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电子邮件管理规定

第一章 总纲

第1条 为了规范员工对电子邮件的收发和使用，特制定本规定。

第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章 公司电子邮箱的使用

第3条 各员工需要有一个属于自己的电子邮箱。以方便公司内部之间信息的传递。并且由行政人事部备案。

第4条 员工必须妥善保管好电子邮箱地址及密码，防止被盗用。

第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件。

第6条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第7条 员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：

（1） 称谓：包含“先生、小姐、主管、经理”等敬称；

（2） 问候语：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；

（3） 需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；

（4） 告知邮件中的附件个数以及内容描述；

（5） 结束语：如“商祺”“非常感谢”、等，如需回复，应写明：“候复”“请立即回复”等内、容。

（6） 个人签名，可按如下样板设定：

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XXXXXXXXXX(公司名字)

xxxx 部（部门名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx

E-mail: ********@qq.com Mobile: xxxxxxxxxxxx

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第三章 公司文件的收发

第8条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。重要文件则抄送行政人事部进行备案。

第9条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为扫描文件或图片格式：

（1） 公司发文单，包括部门通知等；

（2） 会议纪要

（3） 各类报告、工作计划、工作总结等

（4） 企业内刊或简报

（5） 员工通讯录

（6） 工程技术普及性知识文档

（7） 其他需要发送电子版本的文件

第10条 各部门员工在阅读电子邮件后应当进行回复，回复内容可以为：“知悉。收到。”等一切表示你已经阅读邮件并理解邮件内容的文字。

第11条 邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第四章 电子邮件的管理

第12条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第13条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。

第14条 邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。

第15条 员工离职时，人事经理/主管必须及时注销或更改电子邮箱密码。商务岗位工作人员的电子邮箱需在离职前完成交接手续。

第16条 若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告人事行政部。

第17条 人事行政部负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务帐号。

第18条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：

（1） 已离职的商务人员邮箱

（2） 邮箱收发异常，有泄密可能的

（3） 邮件来往中发现病毒较多的

（4） 公司重要邮箱

（5） 其他重要邮件需进行跟踪的

第五章 处罚

第19条 发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：具体如下：

（1） 长期不阅读邮箱内的邮件，导致重要邮件接收延误的；处以50元/天.直到发现此邮件为止。（时间以电子邮件到达时间为准）

（2） 请示邮件规定在三天内答复，若超过三天，按照50元/天处罚，若收件人遇到特殊情况不能及时批示或者必须请示更高一级指示的，则等待答复时间不能超过5天；（时间以电子邮件到达时间为准）

（3） 批示邮件必须当天答复，超过当天的，则按照50元/天处罚；（时间以电子邮件到达时间为准）

（4） 对于邮件中的“收件人”，接到邮件必须答复，对于邮件中的“抄送人” 接到邮件可以不答复。“收件人”若一个月内出现5封电子邮件未回复，则处以通报批评，6封电子邮件以上则按20元/封处罚。

（5） 使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的，经查实，处以通报批评，若再犯，则以撤职、开除处罚。

（6） 邮件只是针对某人、某事发放，不能够乱发、群发，如果行政部接到投诉，初犯处以警告。若再犯，每次处罚20元/次。

（7） 以上情况，若“收件人”处于出差或休假期间，则“发件人”应以电话形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”产生的处罚则由“发件人”承担。

第20条 本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

20xx年x月x日

 

第二篇：电子邮件营销

通过电子邮件进行营销有许多优点：

成本低。

即时完成。

具有交互性。

可以立即将邮件发送给多个客户。

无需等待客户来访，即可直接向其发送邮件。

易于跟踪以下各项：错误的电子邮件地址（通过退回）、正面回应和负面回应、对网页的访问（通过嵌入电子邮件中的链接）和销售额的增加。

通过电子邮件营销易于建立定期制订的沟通计划，该计划用于创立品牌和组建业务。

电子邮件营销也有它的缺点。由于电子邮件泛滥，客户可能会从自己的电子邮件收件箱中筛出您的邮件然后删除，根本就不去读这些邮件。更糟的是，他们可 能会将您的电子邮件误认为是垃圾邮件，尤其是在他们收到的不相干邮件过多时。最糟的是，如果您的邮件内容与客户的预期不符，客户可能会先将您的邮件确定为 垃圾邮件；然后，可能会将自己从您的邮寄列表中删除，并认为您的企业不好。

总结：电子邮件营销使用得当可以加强客户与您所在企业之间有建设性的交往。

本文内容

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电子邮件营销的成功要素

建立客户的信任

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电子邮件营销的成功要素

要获得电子邮件营销的成功，需要做些什么？

合法。

使内容切题并且简要。

提出清楚的行动请求。

使邮件个性化。

保持一致性。

仔细设置邮件格式。

在发送邮件之前进行测试。

与所有其他营销一样，电子邮件营销成功的关键在于：确保将合适的人员列入您的收件人列表中；规定期望收件人了解的内容；兑现您的承诺。

使电子邮件营销合法

20xx年制定的 CAN-SPAM Act（控制不请自来的色情和营销行为攻击的法案）规定了

对发送商业电子邮件的发件人的要求。该法案还规定了在垃圾邮件中宣传产品的垃圾邮件发件人和公司 如果违反法律将会受到的惩罚，并且规定收件人有权要求电子邮件发件人停止向其发送垃圾邮件。

该法案针对主要目的为宣传或促销商业产品或服务（包括网站内容）的电子邮件。“事务性或关系邮件”- 可促进商定事务或更新现有业务关系中的客户的电子邮件 - 不能包含虚假或误导的传送信息，但不受 CAN-SPAM Act 的大部分规定的约束。 有关详细信息，请单击“请参阅”部分中的链接。

使内容切题并且简要

考虑大多数客户和潜在客户只有兴趣花时间阅读与己相关的信息，因此应尽快切入要点。越能针对不同收件人的兴趣来定位电子邮件的目标，客户越有兴趣打 开、阅读并响应您的邮件。Microsoft office Publisher 20xx 中的电子邮件合并功能有助于有效地根据每个收件人的兴趣来发送相应内容。

电子邮件营销中适用的内容类型包括：

每周特价、折扣和其他促销信息

事件和会议邀请

产品信息更新

信息快讯

有效的电子邮件营销邮件包括以下要素（大部分要素也是 CAN-SPAM Act 要求的）：

清晰、简明的主题行 尽管您希望收件人打开电子邮件，但不能使用任何骗术或伎俩。只能承诺您能够提供的真实好处或价值。CAN-SPAM Act 要求主题行准确表达邮件的内容。 而且，主题行的字符数应少于 50 以免在收件人的收件箱中被截断，并应避免使用标点（问问题时除外）- 否则会浪费宝贵的空间。 最重要的是，不能使用感叹号。感叹号会暗示该邮件具有严重的促销倾向。

表明电子邮件是广告或招揽的通知 CAN-SPAM Act 要求此通知清晰、引人注目，并要求您提供收件人从邮寄列表中将自己删除的方法 - 自愿退出的方法。

有效的回信地址 CAN-SPAM Act 要求提供街道地址。 最好同时提供电话号码。毕竟，您希望收件人与您联系。

自愿退出选项 CAN-SPAM Act 要求您提供回复电子邮件地址或其他基于 Web 的响应机制，以允许收件人要求您不要再向该电子邮件地址发送电子邮件。您必须在收到自愿退出请求后的 10 个工作日内以及在发送该电子邮件后至少 30 天内满足该请求。也不能帮助其他人向自愿退出的收件人的地址发送电子邮件。

提出清楚的行动请求

在第一段中清楚指出收件人可以采取的操作。不要使收件人在浏览整个邮件后才能找到可执行的操作，而应在结尾处以及收件人决定阅读整个邮件后再执行操作处重新陈述。

用于提供操作呼吁的选项包括以下内容：

单击链接了解详细信息。

注册以接收特殊服务。

访问网页以获取相应资格（使该页对应于特定的服务）。

下载快讯、游戏、屏幕保护程序、赠券或白皮书。

拨打电话。

使邮件个性化

语调或语气越具有个性化越好。您撰写的邮件给人的感觉应是出自个人而不是非个人机构。 人们希望与他人而不是公司建立关系。

通过提供少量的额外信息来增加个人接触，这类信息包括您的企业中客户感兴趣的信息。例如，一家餐馆在进行定期的电子邮件沟通中可以加入有关葡萄酒评 价或菜谱的内容。这样，客户在家里品尝所介绍的葡萄酒或者按所介绍的菜谱做菜时，就会领会到这家餐馆的专门知识，进而充实客户与餐馆之间的关系。教育、合 理的看法、有原则的立场或幽默可以使您的企业看上去更有帮助和更加人性化，但是，也要认识到这些因素带来的风险。 确保您了解您的收件人以及他们可能做出 的反应。

保持一致性

在发送一系列电子邮件时，请尽力在消息、布局以及邮寄计时方面保持一致性。这种一致性会使人觉得您的业务可靠、有组织并且经营良好。

在每天、每周和每月的同一时间发送一系列电子邮件。如果您的邮件将转到其他业务（或其他工作人员），发送这些邮件时要尽量使它们能在星期一上午之外 的工作周内读到（请不要在星期五中午到星期一中午这段时间内发送邮件）。如果您的邮件将转发给在家的客户，发送这些邮件时要力争能让客户在周末看到邮件。

如果邮件不够频繁，客户很可能会忘记您的业务。先测试每周发送电子邮件的计划，然后再利用该计划发送邮件。但如果有任何疑问，少发邮件好于频繁发邮件。

仔细设置邮件格式

如果根据书面出版物来创建电子邮件，则每行可能太宽，为了读完一行的内容，收件人将不得不水平滚动滚动条。而且，收件人越需要垂直滚动，他们读完全 部邮件的可能性就越小。即使您选择的出版物是专为电子邮件设计的，也请通过预览邮件来验证布局和尺寸，以便在发送之前对文本、图形和布局进行必要的更改。

如何更改页面尺寸？

在“文件”菜单上，单击“页面设置”。

执行下列操作之一：

在“电子邮件”下，单击标准页面尺寸，或单击“创建自定义页面尺寸”。

在“页面”下，更改“宽度”和“高度”的度量值。

书面出版物中使用的某些字体可能不便于联机阅读。请考虑使用 Web 字体或专为提高屏幕可读性而设计的字体方案，特别是对于可能有不同尺寸和分辨率屏幕的用户。

还要考虑用户的电子邮件接收能力。如果用户使用宽带或公司网络，他们无需等待很长时间就能下载包含众多图形的文件。但是由于包含许多图形和颜色格式 的电子邮件需要很

大的文件大小，连接速度较慢的收件人可能需要很长时间才能下载或打开邮件。这些收件人很有可能觉得您的邮件不值得等待。

发送邮件之前对其进行测试

在向大量收件人发送电子邮件之前，请确保对电子邮件、邮件内容以及设置的任何跟踪和响应机制（包括邮件正文中的超链接）进行测试。先预览邮件。由于 某些问题可能不会出现在浏览器预览中，因此请向自己发送邮件，以验证文件大小和最终格式。最好请其他几个人来测试邮件，并做出反馈。如果在客观的测试人员 打开、阅读和响应邮件时进行观察，则可最大限度了解您已忽略的内容。