公司档案管理制度汇编

一、档案归档制度

一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

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9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后

归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳

素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写

工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责

人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移

交归档。

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6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好

档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容

根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经

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领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或

损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一

律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

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第二篇：档案管理制度汇编

1、依照《档案法》认真学习档案专业知识，不断提高专业

水平。

2、认真贯彻落实指挥部有关规章制度和管理办法，严格执行施工技术规范。

3、负责全线工程档案及文书档案管理及归档工作。

4、负责制定内业管理办法，对全线的内业进行管理、检查和指导。

5、负责定期对各参建单位内业人员进行业务培训。

6、按施工进度随时检查各参建单位档案归档情况。

7、认真及时地进行各类档案的收集、整理、统计工作及时立卷归档。

8、建设项目竣工后，负责全部档案资料的接收和移交工作。

档案管理人员岗位职责

一、指挥部在各项活动中形成的有价值的材料由各有关部门

兼职档案人员负责收集整理，立卷后向项目部档案室按时归档。

二、文件材料归档的基本要求

1、归档的文件材料必须齐全完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映本项目部党群、行政、技术、经营等项活动地真是内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

三、归档案卷必须做好下列几项

1、必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。

2、归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映工程建设项目、管理活动。

3、归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。

4、向档案室归档的档案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。

5、归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。

6、各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。

文书档案归档制度

一、为了保护国家秘密，维护档案的完整与安全，必须严格

档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。

二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案室联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。

三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须经其主管部门、综合档案室领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在阅览室查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅需要时可借阅复印件。凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。综合档案室有权调回急用的科技档案。

四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。

五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。

六、借阅档案人员离职，或调离本公司所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则综合档案室及上级部门有权不在调动清单签字。

七、指挥部不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供指挥部一切档案材料，不得私带外单位人员到档案室查阅。外单位人员借阅指挥部档案，须持本单位介绍信，未经指挥部领导批准，不能复印任何档案材料。凡与本指挥部协作单位需借阅档案时，须经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手续。

八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。

档案借阅与利用制度

声像档案管理规定

一、归档范围

1、指挥部各大型会议声像主要材料：照片、录像、录音带。

2、上级领导对本工程视察、检查工作及作指示、讲话的声像材料。

3、必要的技术会议，有重大意义的活动照片、录像带。

4、反映生产过程的公路、桥梁施工照片、录像带。

5、与其他载体档案有密切联系的，以及其他有保存价值的照片、录像带。

二、归档的基本要求

1、底片、照片说明要齐全，字迹工整。

2、底片与照片和影像要相符。

3、文字说明的成分主要包括事由、时间、地点人物、 背景、摄像等六要素要填写齐全。

三、保管和利用

1、声像档案是特殊的载体材料，要比其他档案更应注意保管，要保存在温度14-24℃，相对湿度40-60%的库房内，为了避免磁带磁化，要使用防磁柜，长期保存的磁带，每季度要倒放一次。

2、珍贵的照片、录像带、录音带要复印一套备用。底片要注意防潮。

3、档案人员应做好声像档案保管和提供利用。

档案管理安全检查制度

一、安全检查方式

1、定期检查：指挥部每季度一次。

2、不定期检查：根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。

3、节假日检查：针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。

二、安全检查主要内容

1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。

2、各类防护装置是否完好。

3、档案库房是否保持清洁。

4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。

5、隐患整改情况。

三、报告与反馈

1、对检查出来的问题，要积极自治整改，并及时上报指挥部，保证档案的安全保管。

2、检查中发现问题在未解决之前必须采取可靠安全防范措施，防止事故发生。

3、对检查的问题要求积极整改而造成后果的追究其责任。