运行制度·十·档案管理

为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。

一． 公司的档案范围

1． 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

2． 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

3． 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

4． 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

5． 企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。

6． 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

二、公司档案管理体制

1． 公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。

2． 公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

三、立卷归档制度

1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

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3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。

3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

4．归档要求

4．1．材料完整齐全。

4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特

征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统

一立卷，不得分散。

4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后

排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组

织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5．部门归档要求

5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年

立卷。

5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。

5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的#5@p流水号

放在文件袋里。

5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件

量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步

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的整理和局部调整等。

7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

四、档案管理工作

1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

五、档案利用工作

1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。

3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

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第二篇：公司档案管理规章制度

公司档案管理规章制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在

档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。