国家公派出国留学研究生办理派出手续的说明

（2014）

一、发放给学生的公派留学材料清单

学生可在所在院（系）负责公派留学的老师处领取到如下材料：

1．《国家留学基金资助出国留学资格证书》（1份）

2．《资助证明》（英文，2份）

3．《资助出国留学协议书》（6份）

4． 《关于国家公派出国留学攻读博士学位研究生办理档案、户籍手续的说明》（1份，仅发放给攻读学位人员）

5．《20xx年国家建设高水平大学公派研究生项目录取通知书》（复印件，1份）

二、办理派出手续注意事项

（一）护照

学生应在本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门办理护照。学校不统一组织学生到相关部门办理护照。

办理护照的相关费用由学生自行承担。

注意：若护照申办人的户口所在地曾发生迁移（例如：因上学，学生将户口从沈阳迁至哈尔滨），且户口变动未满10年，那么在办理护照时出入境管理部门可能会向原户籍所在地发送核查函，核查无误后才可继续办理。核查周期较长，一般为10-15天或更长。因此，有此类情况的学生应提前办理护照，以避免耽误办理签证等手续。

（二）公证

《资助出国留学协议书》需办理公证，可自行到县级以上、具有涉外能力的公证处办理，或在哈尔滨市公证处进行办理，相关费用自理。

哈尔滨市公证处地址：道里区西十六道街23号（可乘64路公交车至新一百站下车）。电话：0451-84649114；张秀云，138xxxxxxxx。

（三）（派出）在读证明

公派学生办理签证时需向驻华使领馆提交派出单位的《（派出）在读证明》，可在6月8日以后到研究生院领取，领取时需提交《国家留学基金资助出国留学资格证书》复印件1份。

领取时间：每周一、四，8:00-11:30，13:30-17:00

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联系人：纪楠老师

办公地点：研究生院培养处，行政楼322室

联系电话：86413771

（四）差额资助证明

部分联合培养博士/硕士研究生所获得的留学基金资助金额低于所赴国家（地区）的最低生活标准，可办理《差额资助证明》。《差额资助证明》仅是学校为保证该类学生签证手续的顺利办理而提供的名义上的奖学金证明，并无任何实质性的资金资助。

办理时间：每周一、四，8:00-11:30，13:30-17:00

联系人：纪楠老师

办公地点：研究生院培养处，行政楼322室

联系电话：86413771

相关要求：

1．办理《差额资助证明》的学生需向研究生院提交《保证书》（http://hitgs./news/Show.asp?id=2827），保证仅将此证明用于办理签证等出国手续，且不向学校索要证明中所提到的奖学金资助。《保证书》须由学生本人及导师签字，并加盖院（系）公章。

2．办理《差额资助证明》的学生需按照模板要求自行填写《公派出国英文资助证明》（http://hitgs./news/Show.asp?id=2823），并将电子版发送至邮箱jinan@。办理时需出示《国家留学基金资助出国留学资格证书》。

（五）预毕业证明

部分攻读博士学位的学生在办理留学单位入学手续或签证时，根据留学单位的要求，需提供最高学历/学位证书、或包含预计毕业时间在内的证明文件。根据这一情况，可办理《预毕业证明》。

办理时间：每周一、四，8:00-11:30，13:30-17:00

联系人：纪楠老师

办公地点：研究生院培养处，行政楼322室

联系电话：86413771

相关要求：

办理《预毕业证明》的学生需向研究生院提交《在读证明》（中文）原件。在读证明可在研究生院综合办公室或本科生院开具。

（六）《哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表》

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根据国际合作处相关要求，公派联合培养硕士/博士研究生需向国际合作处外事服务中心提交《哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表》。《申请表》需登录“国际合作处出国（境）管理系统”

国际合作处外事服务中心办公地点：行政楼一楼

联系人：王若茜老师 联系电话：86403569

《申请表》中研究生院签字、盖章处可与综合办公室（行政楼316室）闫薇老师联系，电话：86413971。

（七）签证

学生可自行办理，或通过教育部留学服务中心办理签证。签证费（包括办理签证的体检费用）及留学服务中心收取的服务费由学生自理。

留学服务中心网址：http://www.

联系电话：010-62677800

工作时间：周一-周五，9:00~16:00

（八）交存保证金

学生须自行承担并向留学基金委提交保证金。交存保证金后，务必妥善保存好《保证金收款证明》（黄色单据），用于回国后提取保证金时使用。

（九）攻读博士/硕士学位学生的档案及户籍

出国攻读博士/硕士学位学生的档案及户籍由学校在国家规定的留学期限内进行保存。

若学生不需由学校保存档案及户籍，须自行到院（系）、招生就业处及校派出所户籍科办理相关提取及迁转手续。档案及户籍一旦迁出，不允许再迁回学校。

（十）联合培养博士/硕士研究生出国申请手续相关要求

联合培养博士/硕士研究生出国前不需办理联合培养出国申请手续，研究生院将会在每学年的秋季学期开学时统一处理，并停发博士/硕士津贴。

三、出国前需向研究生院提交的材料

1．攻读博士/硕士学位研究生

a. 经公证的《资助出国留学协议书》1份

b. “公派留学人员基本情况表”（可通过留学服务中心的“网上签证服务系统”进行打印）1份

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c. 国际旅行健康证书（复印件）1份

公派学生在办理出国签证时根据使领馆要求已进行了体检，不需提交国际旅行健康证书复印件。

d. 离校通知单（复印件）1份

e. 护照首页复印件1份

（2）联合培养博士/硕士研究生

a. 经公证的《资助出国留学协议书》1份

b. “公派留学人员基本情况表”（可通过留学服务中心的“网上签证服务系统”进行打印）1份

c. 国际旅行健康证书（复印件）1份

公派学生在办理出国签证时根据使领馆要求已进行了体检，不需提交国际旅行健康证书复印件。

d. 延期开题申请（复印件）1份

若公派学生能够在学校规定的时间期限内开题，可不提交延期开题申请。 e. 护照首页复印件1份

四、放弃公派留学资格注意事项

若学生因特殊原因放弃本次公派留学资格，需向研究生院（行政楼323室）提供如下材料：

1．（申请人）放弃公派留学资格申请书

需包含以下内容：

（1）申请人基本信息：姓名、性别、出生日期。

（2）公派派出基本信息：派出学号、留学身份、留学国别、留学单位、派出期限及资助期限。

（3）放弃公派的详细原因。

（4）申请人本人签字。

2．国内导师同意放弃公派留学资格意见书——仅联合培养学生提交 意见书需导师本人签字（盖章无效）。

3．所在院（系）同意放弃公派留学资格意见书——仅联合培养学生提交 意见书需主管领导意见及领导签字（盖章无效），并加盖院系公章。

4．公派留学录取材料及办理派出手续材料

（1）《国家留学基金资助出国留学资格证书》（原件，1份）

（2）《资助证明》（原件，2份）

（3）《资助出国留学协议书》（原件，6份）

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若《资助出国留学协议书》已公证，则返回公证件。

（4）《20xx年国家建设高水平大学公派研究生项目录取通知书》（复印件，1份）

（5）在研究生院办理的《（派出）在读证明》、《差额资助证明》、《预计毕业证明》原件

若未在研究生院办理上述材料，则不需交回。

5．注意事项

如需办理派遣、户口迁移及调取档案事宜，应到研究生院323办公室开具相关同意办理派遣、户口迁移及调取档案的证明。

五、院（系）应承担的工作

1.各院（系）辅导员及协理员应做好出国攻读博士学位学生的档案保存工作。

2.各院（系）教学秘书老师应协助学生做好联合培养研究生差额资助证明的办理工作。

哈尔滨工业大学研究生院

20xx年5月30日

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第二篇：国家公派出国留学研究生管理规定公布

国家公派出国留学研究生管理规定公布(全文) .cn 20xx年09月27日06:42 中国新闻网

中新网9月27日电 中国教育部网站昨天发布由教育部和财政部联合制定印发的《国家公派出国留学研究生管理规定(试行)》，要求公派出国的留学研究生学成后需要回国服务两年，如果不遵守需要偿还所有的资助费用并支付30%的违约金。以下为全文：

教育部 财政部关于印发《国家公派出国留学研究生管理规定(试行)》的通知 教外留〔2007〕46号

各省、自治区、直辖市教育厅(教委)，新疆生产建设兵团教育局，有关高等学校，有关驻外使(领)馆教育(文化)处(组)，国家留学基金管理委员会、教育部留学服务中心、教育部出国留学人员上海集训部、广州留学人员服务管理中心：

为加快高层次人才培养，进一步规范国家公派出国留学研究生派出和管理工作，提高国家公派出国留学效益，现将《国家公派出国留学研究生管理规定(试行)》印发给你们，请遵照执行。

附件：国家公派出国留学研究生管理规定(试行)

教育部

二○○七年七月十六日

附件:

国家公派出国留学研究生管理规定(试行)

第一章 总则

第一条 为实施国家科教兴国和人才强国战略，加快高层次人才培养，规范国家公派出国留学研究生(以下简称公派研究生)派出管理工作，提高国家公派出国留学效益，制定本规定。

第二条 本规定所称公派研究生是指按照国家留学基金资助方式选派到国外攻读硕士、博士学位的研究生，以及在国内攻读博士学位期间赴国外从事课题研究的联合培养博士研究生。

第三条 公派研究生选拔、派出和管理部门的职责是：

1.国家留学基金管理委员会(以下简称留学基金委)在教育部领导下，按照国家公派出国留学方针政策，负责公派研究生的选拔和管理等工作。

2.我驻外使(领)馆教育(文化)处(组)(以下简称使领馆)负责公派研究生在国外留学期间的管理工作。

3.教育部留学服务中心、教育部出国留学人员上海集训部、广州留学人员服务管理中心等部门(以下简称留学服务机构)负责为公派研究生出国留学办理签证、购买出国机票等提供服务。

4.公派研究生推选单位根据国家留学基金重点资助领域，结合本单位学科建设规划和人才培养计划，负责向留学基金委推荐品学兼优的人选，指导联系国外高水平学校，对公派研究生在国外留学期间的业务学习进行必要指导。

推选单位应对推选的公派研究生切实负起管理责任，与留学基金委和使领馆共同做好公派研究生管理工作。

第二章 选拔与派出

第四条 公派研究生选拔按照“个人申请，单位推荐，专家评审，择优录取”方式进行。具体办法另行制定。

第五条 留学基金委完成公派研究生选拔录取工作后应及时将录取文件与名单通知推选单位、留学服务机构和有关使领馆。

第六条 国家对公派研究生实行“签约派出，违约赔偿”的管理办法。公派研究生出国前应与留学基金委签订《资助出国留学协议书》(见附1，以下简称《协议书》)、交纳出国留学保证金。《协议书》须经公证生效。

经公证的《协议书》应交存推选单位一份备案。

第七条 公派研究生(在职人员除外)原则上应与推选单位签订意(定)向就业协议后派出。

第八条 出国前系在校学生的公派研究生出国留学，应及时办理学籍和离校等有关手续。推选单位应在国家规定的留学期限内保存档案和户籍。

在校生超过规定留学期限未归，其档案和户籍由推选单位按照有关规定办理。

第九条 出国前系应届毕业生的公派研究生出国留学，推选单位应在国家规定的留学期限内保存档案和户籍。

应届毕业生超过规定留学期限未归，推选单位可将其档案和户籍迁转回生源所在地。

第十条 推选单位应设置专门机构和人员，归口负责公派研究生管理工作，建立专门的公派研究生管理档案；对本单位公派研究生统一进行出国前的思想教育和培训，组织学习国家公派留学有关政策和管理规定，对办理出国手续进行指导和帮助；为公派研究生指定专门的指导教师或联系人。

指定教师或联系人应与公派研究生保持经常联系，对其专业学习进行指导，发现问题，及时解决。

第十一条 留学服务机构依据留学基金委提供的录取文件和公派研究生本人所持《国家留学基金资助出国留学资格证书》(见附2)，代为验收公派研究生的《协议书》和查验“出国留学保证金交存证明”后，按有关规定办理出国手续，开具《国家公派留学人员报到证明》(见附3)等。

第十二条 留学服务机构为公派研究生办理出国手续后，应及时准确地将出国信息和有关材料报送我有关使领馆和留学基金委，保证国内外管理工作有效衔接。

第三章 国外管理与联系

第十三条 公派研究生应在抵达留学目的地10日内凭《国家留学基金资助出国留学资格证书》和《国家公派留学人员报到证明》向所属使领馆报到(本人到场或邮寄等适当方式)，并按使领馆要求办理报到或网上注册等手续。

第十四条 公派研究生应与使领馆和推选单位保持经常联系，每学期末向使领馆和国内推选单位报送《国家公派出国留学人员学习/研修情况报告表》(见附4)。

第十五条 公派研究生在留学期间应自觉维护祖国荣誉，遵守我国和留学所在国法律，尊重当地人民的风俗习惯，与当地人民友好交往。

第十六条 使领馆应高度重视，积极关心公派研究生在外学习期间思想和学习情况，建立定期联系、随访制度，认真及时做好对公派研究生的经费发放工作。每学年向教育部、留学基金委报告公派研究生在外管理情况。

第十七条 推选单位应积极配合留学基金委和使领馆处理管理过程中出现的有关问题。对公派研究生留学期间申请延长留学期限、提前回国、从事博士后研究等问题，应及时向留学基金委提出明确意见，并采取有效措施确保本单位推选的公派研究生学有所成、回国服务。 第十八条 国家留学基金为公派研究生提供的奖学金中包含伙食费、住宿费、交通费、电话费、书籍资料费、

医疗保险费、交际费、一次性安置费和零用费等。公派研究生抵达留学所在国后，应从留学所在国实际情况出发，并按照留学所在国政府或留学院校(研究机构)要求及时购买医疗保险。

第十九条 公派研究生应勤奋学习，提高效率，在规定留学期限内完成学业并按期回国服务。未经留学基金委批准同意，留学期间不得擅自改变留学身份、留学期限、留学国家和留学院校(研究机构)。

提前取得学位回国视为提前完成留学计划、按期回国。

公派研究生不得申请办理有关移民国家的豁免。

第二十条 公派研究生一般应在被录取留学院校(研究机构)完成学业。在规定的留学期限内确因学业或研究需要变更留学单位，应履行下列手续：

在所留学院校(研究机构)内部变更院系或专业，应出示推选单位和国外导师(合作者)的同意函，报使领馆备案；

变更留学院校(研究机构)，应提前两个月向使领馆提出申请，出具推选单位意见函、原留学院校或导师(合作者)意见函和新接受留学院校或导师(合作者)的同意接受函，由使领馆报留学基金委审批。

留学单位的变更只限于在原留学所在国内。

经批准变更留学院校的公派研究生抵达新的留学院校后，应于10日内向现所属使领馆报到。原所属使领馆应将有关情况和材料及时转交(告)现所属使领馆，共同做好管理上的衔接工作。

第二十一条 公派研究生因故不能继续学习、确需提前回国者，应向使领馆提出申请，出具推选单位和国外留学院校或导师(合作者)意见以及相关证明，由使领馆报留学基金委审批。

公派研究生一经批准提前回国，当次国家公派留学资格即终止。

经留学基金委批准提前回国的公派研究生中，推选单位按照学校(籍)管理规定可以为其恢复国内学业(籍)者，由推选单位按规定办理复学手续；在职人员回原人事关系所在单位；应届毕业生按已有毕业学历自谋职业。

对未经批准擅自提前回国者，留学基金委根据有关规定处理。

第二十二条 公派研究生留学期间可利用留学所在国留学院校(研究机构)假期回国休假或收集资料。回国休假或收集资料应征得留学院校或导师(合作者)同意，报使领馆审批。 公派研究生在规定的留学期限内可以回国休假：留学期限在12个月至24个月(含)之间的，回国时间不超过1个月，奖学金照发；留学期限在24个月(不含)以上的，回国时间不超过2个月或每年一次不超过1个月，奖学金照发，回国旅费自理;回国时间超过以上次数和时间，自超出之日起停发奖学金。

在规定的留学期限内赴留学所在国以外国家休假或考察，费用自理，在同一年度内，公派研究生回国休假或赴留学所在国以外国家休假或考察只能选择一项，不能同时享受。赴留学所在国以外国家休假或考察，一次不超过15天的，奖学金照发；超过以上次数和时间的，自超出之日起停发奖学金。

第二十三条 公派研究生因病不能坚持学习中途休学回国，应征得留学院校导师(合作者)同意，办理或补办国外留学院校学籍保留手续，使领馆应及时将有关情况报留学基金委审批。

公派研究生因病中途休学回国一般以一学期为限；期满未康复可申请继续休学，累计不应超过一年(含)。在此期间经治疗康复，应向留学基金委提交国内医疗机构体检合格证明、推选单位意见和国外留学院校学籍保留及同意接收函等相关材料，留学基金委征求使领馆意见后决定其是否返回留学国继续完成学业；经治疗仍无法返回留学国进行正常学习者，按第二十一条作为提前回国办理。

公派研究生因病中途休学回国时间累计超过一年，国家公派留学资格自动取消。推选单位按照学校(籍)管理规定可以为其恢复国内学业(籍)者，由推选单位按学校(籍)管理规定办理复学手续；在职人员回原人事关系所在单位；应届毕业生按已有毕业学历自谋职业。

公派研究生因病中途休学回国期间，国外奖学金生活费停发；出国前系在职(校)人员者，因病中途休学回国期间的国内医疗费由推选单位按本单位规定负担；出国前系非在职(校)人员者，国内医疗费由个人负担。

第二十四条 公派研究生在留学期间参加国际学术会议或进行短期学术考察，应征得留学院校导师(合作者)同意并向使领馆报告。

参加国际学术会议或短期学术考察的费用自理。

第二十五条 公派研究生在规定留学期限内未能获得学位者，如因学业问题确需延长学习时间且留学院校导师证明可在延长时间内获得学位，由本人提前2个月向使领馆提交书面申请，出具留学院校导师和推选单位意见函，由使领馆根据其日常学习表现提出明确意见，报留学基金委审批。

经批准延长期限者应与留学基金委办理续签《协议书》等有关手续。

批准延长期限内费用自理。

第二十六条 公派研究生在规定留学期限内虽经努力但仍无法获得学位者，使领馆应将其学习态度、日常表现和所在国留学院校实际情况报告留学基金委，经批准后开具有关证明，办理结(肄)业手续回国。

第二十七条 对于国家急需专业领域的、在国外获得博士学位的公派研究生，在留学所在国签证政策允许前提下，经推选单位同意、留学基金委批准并办理续签《协议书》手续，可继续从事不超过两年的博士后研究。

1.公派研究生本人应提前2个月向使领馆提出申请，出具推选单位和国外留学院校或导师(合作者)意见函，由使领馆提出明确意见报留学基金委审批。

2.留学基金委根据博士后研究课题与国家科学技术、经济发展结合情况进行审批，必要

时组织专家进行评议和评审。博士后研究结束回国，应向留学基金委提交研究成果报告。

3.从事博士后研究期间一切费用自理。

第二十八条 对纪律涣散、从事与学业无关的活动严重影响学习、留学院校和导师(合作者)反映其表现恶劣者，使领馆一经发现应给予批评教育；对仍不改正者，要及时报告留学基金委，留学基金委按照有关规定处理。

第二十九条 公派研究生学习期满回国，由使领馆按国家规定选定回国路线、提供国际旅费，乘坐中国民航班机回国；无中国民航班机，购买外国航班机票应以安全、经济为原则。 第三十条 公派研究生一经签约派出，其在外期间的国家公派留学身份不因经费资助来源或待遇变化而改变。如获其他奖学金，应经留学基金委同意并签订补充协议，且始终应遵守国家公派留学有关规定，履行按期回国服务等相关义务。

如自行放弃国家留学基金资助和国家公派留学身份、单方面终止协议，留学基金委按照有关规定处理。

第三十一条 公派研究生留学期间改变国籍，视为放弃国家公派留学身份，留学基金委按照有关规定处理。

第四章回国与服务

第三十二条 公派研究生应按期回国，填写《国家公派出国留学人员回国报到提取保证金证明表》(见附5)，由推选单位在相应栏目中签署意见，尽快向留学基金委报到(京外人员可通过信函、传真或电子邮件方式报到)，按要求递交书面材料。留学基金委审核上述材料后，通知有关金融机构将出国前交存的保证金返还公派研究生本人。

第三十三条 公派研究生(不含在职人员)学成回国，按照国家有关就业政策和规定以及与国内有关单位的定(意)向协议就业。

第三十四条 推选单位要把公派研究生的回国工作纳入本单位人才培养总体规划，对学成回国研究生的就业、创业等问题积极加以引导，为其回国工作和创业创造有利条件。 第三十五条 教育部留学服务中心应按照国家规定，为在国外取得学位回国、落实工作单位的公派研究生办理回国工作的相关手续，为其回国工作和创业提供必要的服务。

公派研究生出国前与推选单位签有回国定向就业协议的，推选单位应及时将该名单报教育部留学服务中心备案。

联合培养博士研究生回国后应回推选单位办理以上有关手续。

第三十六条 公派研究生按期回国后应在国内连续服务至少两年。

第五章 违约追偿

第三十七条 在留学期间擅自变更留学国别和留学身份、自行放弃国家留学基金资助和国家公派留学身份、单方面终止协议、未完成留学计划擅自提前回国、从事与学业无关活动严重影响学习、表现极为恶劣以及未按规定留学期限回国逾期3个月(不含)以上、未完成回国服务期等违反《协议书》约定的行为，构成全部违约。违约人员应赔偿全部留学基金资助费用并支付全部留学基金资助费用30%的违约金。

未按规定留学期限回国逾期3个月(含)以内的行为，构成部分违约。违约人员应赔偿全部留学基金资助费用20%的违约金。经使领馆批准，仍可提供回国机票。

因航班等特殊原因超出规定留学期限1个月(含)以内抵达国内的，不作违约处理。

第三十八条 出国前尚未还清国家助学贷款的留学人员，出国期间应按国家助学贷款有关规定偿还贷款，确有偿还困难的应办理相应延期手续；对逾期不归违约人员，应按《协议书》和国家助学贷款有关规定履行相关义务。

第三十九条 使领馆应及时将公派研究生违约情况和为其资助留学经费情况报告留学基金委，协助留学基金委做好违约追偿工作。

第四十条 推选单位应及时向留学基金委提供所掌握的本单位违约人员的有关情况和信息，协助留学基金委开展违约追偿工作。

第四十一条 对违反《协议书》约定的违约行为，留学基金委根据国家法律规定和《协议书》有关条款对违约人进行违约追偿。违约人本人或其保证人(即协议书丙方)应承担相应违约责任。

1.如违约人员按《协议书》规定承担相应违约责任，如数予以经济赔偿，不再追究其法律责任。如违约人员未按《协议书》规定承担违约责任做出赔偿，则将要求其国内保证人承担经济责任。如违约人员及其保证人均不承担约定的经济赔偿责任，则将在国内通过法律途径解决。

2.对违约事件，特别是对不按《协议书》约定履行经济赔偿责任者，除通过法律途径解决外，必要时还将采取其它辅助手段，如以留学基金委名义向国外有关方面通报违约事实；将违约名单予以公布等。

3.违约人员完成经济赔偿后，即了结了与留学基金委所签《协议书》的义务，但国家公派留学人员的身份不变。协议了结情况由留学基金委通报使领馆、违约人员本人和推选单位。

第六章 评估

第四十二条 教育部建立评估体系和激励机制，对公派研究生出国留学的总体效益和有关项目的实施情况进行评估，特别对各推选单位派出人员的质量、留学效果和按期回国等情况进行综合评估，并根据评估结果调整各推选单位的选派计划和选派规模，以保证国家留学基金的使用效益和国家人才培养目标的实现。

该评估也将作为对有关使领馆和留学服务机构留学管理与服务工作绩效评估的一部分，以促进留学管理工作的加强与提高。

第七章 附则

第四十三条 本规定由教育部、财政部负责解释。

第四十四条 本规定自印发之日起施行。此前已印发的有关规定与本规定相抵触的，以本规定为准。