1. 总则:
为了规定快递物品的收发管理,节约公司的快递成本,避免造成公司资料的丢失及浪费。
2. 范围:
本公司所有员工均属之
3. 定义:
3.1 快递物品:指公司员工因工作需要,向外部寄送文件,资料,货物以及其他货品等。
4. 组织与权责:
4.1:总务部:负责公司快递物品的收发管理
4.2:其他部门:协助总务进行部门快递物品的发送,审核及接收。
5.流程图:(无)
6 .执行说明:
6.1快递的签收与发送
6.1.1 快递的接收
6.1.1.1总务部门收到文件,资料,货物等快递物品时,要及时转交给相关部门人员。
6.1.1.2物品接收人要在《邮件签收登记表》上签字接收,以备查验核对。
6.1.1.3除特殊情况外,如货物中指定的接收人不在,原则上不得由他人代签,如因此造成货物遗失,短少或调包等后果,代签人需承担全部责任。
6.1.2快递的发送
6.1.2.1因工作需要,需向外部寄送文件,资料,货物及其他物品者必须到总务部填写《邮件发送登记表》进行登记,经部门负责人审核后交门卫处,由总务部门联系快递公司统一发送。(各需求部门于每日16:00前提出需求)
6.1.2.2未经登记或需快递物品无部门负责人审批的,总务部门可拒接受理,且快递费用可酌情不予报销。
6.1.2.3为降低公司快递成本,原则上所有快递物品均以邮寄方式寄送为优先考虑,如以快递方式寄送者,必须经过部门负责人签字审批方可。
6.1.2.4各需求人员必须在《邮件发送登记表》上详细注明收件人姓名,地址,所寄物品名称,以及快递承运单位及快递单号,以备查验核对,如资料登记不清或不完整者,总务部门有权要求当事人将资料完善,对于无故拒不按要求填写,且总务要求无效者,总务部门有权据发该物品,并将情况报备部分负责人处理。
6.1.2.5总务部门每月做一次邮件发送汇总表进行快递费用核算
7.参考文件:
无
8. 附件
8.1 《邮件发送登记表》
8.2 《邮件签收登记表》
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