会议管理制度

第一章 总则

第一条 为提高公司工作效率，使公司会议管理规范化、有序化，提升会议质量，特制订本规定。

第二条 会议本着精简、高效、节约的原则运行。

第二章 会议形式

第一条 总经理办公会

1、参会人员：由总经理确定。

2、会议内容：研究决定公司重大事项。

3、会议主持：总经理。

4、会议周期：总经理根据需要召开。

第二条 公司周工作例会

1、参会人员：总经理、副总经理及各部门主管

2、会议周期：每周五下午16时。

3、会议内容：上周工作总结，下周工作安排。

4、会议主持：总经理。

5、会议记录：办公室文员。

第三条月度工作汇报、工作计划会

1、会议内容：本月工作考核，下月工作计划。

2、参会人员：总经理、副总经理及各部门主管。

3、会议主持：总经理。

4、会议周期：每月月初。

第四条 专题会议

1、会议内容：讨论或商定某一问题。

2、参会人员：会议召集者指定人员。

3、会议主持：会议召集者。

第五条 部门工作例会

1、参会人员：各部门全体员工。

2、会议周期：每周一早上。

3、会议内容：上周工作总结，下周工作安排。

4、会议主持：部门主管。

第六条 全体员工大会

1、参会人员：公司全体员工。

2、会议组织：办公室。

3、会议议题：年终总结表彰、专项动员等。

第三章 会议组织

第一条 会议程序

一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：

1、确立会议议题；

2、安排会议议程；

3、发出会议通知；

4、会务准备；

5、做会议记录；

6、整理会议纪要、决议；

7、相关领导阅改，签批；

8、印发至有关部门人员，并归档。

第二条 确立会议议题

会议的议题有以下来源：公司领导提出或各部门提出，办公室收集得到。会议议题应提前一天报办公室，部门提出会议需经主管副总和总经理同意。即可召开会议。

第三条 定期常规会议

对定期常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提前向办公室提报会议内容、时间及参会人员等。

第四条 提前发出会议通知

1、通知内容包括：时间、地点、召集会议者、会议主要议题。

2、方式：由会议承办人通过口头、电话或邮件将会议相关内容告知办公室，再由办公室负责通知参会人员。

第五条 会议准备

1、会议准备包括以下内容：会议场所座次布局、准备与调试会议需用的设备、资料袋（内装铅笔及记录纸）、签到表、备用桌椅、电源插头和延长线、投影仪和茶水等。

2、根据会议内容和性质不同按需准备。

第六条 会议记录与起草会议纪要的内容要求

1、必须全面记录会议的内容。

2、必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点增删改变内容。

3、会议纪要必须做到全而精，要详略得当、突出重点。

4、起草会议纪要应采用打印体，时间紧急的情况下也可采用手写体，但是要保持纸面清洁以备长久存档。

5、会议纪要一定要有相关领导签批，重要的纪要需交办公室存档。

第四章 会议效率管理

第一条 判断会议效率的高低有以下标准:

1、会议是否按期准时进行。

2、目的及议题是否清晰，讨论是否彻底。

3、会场准备是否完善。

4、资料是否齐全。

5、参会者是否预先了解会议主题。

6、讨论时是否离题严重。

7、会议气氛是否热烈。

8、建设性发言的数量。

9、是否得出结论或决策。

第二条 提高会议效率的要领:

1、严格遵守会议的开始时间。

2、简要说明会议目的。

3、把会议事项、议程、时间预先告知与会者；

4、在会议进行中要注意以下事项：

（1）发言内容是否偏离了主题。

（2）发言内容是否处于个人的利害。

（3）是否全体人员都专心聆听发言。

（4）发言的内容是否朝着结论推进。

5、应当引导与会者在预定时间内做出结论。

6、在必须延长会议时间时，应取得大家同意，并决定延长的时间。

7、应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8、应当把决议付诸实行的程序理出，并加以确认。

第三条 会议禁忌事项:

1、发言时不可长篇大论、滔滔不绝。

2、不可采用不正确的资料。

3、不可打断他人的发言。

4、不要中途离席。

5、不可吸烟。

6、保持手机静音，不可在会场接打电话。

第四条 会议管理技巧

1、控制出席人数，与会议无关者不邀请参加。

2、每次会议需明确主题。

3、对重大或者有分歧的议题，在会议上争议不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。

4、会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间。

5、对有多个议题的会议，每段时间只集中讨论其中一个议题，主持人可在每一议题后或每隔一段发言时间进行小结，及时作出决定。

第五章 会议室管理

第一条 会议室由办公室指定专人管理。

第二条 各部门如需安排专题会议，应提前向办公室提出申请，由办公室做好会议安排。

第三条 会议室卫生由办公室安排人员负责，做好日常保洁。

第四条 会议室的电子设备管理、使用和维护，均由办公室负责。

第六章 附则

本制度由办公室负责解释和修订，由总经理办公会审批后自颁布之日起执行。

XXXXXXXXX有限公司

XXXX年X月X日

主题词：会议 管理 制度

抄 报：公司领导 抄送：各部门 存档：1份 XXXXXXXXXX有限公司办公室 XXXX年X月X日印发

 

第二篇：公司会议制度

公司会议制度

一、总则

为规范公司会议管理，提高会议质量，提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，特制定本制度。

二、会议类别

1、股东大会

（1）股东大会是公司的最高权利机关，它由全体股东组成，对公司重大事项进行决策。

（2）参加人员为股东成员，由于出差等特殊原因不能参加股东大会的，应提前向执行董事请假。

（3）时间原则上定为每年不少于两次，分别在年中和年末召开，具体时间由执行董事安排，其他时间遇有临时需要召开股东大会决策相关事项的，由执行董事负责召集。

（4）会议由行政部门转发通知，并做好会议的相关准备工作。

（5）会议纪要由执行董事指定一位股东成员负责整理，并于二个工作日内分发各股东成员。

（6）会议内容：决定公司的经营方针和投资计划，对公司重大事项进行决策。

2、总经理办公会

（1）总经理办公会是由总经理本人主持召开例会。

（2）参加人员为总经理、副总经理、副总工程师等高层管理人员，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。

（3）具体时间由总经理安排。

（4）例会由行政部门转发通知，并做好会议的相关准备工作

（5）会议纪要由行政部门主管负责整理，呈报总经理审阅后，传阅给此次参会人员签字，并文件备案。

（6）会议内容：决定公司内部管理制度、人事调令，各部门工作汇报重大事项作出决策。

3、部门会议

（1）部门会议是由各部门经理召集并主持召开的例会。

（2）参加人员为公司分管领导、部门经理、项目负责人及项目相关人员，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门经理请假。

（3）具体时间由部门经理根据项目的具体情况进行安排。

（4）会议由各部门转发通知，并做好会议的相关准备工作。

（5）会议纪要由各部门经理指定专人记录整理，并于次日呈报公司分管领导审阅后以电子邮件形式发送总经理及项目相关人员，并文件（含电子文档）备案。

（6）会议内容：对在建工程项目的进度等方面的情况进行通报，分析在建工程项目中存在的问题和遇到的困难，提出解决问题的方案和需要协调的事项，对在建工程项目下一阶段的工作进行安排。

5、工作总结会议

（1）工作总结会议由行政部门负责召集，总经理主持召开例会。

（2）参加人员为公司全体员工，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部门请假。

（3）时间原则上定为每年召开一次，在年末召开，具体时间由行政部门安排。

（4）会议由行政部门转发通知，并做好会议的相关准备工作。

（5）会议纪要由行政部门负责整理，并于次日呈报总经理审阅后以电子邮件形式发送各有关部门负责人，并文件（含电子文档）备案。

（6）会议内容：各参会人员各自总结、汇报一年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等以及下一年度的工作计划。

6、其他会议

（1）其他会议是各个部门根据工作需要召开的例会。

（2）参加人员为各个部门成员。

（3）时间原则上定为各个部门根据需要由部门负责人安排。

（4）部门工作会议的会议准备、会议纪要、会议内容等会议管理工作由各个部门负责人根据部门工作实际进行管理。

三、会议的要求

1、所有应参会人员均不得无故缺席、迟到、早退，由于出差等

特殊原因不能参加例会的，应提前向有关会议负责人请假。

2、所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。

3、会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门在会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

4、参会人员准时参加会议，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。

5、会议涉及机密事项，所有参会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

6、会议形成的决议应由责任部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。

四、会议记录

1、会议记录员做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。

2、每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、参会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。

3、所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内，以电子邮件形式发送到各参会人员，并文件（含电子文档）备案。

五、会议室管理

（1）会议室由行政部门指定专人负责管理，各部门如因会议需

要使用会议室，须事先向行政部门申请，由行政部门统筹安排。

（2）会议室卫生由行政部门安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

（3）会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。