XX煤矿物资专项审计报告

根据公司审计工作计划和安排，审计组于20##年9月17日—9月20日对XX煤矿物资内控管理及效能情况进行了审计；本次审计工作采取了全面检查物资管理资料（包括物资计划、询价单、合同、出入库单以及物资台账等）、询问取证、分析比较等审计程序，XX煤矿给予了积极配合，现将具体情况报告如下：

一、审计事项

（一）审计期间：20##年1月～20##年8月。

（二）主要内容：物资管理制度是否完善，制度执行的有效性；对物资计划、采购、付款、库存、出入库等物资管理的各环节规范性物资管理制度执行情况以及物资采购质量和采购价格的合理性等物资管理效能情况进行审计。

（三）目的：通过对物资内控执行情况，了解被审单位物资管理状况，发现和改善物资当前物资管理存在的不足，进一步规范被审单位物资管理，提高被审单位的物资使用效益。

二、基本情况           

XX煤矿是20##年7月通过资产收购方式拥有的矿井，收购至今一直处于基建期，属XX有限公司的子公司，按照投资公司“四统一”的要求，执行投资公司的统一的财务、采购和物资管理制度，目前物资管理除投资公司物资管理制度外，该矿还增设XX煤矿物资管理制度、库管员岗位责任制、物资领用制度。物资除零星采购外（1万元以下），其他均由投资公司统一采购。

岗位设置情况：该矿设置物资计划一名，库管员1名（实际到位），

物资库存情况：至8月末库存库存物资267.49 万元。

三、内部控制制度情况

（一）、相关制度规定

XX煤矿执行的物资管理制度有：①《XX有限公司物资管理制度》②《XX煤矿物资管理制度》、③《库管员岗位责任制》、④《物资领用制度》。

（二）、一般物资采购流程

                                                                                                                  

 

四、审计发现主要问题

（一）物资申请与采购环节

1、物资计划申请单规格型号不完整、计量单位不规范。

2.检查6月份临时物资计划较多，不符合应急计划不得超过当月正常计划数量的3%的规定。

3、询价报价方式采用不密封的传真方式，不符合规定。

4、物资计划单、询价单、确认单缺乏统一归档。

（二）物资入库、出库、仓储管理

1、未严格执行物资入库验收制度。检查“4月—8月”入库记录，发现有未经相关技术人员验收即入库的现象，入库验收单不齐全；采购确认单有不签字的情况。

2、入库单存在未填写供应商、未连续编号、未填写仓库名、入库商品规格型号、计量单位不规范等现象。

3、未严格执行物资领用审批制度。抽查部分物资领用未经审批或审批签字不全。

4、部分入库单未填写仓库名称、物资用途不清晰、不同仓库物资共用一张出库单等。

5、人库单、出库单各联次未按用途分别各部门保管。

6、物资库房分类摆放还未达到投资公司物资统一分类的要求。

7、物资卡片标示还不够清晰，没有“四号定位”。

8、检查4-5月份物资台账记录和出入库单数据存在差异。由于盘点不及时，造成库存物资长期帐实不符。

9、从4月初才开始有规范的物资台帐可查，并且4月份物资台帐的期初数遗漏了部分物资没有入账，所以物资期初数完整性和可靠性较低。

10、检查8月的物资台账，钢材类物资工字钢、轨道、圆钢的计量单位为“根”或“米”，计量不规范。

11、检查 4-8月的物资台账，部分物资没有规格型号，记录信息不完整。

12、露天库房物资管理控制不严，存在借用物资未及时办理手续的情况。

13、库房外物资堆放零散不集中，不便于集中统一管理，易发生物资丢失风险。

（三）物资付款环节

1、抽查6月银付11#凭证，物资付款审批签字不完整

2、抽查6月转账5#凭证，内容为购入发动机柴油，没有入库单，附件审批签字不完整。

3、检查财务物资明细帐，与物资部门记载台帐差异较大。

（四）物资基础管理及效能方面

1、在制度方面，缺少废旧物资管理办法。

2、废旧物资还没有规范管理，现场废旧没有入账。

3、物资库房管理员实际只有一人，库管人员严重不足。

4、物资管理人员培训较少，制度掌握不够，缺少物资管理专业知识。

5、缺少物资管理软件。

6、法兰盘、pvc管、无缝钢管、轨道、轨枕等物资库存量较大，与生产匹配较差，对资金占用较大。

五、审计建议 

（一）物资计划、采购与财务付款方面

1、物资采购计划应与生产计划相适应，以防止因计划提前和计划过量造成资金积压和浪费；对于目前库存量较大的物资因积极想办法（如：处置或借用给施工单位，与供应商协商材料置换）

2、材料采购选择应采用通用标准，以防非标准件而增加后续费用。

3、物资计划应尽量做到准确，减少临时计划，否则因采购程序的时间给工作造成影响。

4、物资采购询价密封报价。

5、计划单、询价单、确认单分矿、分月进行分类归档保管。

6、物资付款核对材料入库及确认单是否完整，严格执行审批程序进行付款。

7、财务和物资两个部门尽快进行核对，找出双方差异原因，根据具体情况进行处理或调整，达到财务与物资核算一致。

（二）物资入库、出库、仓储管理方面

1、严格执行物资验收制度，物资入库应由物资申请人（使用专业部门人员）和库管员共同验收，并填制验收单，验收合格后方可入库。

2、严格执行物资领用制度，仓库物资领用必须先填写物资申领单，相关部门负责人签字后方能到仓库领取物资材料。

3、物资入库单连续编号，填制仓库名称、供应商、规格型号、数量、单价等项目齐全，计量单位科学合理、标准统一。

4、物资出库单连续编号，填制及时，仓库名称、用途明细（工程领用物资按投资概算项目填写）、领用部门、规格型号、数量、单价等项目齐全，计量单位科学合理、标准统一。

5、物资台账必须根据出、入库单进行及时登记，保证帐证相符；物资台账规格型号应补充完整，计量单位应科学合理、标准统一（如：钢材的计量单位应统一按Kg）。

6、全面清库盘点，对帐实不符的机具、物资，按规定进行调整；在以后的工作中必须严格执行定期盘点制度，切实做到物资帐实相符，不得出现帐外物资。

7、按投资公司物资管理制度规定，对库存物资进行分类存放摆放，各类物资卡片、标签清晰。

8、规划专门场地用于存放大件、零散物资，加强对库房外物资的监管和盘点，防止因监管不力发生损失。

9、建立物资借用审批、登记制度及台帐。

（三）其他基础管理方面

1、建立废旧物资管理制度，并建立废旧物资台账，实时掌握废旧物资信息。

2、应尽快增加库管人员。

3、加强对涉及物资管理的相关人员进行系统集中培训，以提高物资管理人员水平。

4、采购统一物资管理软件，并考虑与财务信息化系统兼容性。

被审计单位意见：

                   

            审计组长：XXX

                    审计成员：XXX XXX XXX

                           

二〇##年九月二十五日