公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

    4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

    5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

    6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

    7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

    8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

    以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

    （二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

   行政部：XZ    人资部：RZ         客服部：KF

   设计部：SJ    市场部：SC         工程部：GC

   财务部：CW    法务与档案部：FD   企划部：QH

   仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下：

    201306.NHKC.3-1-2

     日期  客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：

编制方法：201406.CW01.XXX（20##年6月份财务报表）其中201406为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。

（四）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理的材料），应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

（二）档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。

    根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。

（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅利用

（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。

（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在行政与人力总监的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。

八、档案保密

（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

    九、公司员工奖惩及法律责任

有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或50-1000元不等的处罚，严重者将追究法律责任：

（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；

（二）未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；

（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；

（四）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；

（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；

（六）对档案进行涂改、伪造的；

（七）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；

（八）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；

（九）对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；

（十）对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩序的。

    对于各部门积极配合档案部工作的，由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参考公司相关管理规定。

    十、附则

（一）本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。

（二）本实施细则解释权归公司董事会所有。

             

               卷内目录

           业之峰档案封面

              卷内备考表

              档案调阅单

                                                                日期：

            档案调阅登记

 

第二篇：集团公司档案管理制度

-档案管理制度

《档案管理制度》

1. 目的：

为使集团公司的文件资料能够得到科学及时的分类归档整理，并有

效传递使用，提高档案管理的质量与效率而制定。

2. 范围：

2.1 适用范围：*********有限公司（下称集团公司）

2.2 发布范围：*********有限公司

3. 名词解释：

3.1 档案是指集团公司过去和现在，在从事经营活动、工程建设、科学技术、

营销策划、行政管理、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文

字、图表、图纸、声像、电子文档等历史记录。

3.2 归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档

案保存的各种文件材料。

3.3 “件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与

定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转

发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4. 职责：

4.1 集团公司总裁办负责本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

4.2 各部门负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

4.3 集团公司总裁办档案管理人员：

4.3.1 对各级单位档案形成、积累和整理归档工作实行业务指导、监督和检查。

4.3.2 组织开展档案的定期移交，并进行检查、核实、验收工作。

4.3.3 组织开展档案的鉴定和统计工作。

4.3.4 指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作。

4.3.5 负责告诉集团公司档案的整理、归档、保管和使用工作。

4.3.6 负责编制、完善档案管理制度。

4.3.7 负责集团公司档案室的组织建设工作。

4.4 各部门档案经办人员：

4.4.1 负责本部门形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作。

-档案管理制度

4.4.2 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

4.4.3 负责本部门人员的档案借阅使用工作及与其他各部门的资料共享的协调

工作。

5. 作业内容：

5.1 集团公司本部及各部门档案的归档范围是集团公司在筹备、成立、经营

活动及项目运作过程中形成的具有保存价值的文件材料。

包括：文书档案、电子档案、声像档案、实物档案。建设项目资料的归

档范围按《建筑工程资料管理规程》的相关规定执行。

5.2 集团公司各部门的档案管理人员应根据规定的归档范围及时鉴别和收集

本部门的相关资料，并确保文件的质量。

5.2.1 质量要求：

5.2.1.1 纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原稿移

交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的

文件应予以复制。

5.2.1.2 声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划

伤、折痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版（照片不分版）。

5.2.1.3 电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无

病毒。

5.2.2 档案收集规则：

集团公司各部门档案经办人员在收集资料时应注意：

5.2.2.1 严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不

仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人

员带回本单位的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。

5.2.2.2 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进行收集

并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机

构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。

文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过

程文件资料。

5.2.2.3 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件针对以下方面进行检

查：此份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，

-档案管理制度

如是原件，应注意下列文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要

的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等。如不是

原件，应注明无原件的原因及原件存放地。

5.3 档案整理规则：

档案整理工作的要求包括将收集到的文件资料，按照其规定和类别进行

装订、分类、排列、编号、编目和装盒工作。

5.3.1 装订：

5.3.1.1归档文书类文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，

附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文

与复文为一件时，复文在前，来文在后。

5.3.1.2 装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对

破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不

损坏文件，不妨碍阅读。

5.3.1.3 对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订，采用三孔一线的方

法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。

5.3.1.4不宜装订或经常使用的资料则装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

5.3.1.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，各部门可根据自身需要，进行装

订。

5.3.2 分类：

5.3.2.1 公司行政管理部门的归档文件，可以按三级进行分类：

5.3.2.1.1以部门名称为关键词进行一级分类。

5.3.2.1.2 根据档案的不同进行二级分类，可分为：文书档案，工程基建档案，

声像档案，电子档案，实物档案。

其中，基建档案应以工程项目为单位，并以具体工程项目名称为档案

名称。一个工程项目档案为一整套资料，应含有与本工程有关的立项

资料，合同，电子档案，声像档案等。

5.3.2.1.3 据档案具体内容进行三级分类。如，合同类、法律资质类，会议纪要

类、公文类，项目资料类等。

5.3.2.2公文类文件在执行过程中，按集团公司《公文管理制度》的方法进行详

细的分类和编号。

-档案管理制度

5.3.2.3各部门不具备电子档案、声像档案及《建筑工程资料管理规程》中所列

的档案项目，可根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。

5.3.3 排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排列。

5.3.4 编号：

5.3.4.1 工程项目的基建档案编号由档案管理员按《建筑资料管理规程》执行。

5.3.4.2各部门所有归档文件的编号应按如下方案进行：

5.3.4.2.1文书档案、电子档案

集团公司英文字母+案卷位置编号-案卷种类简称[年度]–卷别-件号

例如： DL10.1-会纪-[2010]1号A—001

意指：此件资料为在大隆集团会议纪要类档案，属会议纪要类档案的

20xx年第001份文件。

5.3.4.2.2 声像档案

照片档案按产生时间、尺寸、制作材料等分类，并组成保管单位（卷）。

照片及底片可一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面

注明编号；每组照片都必须填写照片档案说明，包括：照片的事由、

摄影时间、地点、人物、背景等。

录音带、录像带以每一盘为一个保管单位。录音带要在盒外贴上标签

注明题名、讲话人姓名、职务、录音人录制时间、长度（时间）、保

管期限等标识；录像带要在盒上注明题名、摄制单位、摄制日期、规

格、制式、语种、长度（时间）、保管期限等标识。

5.3.4.2.3 实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位，制作实物档案标签，注明实物

档案名称、相关责任人、保管事由，保管时间及期限。

5.3.5 编目：

5.3.5.1 卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为

一件时，只对复文进行编目。

5.3.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

5.3.6 装盒：

5.3.6.1 将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒

-档案管理制度

脊及备考表项目。档案盒应采用标准的外形尺寸。

5.3.6.2 备考表

用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等

5.4 档案的保管和保护：

5.4.1 档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的

保管和保护责任人。

5.4.2 对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。

对于声像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存

的影片、录像片、录音带等声像制品，每半年或一年倒带（片）一次，

如有问题，应及时翻录；对多次使用已污损的声像制品，应及时采取

措施，进行修补、复制。

5.4.3 对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失；定

期对电子文档进行检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时

采取恢复措施，保证所存电子文档的安全有效。电脑运行环境更新时

应确认原载体与新设备的兼容性。如不兼容，应进行电子档案载体转

换工作，原载体保留至少不低于3年。

5.4.4 档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的

要求。

5.4.5 声像档案柜还要满足防磁、防紫外线的要求，并保证室内温度为

13℃—20℃，相对湿度为35％－60％。

5.5 档案的移交：

5.5.1 移交规则：

在所有档案移交前，集团公司各部门的档案管理人员应仔细检查准备

移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

5.5.1.1 文书档案的移交

5.5.1.1.1集团公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独

进行移交，由总裁办相关责任人每月定期进行入档工作。

5.5.1.1.2 需进行流转的公文，完成流转程序后，由总裁办档案管理人员负责公

文的归档。

5.5.1.1.3 各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定

-档案管理制度

期将原件移交到总裁办。

5.5.1.1.4 以集团名义对内、对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁

办进行原件的移交。

5.5.1.2 电子档案的移交：

5.5.1.2.1 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形

式进行档案的移交。

5.5.1.2.2 各部门涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，

必须进行电子版的移交。

5.5.1.2.3各部门所移交的电子档案需在本部门进行备份存档。

5.5.1.3 声像档案的移交：

由声像档案的形成单位的指定人员负责声像档案的形成、积累和整理工

作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进行移交，不得私自留

存。未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处罚。

5.5.1.4 实物档案的移交：

实物档案(如奖杯\奖牌等) 形成单位需在档案形成后的一周内，向总裁

办进行实物档案移交。如实物出于特别原因无法移交,则需提供电子版

实物照片。

5.5.1.5对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成

移交工作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交

日期。

5.5.1.6 重要资料包括：

5.5.1.6.1公司法律资质类文件（特级）：营业执照、组织机构代码证、公司章

程、审计报告、验资报告、税务登记证、房地产开发企业备案表、企

业代码、企业暂定资质证书等。

5.5.1.6.2 商务类、财务类文件（I级）：合同、协议。

5.5.1.6.3 取得的工程项目重要资料（II级）：证件、图纸、批复的报告、意见、

方案等。

5.5.1.6.4 日常工作过程中形成的书面文件（III级），联系单、审批表、申请

等一般性文件。

5.5.2 移交要求：

-档案管理制度

5.5.2.1 移交的资料均应为原件。

5.5.2.1.1 若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与总裁办进行原件移交，

再办理借出手续。

5.5.2.1.2 各级单位在签定合同类文件时，应确保移交总裁办一份正本原件。

5.5.2.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件

资料。

5.5.2.3 资料应按类别、文号、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒

移交的资料应包括卷内文件目录。

5.5.2.4 移交时移交人应仔细填写《入档登记表》（附件8.1），应确保填写内容

的完整、准确、清晰，确认无误后即可进行下一步正式移交工作。

5.5.2.5 正式进行档案移交时，总裁办档案管理人员对移交资料进行检查核实，

并认真核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，移交工作便可

完成。移交双方要各留一份《入档登记表》（附件8.1），以备查考。

5.5.2.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的

资料借阅使用。

5.5.3 移交时限：

5.5.3.1 各部门与总裁办需每月定期进行两次文件资料的移交工作；各部门应于

每月13～14日进行第一次移交，26～27日进行第二次移交。

5.6 档案的使用：

5.6.1 集团公司工作人员及外单位人员借阅公司档案文件的规定：

5.6.1.1集团公司工作人员因工作需要到公司档案室借阅本部门档案、资料，需

办理借阅手续。

5.6.1.1.1借阅Ⅲ级档案文件只需在《档案借阅查询登记表》（附件8.2）登记即可； 借阅特级、Ⅰ级、Ⅱ级的档案文件需填写《档案借阅审批表》（附件

8.3），上报本部门第一负责人及主管领导审批，经总裁办主任审批后，

方可借阅。特别重要的档案(或上述领导注明)须经总裁核准后，方可

借阅。

5.6.1.1.2声像档案保存版一般不借用。如有特殊需要，需经部门主管领导及总

裁办主任审批方可借用。

5.6.1.2借阅人如需到总裁办调阅其他部门的档案时，也需填写《档案借阅审批

-档案管理制度

表》（附件8.3），不同级别的档案审批签字程序同5.6.1.1条款的规定。

5.6.1.3 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及

联系方式），经集团公司授权领导审批后方可借阅，不同级别的档案审

批签字程序同5.6.1.1.1条款的规定。

5.6.1.4档案只能在集团公司范围内查阅，不得带出公司。

5.6.1.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，其直属主管领导负有监

督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损现象。

5.6.1.6档案借阅人无权将所借档案转借他人。

5.6.1.7借阅机密档案时，借阅人须保证档案的机密性，合理利用，不得自行复

制，不得向第三方泄露信息。

5.6.1.8 电子档案仅限借阅光盘版，借阅人无权复制、修改。

5.6.1.9 借阅人需要复制档案时，应提出申请，档案人员按规定允其以复制。复

制件用后应及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法进行归还的应注

明复制件用途或提供资料证明。

5.6.1.10 借阅的档案必须及时归还：

5.6.1.10.1 特级、Ⅰ级档案借阅期限不得超过半个月，其他级别档案不得超过

一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。

5.6.1.10.2 档案管理人员应在借阅期满前两个工作日向借阅人下达《阅档催还

通知书》（附件8.4），借阅人应在三个工作日内给予回复意见。

5.6.2 集团公司档案管理人员使用各部门的文件资料的规定：可复制一份文件

资料，填写《入档登记表》（附件8.1），并将复制件暂时保存在总裁办，待原件移交时，再用原件代替复制件。

5.6.3 同级不同部门之间文件资料的借阅规定：

可填写《档案借阅审批表》，经相应领导审批后方可借阅。

5.7 档案的鉴定：

5.7.1 在移交资料时，进行详细检查，对文件资料进行初步鉴定，同时剔除未

经领导审批的无效文件。

5.7.2 根据档案文件内容的机密等级程度，确定每份归档文件的保管期限。

5.7.3 保管期限分类

-档案管理制度

永久（缩写Y）

长期5-15年（缩写C） 如：6年（缩写为C6），15年（缩写为C15）

短期1-5年 (缩写D) 如：2年 （缩写为D2），4年（缩写为D4）

5.7.4 总裁办档案管理人员应在每年的1月末完成对上一年度内登记存库档

案的统计和分析研究工作，并将其统计分析结果呈报主管领导。

5.8 集团公司档案室应每五年进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档

案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，并将审核结果上报

各级领导审批。

5.9 档案的处置

5.9.1 档案管理人员对档案进行鉴定后提出对部分档案的处置措施，经授权领

导审核签字后，方可对档案进行处置。

5.9.1.1 如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

5.9.1.2 如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

5.9.2 销毁

5.9.2.1 经档案管理人员鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》（附件8.6），

总裁办主任进行审核，确认无误后报集团领导审批，签字确认后方可

销毁。

5.9.2.2销毁档案的方法：

对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不

得卖给废品站或留做它用。

档案的销毁必须由两名以上档案管理人员共同进行，销毁人、监毁人要

明确分工。

5.10 档案管理人员考核办法：

5.10.1总裁办每半年对各部门的档案管理情况进行检查并对其档案管理人员在

资料移交、分类归档、档案管理等方面进行评比，检查结果呈报集团公

司领导。

-档案管理制度

-档案管理制度

集 团 公 司 各 部 门 档 案 管 理 部 门

-档案管理制度

6. 奖惩条例：

6.1 对未按制度规定执行的人员每次进行相应的处罚，其中扣罚分数与《奖

惩管理制度》中相应金额对应。

6.1.1 形成单位的档案经办人员未按时向总部移交档案资料的，给予相关责任

人行政警告处罚。

6.1.2 借阅人员在接到《阅档催还通知书》（附件8.4）后，逾期不予回复且

6.1.3

6.1.4

6.1.5

6.1.6

6.1.7

6.1.8

7. 未归还档案者，给予相关责任人行政警告处罚。 借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政警告处罚；因保管不善造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚；发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给予相关责任人行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。 私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚；给公司造成损失的，给予相关责任人行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。 借阅人员私自将所借档案转借他人或向第三方泄露信息的，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚；其行为导致后果严重并造成经济损失的，其相关责任人及其直属主管领导连带给予行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。 对于能及时完成上表中档案管理指标的档案管理人员及各部门档案经办人员，在评比中获得前三名者，予以集团公司内部通报表扬，年度评比第一名可申报公司优秀员工评比。 在资料移交过程中，对于未能在制度要求时限内完成移交工作或完成情况不符合要求，且无特殊原因而逾期一周仍未完成的人员，第一次口头警告，第二次书面警告，第三次予以通报其主管领导，超过三次起，予以行政罚款。年度累计超过记六分者，酌情考虑调整其工作岗位。 其他违反公司制度的行为，按《奖惩管理制度》中相关规定或授权领导批示意见执行。 注意事项：略

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8. 附件：

8.1 《入档登记表》

8.2 《档案借阅查询表》

8.3 《档案借阅审批表》

8.4 《阅档催还通知书》

8.5 《卷内目录表》

8.6 《档案销毁清册》

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附件8.1

文件入档记录表

年 月 日

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附件8.2

档案借阅查询表

编 号: 年 月 日

注:使用的档案名称无注明是复印件的均属原件。

附件8.3

档案借阅审批表

编 号: 年 月 日

注:使用的档案名称无注明是复印件的均属原件。

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附件8.4 阅档催还通知书

编 号: 年 月 日

-档案管理制度

附件8.5

卷 内 目 录

第 页 共 页

立卷人： 审查人： 立卷时间：

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附件8.6

档案销毁清册

年 月 日