除联系人信息，同时，提供二级联系人信息备注。

输入项：

“姓名” 、“移动电话” 、“办公室电话” 、“传真” 、“部门职位” 、“E-mail” 、“客户联系人” 。
       输入规则：

“移动电话” 、“办公室电话” 、“传真” 、“E-mail”需进行有效性校验；

“客户联系人”填写二级联系人备注。

输出项：

      输出客户联系人信息。

界面设计：

      

3.2.2项目管理

项目信息在合同中是必不可少的核心信息，在合同中会体现项目名称和项目经理信息。

3.2.2.1 项目信息

       功能说明：

      查询、添加、修改和删除项目信息。

输入项：

 “项目编号” 、“项目名称” 、“项目经理” 、“项目开始日期” 、“项目结束日期” 、“项目周期” 、“备注”。
       输入规则：

“项目编号”构成唯一键值；

“项目开始日期” 、“结束日期”需进行有效性校验；

输出项：

      通过“项目编号” 、“项目名称” 、“项目经理” 等条件查询项目信息。

界面设计：

              与客户管理界面类似。

3.2.3合同管理

合同管理分为合同信息、合同变更、合同收付款、合同发票管理；合同变更中会使用到补充协议、框架协议等等。

资金计划为录入相应的收付款日期、收付款方式、金额以及资金收讫状态。

3.2.3.1 合同信息

       功能说明：

      录入、修改和删除合同信息。

输入项：

 “合同名称” 、“合同编号” 、“合同类型” 、“合同金额” 、“建立日期” 、“起始日期” 、“终止日期” 、“客户名称” 、“项目名称” 、“项目经理” 、“资金计划” 、“交货计划” 、“合同文件” 、“合同说明” 、“变更说明” 。
       输入规则：

“合同编号”构成唯一键值；

“合同类型”分为房屋租赁合同、场地租赁合同、采购合同等等；

“建立日期” 、“起始日期” 、“终止日期”需进行有效性校验；

“客户名称”通过列表框选择输入，列表框选项来源于“客户管理信息”；

“项目名称” 、“项目经理”通过列表框选择输入，列表框选项来源于“项目管理信息”；

“资金计划”、“交货计划”录入收付款信息，合同执行条款。

“合同文件”上传.doc、.xls、.pdf等格式，可以上传多个文件包含变更合同。

输出项：

      展现合同基本信息和关联信息。

界面设计：

3.2.3.2资金计划、交货计划、合同变更

功能说明：

      录入、修改和删除资金计划和交货计划信息。

输入项：

 “金额” 、“性质” 、“结算方式” 、“计划时间” 、“资金条款” 、“资金状态” 、“变更说明” 。
       输入规则：

“性质”通过列表框选择，列表框选项为付款和收款；

“结算方式”通过列表框选择，列表框选项为电汇、支票、现金、汇票、贷记凭证等；

“计划时间” 需进行有效性校验；

“资金状态”通过列表框选择，列表框选项为未完成和已完成。

输出项：

      合同相关信息

界面设计：

3.2.4合同查询

合同查询分为年度、季度合同信息和收付款信息查询；

收付款查询中相差天数为以后客户评级提供依据。

3.2.4.1 合同信息查询

       功能说明：

      本年度、本季度到期合同查询，按照时间条件查询，提供分类查询和全部合同查询。

输入项：

 “合同日期” 、“合同类型” 。
       输入规则：

“合同日期”分为本年度和本季度，需进行有效性校验；

“合同类型”分为房屋租赁合同、场地租赁合同、采购合同等等；

输出项：

      “合同类型” 、“编号” 、“金额” 、“名称” 、“开始时间”、 “结束时间”等带分页功能信息展现。

界面设计：

3.2.4.2 收付款查询

       功能说明：

      本周、本月、本季度应收应付款情况查询。

输入项：

 “合同日期” 、“性质” 。
       输入规则：

“合同日期”分为本周、本月、本季度，需进行有效性校验；

“性质”通过列表框选择，列表框选项为付款和收款；

输出项：

      “所属合同” 、“收款金额” 、“收款方式” 、“计划收款时间” 、“相差天数” 、“收款条件” 、“收款状态” 、“备注”等带分页功能信息展现。

界面设计：

3.2.4.3 合同提醒

       功能说明：

      对到期的合同和应收应付款过期收款时间，进行醒目的信息提示。

输入项：

 无
       输入规则：

无

输出项：

      在合同查询中，查询合同到期时，系统自动校验合同日期，如过期则以对话框形式提示；

      收付款应收时间过期，系统当前日期与应收时间匹配，如已过期，则以对话框形式提示。

3.2.5合同统计

按照收款或者付款以及时间条件统计应收应付和实收实付的对比款项情况，形成以收付款金额为纵坐标，收款时间为横坐标的柱状图。

3.2.5.1 合同统计分析

       功能说明：

      根据本季度、本年度，系统自动生成应收付款和实收付款的对比情况柱状图。

输入项：

 “收款日期” 、“付款方式” 。
       输入规则：

“合同日期”需进行有效性校验；

“付款方式”分为付款和收款方式；

输出项：

      应收付款和实收付款的对比情况柱状图。

界面设计：

3.2.6水电费管理

水电费管理分为水电费录入、水电费查询、水电费统计模块。

一个总表下拖几个分表，所以，首先录入总表电量相关数据，然后根据不同住户的分表分别录入用电量数据。

录入本月数时，平、谷、峰分类填写。

3.2.6.1 水电费录入

       功能说明：

      将每一个总表和分表录入系统，在录入之前，在总表下的分表，系统自动生成上月数，用于自动核算出用电量和电价。

由于总表和分表之间会存在损耗的情况，即损耗=总表用量—分表用量总和，所以损耗应记录至总表信息中。

“总表用量”为系统自动计算：本月抄表数—上月表数；

“总表费用”为系统自动核算：价格*总表用量；

“用量”=本月抄数—上月抄数；    “费用”=价格*用量

输入项：

      总表“损耗用量”；

 “电表名称” 、“电表位置” 、“安装时间” 、“倍率” 、“电价” 、“运作情况” 、“用电量” 、“金额” 、“上月表数” 、“本月抄表” 。
       输入规则：

“安装时间”需进行有效性校验；

“运作情况”通过下拉表方式选择，下拉列表选项分为正常和不正常方式；

输出项：

水电费录入总表和分表信息。

界面设计：

3.2.6.2 水电费费用

       功能说明：

      记录分表实收住户每月用电量金额以及发票信息。

输入项：

 “收款日期” 、“发票编号” 、“实收数” 、“差额”  、“补款额” 、“逾期天数” 、“备注”。
       输入规则：

“收款日期”需进行有效性校验；

输出项：

      水电费收款相关信息

界面设计：

3.2.6.3 水电费查询

       功能说明：

      根据收款日期，住户电表信息查询总表或者住户分表相关水电费情况

输入项：

 “收款日期” 、“电表名称” 、“电表位置”  。
       输入规则：

“收款日期”需进行有效性校验；

输出项：

      总表或者住户分表相关水电费情况

界面设计：

3.2.6.4 水电费统计分析

       功能说明：

      根据本月度，系统自动生成月度应收付款和实收付款的对比情况柱状图。

输入项：

 “本月日期”
       输入规则：

“本月日期”需进行有效性校验；

输出项：

      本月应收付款和实收付款的电费对比情况柱状图。

       界面设计：

3.3 项目运行环境的限制等非功能性需求

3.3.1时间特性要求

在硬件和网络性能正常的情况下，软件系统的性能需求如下：

单个用户进行一般数据查询和分析（网络时间除外）小于 5秒。

单个用户进行复杂的查询（网络时间除外）小于 10秒。

3.3.2 安全性要求

完善的权限隔离机制，普通业务人员只能看到自己的客户资料且不可删除资料，部门主管可以看到部门客户的资料并有一定的修改权限，总经理能够看到企业所有员工的客户资料，并有分配客户的权力。权限可自由定义分配。

3.3.3 可靠性要求

在实现所有功能的前提下，保证正常情况下系统稳定、可靠、高效地运行，非正常操作情况下容错能力强。

3.3.4 可扩展性要求

系统很有可能增加一些新的功能要求和信息展现要求或者以现有功能无法满足日后业务发展，因此要求系统有较好的可扩展性，能够在较快的时间内增加新的功能模块。

3.3.5可维护性要求

系统需要有较好的可维护性，以方便系统正式上线运行后的日常维护，降低系统维护成本。

4．项目工作量要求

本项目的开发工作量如下：